Phân loại và sắp xếp gọn gàng để bạn có thể tìm thấy tài liệu của mình
Ngoài vấn đề pháp lý, việc sắp xếp giấy tờ của bạn còn hướng đến một vấn đề thiết thực: một mặt bạn phải tối ưu hóa không gian, mặt khác có thể tìm thấy bất kỳ tài liệu hữu ích nào một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Từ chỉnh sửa đến xóa tài liệu
- Chỉnh sửa / nhận: nếu bạn đang đợi bằng chứng (ví dụ như hợp đồng đã ký trả lại), hãy đảm bảo rằng bạn đã nhận được nó. Nếu không, hãy gọi lại cho người đối thoại của bạn.
- Loại: một khi tài liệu đã có trong tay, hãy xác định số phận của nó. Một số giấy tờ có thể được bỏ ngay lập tức, chỉ giữ lại những gì bạn cần để tránh làm lộn xộn bản thân.
- Phân loại: việc phân loại phải tuân theo một tổ chức chặt chẽ. Xác định bản chất của tài liệu để bạn biết nơi lưu trữ, sau đó ngay lập tức đặt nó vào đúng vị trí.
- Lưu trữ: chú ý thời hạn lưu giữ hợp pháp… Việc lưu trữ các tài liệu “nhạy cảm” cũng phải đảm bảo an toàn. Sau khi hết thời gian lưu giữ, bạn có thể hủy tài liệu.
Lưu trữ kỹ thuật số hay vật lý?
Các tài liệu được số hóa hiện nay có giá trị xác thực tương tự như các giấy tờ. Do đó, lựa chọn của bạn khi tổ chức phân loại tài liệu của bạn là rất cá nhân … Một vài mẹo giúp bạn phân xử:
- Trong trường hợp khối lượng lớn, hồ sơ kỹ thuật số là một lựa chọn tốt để tiết kiệm không gian.
- Giấy mang lại sự thoải mái khi đọc tốt hơn - đặc biệt là đối với các tài liệu trên nhiều trang (ví dụ như báo cáo thường niên): một lập luận ủng hộ việc phân loại vật lý.
- Việc phi vật chất hóa các tài liệu quản trị của bạn nhận được ở định dạng giấy có thể bị hạn chế. Trừ khi bạn giao phó nhiệm vụ số hóa cho một nhà cung cấp dịch vụ, nhưng phải trả chi phí …
Các công cụ tốt và một phương pháp tốt để làm hồ sơ giấy
Để lưu trữ tài liệu của bạn ở định dạng giấy, hãy có phương pháp trong tổ chức của bạn:
- Phân loại giấy tờ của bạn theo loại: hành chính của bạn liên quan đến những người đối thoại khác nhau. Khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, nhân viên, quản lý thuế: bạn có thể tạo chất kết dính theo loại người đối thoại.
- Chọn thứ tự sắp xếp: bạn có thể phân loại tài liệu của mình theo thứ tự thời gian (được khuyến nghị cho tài liệu kế toán và thuế của bạn) hoặc theo thứ tự bảng chữ cái (hữu ích cho việc tìm kiếm tài liệu liên quan đến khách hàng hoặc nhà cung cấp).
Nhận các phụ kiện lưu trữ phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng của bạn. Giỏ, máy phân loại, tệp treo, túi và cặp … bạn sẽ tìm thấy nhiều lựa chọn công cụ cho một tổ chức không thể sai lầm!
Giải pháp lưu trữ kỹ thuật số
Bạn có thể dễ dàng tự quét và lưu trữ các tài liệu quản trị của mình bằng các công cụ công nghệ mạnh mẽ. Trong trường hợp không có thời gian hoặc kỹ năng CNTT, hãy thuê ngoài nhiệm vụ! Hãy cẩn thận với ngân sách chi phí của dịch vụ: chi phí của một két an toàn điện tử tăng lên cùng với khối lượng tài liệu được lưu trữ …
2 nguyên tắc vàng khi cất giấy tờ của bạn:
- Đừng trì hoãn! Nộp tài liệu ngay sau khi nó được chỉnh sửa hoặc nhận được để không thấy mình bị choáng ngợp.
- Bảo mật dữ liệu của bạn. Nếu bạn nộp hồ sơ kỹ thuật số, hãy đảm bảo rằng bạn có một hệ thống bảo mật đáng tin cậy. Trong trường hợp nộp hồ sơ thực, hạn chế quyền truy cập để ngăn chặn hành vi trộm cắp hoặc phá hủy các tài liệu chiến lược.
Quản lý tốt hành chính của bạn, một vấn đề pháp lý
Quản trị là một nhiệm vụ tất yếu, bất kể hoạt động của doanh nhân là gì. Lập bảng báo giá, khai thuế GTGT, điền tờ khai thuế … Giấy tờ chất đống, muốn bỏ đi thì thật hấp dẫn. Cảnh báo ! Theo quy định của pháp luật, bạn phải giữ một số tài liệu nhất định trong một khoảng thời gian tối thiểu. Trong trường hợp có kiểm soát hành chính hoặc tranh chấp với bên thứ ba, do đó bạn có các tài liệu và bằng chứng hỗ trợ cần thiết.
Các khoảng thời gian lưu giữ hợp pháp cần được tôn trọng:
- Giữ tất cả hồ sơ kế toán của bạn trong ít nhất 10 năm. Điều này liên quan đến các công ty thương mại phải tuân theo nghĩa vụ lưu giữ các tài khoản tuân thủ, cũng như các doanh nghiệp siêu nhỏ đối với các đơn đặt hàng, hóa đơn, v.v.
- Các tài liệu thuế phải được lưu giữ tối thiểu là 6 năm. Hãy nhớ lưu trữ các tài liệu hỗ trợ của bạn khi kê khai (IS hoặc IR, VAT, CFE, v.v.).
- Bạn là quản lý của một công ty thương mại? Bạn phải giữ PV GA của mình ít nhất 5 năm. Bạn có thuê người không? Giữ phiếu lương trùng lặp trong ít nhất 5 năm. Tương tự như vậy, tất cả các hợp đồng của bạn phải được lưu trữ trong 5 năm kể từ khi ký kết.
Lưu ý: thời gian được chỉ định là thời gian tối thiểu theo quy định của pháp luật. Bạn có thể vượt quá những khoảng thời gian lưu giữ này, nhưng trong giới hạn của quy định GDPR. Nếu quá trình xử lý của bạn bao gồm dữ liệu cá nhân, hãy đảm bảo giới hạn thời gian lưu trữ.
