Bạn không thể biến một tổ chức trở nên ngu ngốc trong một sớm một chiều … Tuy nhiên, khi bạn biết rằng mức độ tối thiểu của tổ chức có thể mang lại nhiều lợi ích cho bản thân, cộng tác viên và đồng nghiệp của bạn hoặc cho công ty của bạn, thì trò chơi đáng để bạn nỗ lực!
Biết rằng thời gian là một nguồn tài nguyên khan hiếm, bạn nên quan tâm đến các công cụ có thể đưa ra lựa chọn tốt nhất về các nhiệm vụ và hành động ưu tiên có lợi. Một số phương pháp đã được chứng minh và sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu và do đó hiệu quả và năng suất cao hơn. Bạn sẽ tìm thấy chúng trong tệp này cũng như trong chủ đề "quản lý thời gian" của chúng tôi.
Tổ chức cá nhân là gì?
Đây là những gì sẽ cho phép bạn tiết kiệm thời gian và hiệu quả hơn trong cuộc sống hàng ngày của bạn, cả cá nhân và nghề nghiệp. Điều này bao gồm từ việc thu dọn bàn làm việc của bạn đến việc tổ chức toàn bộ không gian làm việc có liên quan, quản lý email, cuộc hẹn, cuộc họp, các thông báo khác nhau, v.v. đặc biệt là nhờ vào các phương pháp và / hoặc công nghệ mới.
Trong văn phòng, hành động đối với tổ chức của bạn bằng cách sử dụng các phương pháp, kỹ thuật hoặc thực hành đã được chứng minh và hiệu quả mà các mối quan tâm, trong số những người khác, các lĩnh vực sau:
- xử lý email và các cuộc gọi điện thoại,
- quản lý mất tập trung (thông báo lịch, điện thoại thông minh, email, v.v.) và các gián đoạn khác nhau (đồng nghiệp, tiếng ồn ngẫu hứng, v.v.),
- công thái học của không gian làm việc ,
- xếp hạng tài liệu ảo hoặc vật lý,
- tổ chức công việc khi làm làm việc từ xa ,
- ghi chép có hiệu lực,
- quản lý thời gian : đọc nhanh, sắp xếp thứ tự ưu tiên, thương lượng thời hạn, học cách ngừng trì hoãn, v.v.
Những phẩm chất của một tổ chức xuất sắc
Việc tìm kiếm năng suất cá nhân phải là động lực cho tất cả mọi người: người quản lý, người quản lý … Nếu không có điều này, rất khó để phân bổ tất cả năng lượng của bạn để tạo ra giá trị gia tăng công việc.
Nó có vẻ hiển nhiên. Tuy nhiên, nhiều người lại thấy mình bị choáng ngợp - thậm chí bị choáng ngợp hoàn toàn - bởi sự thiếu tổ chức đơn giản.
Vì vậy, việc áp dụng các phương pháp và mẹo dễ thành lập với tối thiểu ý chí tốt và sự kiên trì sẽ mang lại nhiều lợi thế. Ở đây có một ít :
- tránh lãng phí thời gian ,
- đạt được năng suất và hiệu quả ,
- ngừng phân tán ,
- giảm căng thẳng ,
- đạt được sự thanh thản ,
- được sẵn sàng hơn và quan tâm đến nhân viên của mình ,
Làm thế nào để tổ chức tốt hơn?
Để cấu trúc tốt hơn công việc và các nhiệm vụ khác nhau của bạn, trước tiên bạn cần thể hiện ý chí và sự bền bỉ . Một số công cụ và phương pháp hiệu quả và tương đối đơn giản để thiết lập có thể giúp bạn trong quá trình này. Một số có các mục tiêu rất tập trung, một số khác có thể sử dụng được ở các cấp độ khác nhau và cho các mục đích khác nhau.
Không phải tất cả mọi người đều làm việc giống nhau và không có cùng nhu cầu, lịch trình, nhiệm vụ, trách nhiệm, v.v. thoải mái để chọn các giải pháp phù hợp với bạn nhất trong khi lưu ý rằng phải mất một khoảng thời gian tối thiểu trước khi nhìn thấy những lợi ích đầu tiên.
Tổ chức tốt hơn không có nghĩa là suy nghĩ và cấu trúc các ngày của bạn theo từng phút, cũng như không muốn bằng mọi giá sử dụng phương pháp thời thượng mới nhất khi nó khá đơn giản là không phù hợp với nhu cầu của bạn. Đơn giản và thông thường do đó vẫn - như thường xuyên - theo thứ tự!
Làm cho không gian làm việc của bạn trở nên tiện lợi
Một không gian dễ chịu có lợi cho sự tập trung và làm việc là yếu tố cần thiết để đạt hiệu quả tốt và tạo động lực hàng đầu. Trong khi một số có khả năng làm việc ở bất cứ đâu, bất kể tiếng ồn hay môi trường xung quanh, thì phần lớn cần một nơi chuyên dụng để làm việc và có trật tự tối thiểu.
Do đó, điều chỉnh không gian làm việc phù hợp với hoạt động của bạn là phản xạ đầu tiên cần có : cách bố trí, thiết bị, chiều cao bàn / ghế, bàn phím, màn hình, môi trường yên tĩnh, v.v. là tất cả các yếu tố cần xem xét.
Làm việc từ xa
Tổ chức công việc không ngừng phát triển và làm việc từ xa đã trở nên dân chủ hóa một cách rộng rãi. Nếu phương thức tổ chức mới này không thể thực hiện được trong tất cả các lĩnh vực chuyên môn, thì nó có nhiều thuận lợi khi thực hiện được, cho cả người lao động và người sử dụng lao động; tăng năng suất, giảm hoặc thậm chí biến mất tình trạng nghỉ học, tăng động lực, v.v.
Một số yếu tố nhất định phải được đưa ra trong khuôn khổ của teleworking:
- cung cấp tất cả các thiết bị cần thiết nhân viên làm việc từ xa để thực hiện đúng cách từ nhà của anh ta / không gian làm việc chung / văn phòng từ xa của các nhiệm vụ được giao phó,
- tổ chức công việc đầy đủ (thư mục chia sẻ, mạng nội bộ, hội nghị video / âm thanh, v.v.),
- giao tiếp lưu loát giữa người quản lý và cộng tác viên của anh ấy làm việc từ xa,
- cho nhân viên làm việc từ xa: phân định cuộc sống riêng tư / cuộc sống nghề nghiệp nếu có thể, tổ chức chặt chẽ và hoàn hảo.
Làm thế nào để quản lý một nhóm nhân viên làm việc từ xa?
Môi trường làm việc
Rõ ràng, ngăn nắp, sạch sẽ, duy trì trật tự và nghiêm khắc … Dưới đây là 5 nguyên tắc thực hành ngay từ Nhật Bản: cái gọi là phương pháp 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke … 5 động từ tiếng Nhật để thể hiện 5 hành động chính của quy trình). Một cách tiếp cận đơn giản và hiệu quả cho một khuôn khổ và khí hậu thuận lợi cho công việc.
Cải thiện môi trường làm việc của bạn với phương pháp 5S!
Tổ chức công việc của bạn
Liệt kê các nhiệm vụ cần hoàn thành
Mục tiêu ở đây là kiểm kê các nhiệm vụ khác nhau mà bạn cần thực hiện mà không rơi vào bẫy của danh sách mở rộng quá chi tiết sẽ hoàn toàn phản tác dụng. Sau đó, xác định thứ tự ưu tiên đối với mỗi mục được liệt kê để thiết lập danh sách đi từ nhiệm vụ quan trọng / khẩn cấp nhất đến nhiệm vụ không đáng kể nhất.
Cách thiết lập danh sách việc cần làm: phương pháp từng bước.
Ưu tiên
Biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên mức độ quan trọng và cấp bách của mỗi nhiệm vụ của bạn là điều cần thiết để hành động một cách đầy đủ và hiệu quả. Nhiều công cụ có sẵn cho bạn ở đây, bao gồm:
- Ma trận Eisenhower: 2 dòng suy nghĩ - tầm quan trọng và khẩn cấp - để phân loại nhiệm vụ của bạn thành 4 loại riêng biệt (quan trọng VÀ khẩn cấp; quan trọng nhưng không khẩn cấp; không quan trọng nhưng khẩn cấp; không quan trọng và không khẩn cấp).
- Phương pháp MoSCoW: một phương pháp nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định bằng cách giúp sắp xếp thứ tự ưu tiên. Từ viết tắt tổng hợp quá trình: M for Phải có cái này - S cho Nên có cái này nếu có thể - Nó được dùng để Có thể có điều này nếu nó không ảnh hưởng đến bất cứ điều gì khác - W cho Sẽ không có thời gian này nhưng sẽ thích trong tương lai - 2 "o" chỉ phục vụ cho việc cung cấp một "nghĩa" cho từ do đó được tạo thành để dễ dàng ghi nhớ nó.
- Phương pháp tiếp cận GTD (Hoàn thành công việc): 5 bước chính để tổ chức hiệu quả - thu thập, xử lý, tổ chức, xem xét và hành động.
- phương pháp CIRCEPT - CIRulaire khái niệm: một khái niệm được đề xuất bởi Michel Fustier, nhà xã hội học, với mục đích là cấu trúc kết quả của công việc sáng tạo bằng cách xây dựng một lưới đọc hình tròn - một loại bánh xe sao.
Xem thêm các phần của chúng tôi Tổ chức hội thảo và Tiến hành cuộc họp để hạn chế các điều kiện họp và tổ chức các phiên họp hiệu quả và năng suất.
Tối ưu hóa hiệu quả cá nhân của bạn
Ghi chú trong cuộc họp
Đây là một bài tập khó hơn nhiều so với tưởng tượng … Nếu một số công cụ nhất định có thể tạo điều kiện thuận lợi cho công việc, có hiệu quả, bạn phải tôn trọng một số quy tắc cơ bản, trong đó:
- thẩm quyền giải quyết tài liệu của bạn (ngày họp, người tham gia, các mục được thảo luận, mục tiêu, v.v.),
- sử dụng câu ngắn hoặc một số từ khóa ,
- kết cấu tài liệu theo cách có liên quan: 1 đoạn cho mỗi chủ đề, gạch đầu dòng, các từ viết hoa, v.v. ,
- viết ra câu hỏi của bạn , nhận xét đừng quên chúng,
- đọc lại nóng để làm rõ hoặc viết lại các điểm nhất định trong khi bạn đang ở trong chủ đề.
Xem phần của chúng tôi dành riêng cho việc ghi chú.
Quản lý email
Tự kỷ luật để kiểm tra hộp thư đến của bạn thường xuyên và xử lý tất cả các email nhận được: xóa các thư không cần thiết hoặc thư rác, xử lý những người khác: trả lời nếu khẩn cấp và cần ít thời gian, chuyển nếu cần, gửi tệp trong thư mục mà bạn sẽ tạo cho mục đích này nếu bạn không thể xử lý email tại thời điểm - khẩn cấp / đang xử lý / sẽ được xử lý sau chẳng hạn.
Làm thế nào để quản lý email của bạn một cách hiệu quả?
Phân loại tài liệu của bạn
Tương tự như cách bạn phân loại email đến, hãy phân loại tài liệu của bạn theo cách phù hợp và tìm chúng nhanh chóng (theo dự án, chủ đề, thời hạn … tùy thuộc vào bạn để tìm những gì phù hợp với bạn nhất). Phân loại này có thể là vật lý - chất kết dính, tệp bìa cứng, v.v. - hoặc máy tính - các tệp sau đó sẽ là ảo.
Dễ dàng phân loại tài liệu theo cách phù hợp và hiệu quả.
Để lãng phí ít thời gian nhất có thể và đạt được hiệu quả và năng suất, điều quan trọng là phải biết cách tập trung vào những gì bạn đang làm. Đối với điều này, bạn có thể dựa vào kỹ thuật Pomodoro, một công cụ thú vị để tập trung vào nhiệm vụ của mình.
