Trong thời đại của sự đoàn tụ gay gắt, điều cần thiết là phải chơi một lá bài độc đáo đồng thời hướng đến năng suất tối đa. Các phương pháp Agile đã cách mạng hóa thế giới kinh doanh, với phong cách quản lý xuyên suốt cho phép mọi người thể hiện nó một cách tự do hơn trên một tệp.
Nếu như "cuộc họp đứng lên", "cuộc họp hàng ngày", "chạy nước rút" … hiện đang nở rộ trong hành lang của các công ty ở Pháp, thì thực tế là mỗi cuộc họp này đều có - dưới vỏ bọc của một cái tên Anglo-Saxon khá vui nhộn. - có một nghi thức và mục đích cụ thể.
"Cuộc họp độc lập", nguyên tắc
Được dịch theo nghĩa đen là "cuộc họp thường trực" trong tiếng Pháp, Khái niệm của loại cuộc họp này rất đơn giản: những người tham gia đứng thành vòng tròn để tạo điều kiện trao đổi và hiệu quả của cuộc phỏng vấn . Cả ghế hay bàn đều không, những người tham gia lần lượt trao đổi mặt đối mặt, không phân biệt vị trí, một cách rất thân mật. Sự trao đổi diễn ra giữa tất cả mọi người và không gây sự chú ý của một người và những người cùng tham gia.
Nói chung, khoảng thời gian được phân bổ cho "Thời gian chờ" là tương đối ngắn: đếm một tối thiểu là 5 phút và tối đa là 15 . Không có điều hành viên được chỉ định - không có ai thực sự dẫn dắt phiên họp, chỉ có người điều hành phiên họp chịu trách nhiệm đảm bảo rằng khuôn khổ của cuộc họp (đặc biệt là kiểm tra để đảm bảo rằng phiên họp không đi vào quá nhiều chi tiết) và thời gian được tôn trọng. Nó luôn có thể là cùng một người hoặc lần lượt từng thành viên trong nhóm.
Các cuộc trao đổi diễn ra khi có sự can thiệp của mỗi người. Có thể sử dụng một đối tượng - một nhân chứng theo cách - truyền từ người tham gia này sang người tham gia khác để cấu trúc các cuộc trao đổi và tôn trọng lời nói của mỗi người: chỉ người có nhân chứng trong tay mới có thể nói trước khi chuyển sang một trong những đồng nghiệp của anh ấy.
Một bức tường hoặc một bảng lật có thể được sử dụng để "ghi chú" bằng cách sử dụng các ghi chú post-it được định vị và di chuyển theo tiến độ của nhiệm vụ được viết trên đó.
Phong cách họp này không phù hợp với bất kỳ loại cuộc họp nào. Thật khó tưởng tượng một cuộc họp chiến lược có tầm quan trọng lớn được tổ chức trong ít phút lại đứng giữa hành lang! Vì vậy, các cuộc họp trực tiếp nên được giữ lại cho các vật dụng nhỏ hàng ngày.
Tại sao một cuộc họp thường trực?
Bàn thắng
Mục đích của những cuộc phỏng vấn này rất đơn giản. Nó là nắm bắt các vấn đề hiện tại một cách nhanh chóng và hiệu quả . Ví dụ :
- đánh giá chung nhiệm vụ của mỗi người: những gì đã được thực hiện, được lên kế hoạch thực hiện trong ngày, vẫn phải hoàn thành.
- phản hồi một vấn đề : khó khăn cụ thể gặp phải trong một dự án (cả nhóm cùng nhau suy nghĩ để tìm ra giải pháp).
- trao đổi thông tin hữu ích : một yếu tố bị thiếu từ một trong các nhân vật chính có thể dễ dàng đạt được ở đây bằng cách đặt câu hỏi cho nhóm hoặc người quản lý dự án có thể, trong các cuộc họp này, truyền cho toàn bộ nhóm của mình những trao đổi mới nhất - ví dụ như chiến lược hoặc phát triển - mà anh ta đã có với khách hàng.
- tiếp thêm năng lượng cho nhóm : thúc đẩy sự gắn kết và tinh thần đồng đội, thúc đẩy động lực tập thể và cá nhân.
- nhớ lại các mục tiêu của dự án: duy trì tầm nhìn tổng thể của dự án và mục tiêu cần đạt được.
Thuận lợi
Nếu các phương thức hỗ trợ không được khái quát hóa, tuy nhiên, chúng có một số lợi thế nhất định và đặc biệt cho phép:
- giới hạn thời gian trao đổi : vị trí đứng tự nhiên gây ra những can thiệp ngắn gọn. Những người tham gia thường đi thẳng vào vấn đề, không muốn kéo dài tư thế này quá lâu, nơi mọi người vẫn cắm trại trên chân của họ, điều này có thể nhanh chóng trở nên khó chịu.
- tính lưu động của trao đổi : phần không trang trọng và tương tác của vòng tròn cho phép các bài phát biểu tự nhiên và phóng khoáng hơn.
- tối ưu hóa sự chú ý của người tham gia : tư thế đứng củng cố sự chú ý, hơn nữa, rất khó để tham khảo email của anh ấy hoặc lướt một cách kín đáo trên mạng khi một người đang đứng trước đồng nghiệp của anh ấy!
- nuôi dưỡng tinh thần hợp tác : được tạo điều kiện trao đổi, tập trung vào các mục tiêu tập thể, chia sẻ kiến thức chuyên môn và thông tin.
- xác định những con đường được khuyến khích và những con đường bị bỏ rơi : trong bối cảnh của các dự án đổi mới, chẳng hạn, nơi mà thời gian quý báu sẽ được tiết kiệm nhờ những điểm thường xuyên này giúp bạn có thể tránh dành thời gian cho các giải pháp cuối cùng sẽ không hiệu quả.
Hạn mức
Ngoài thực tế là chúng không thể thay thế tất cả các loại cuộc họp, "stand-up" có một số hạn chế:
- ghi chú tinh tế : hạn chế bởi tư thế đứng. Tuy nhiên, vẫn nên theo dõi những gì đã nói trong quá trình đứng lên.
- sự bất tiện có thể có đối với một số người: đau lưng, các vấn đề về tuần hoàn, mang thai, v.v.
- không có thời gian để biết chi tiết : những điều này sẽ được thảo luận sau hoặc ngoài giá đỡ, nếu có.
Tổ chức một cuộc họp độc lập
-
Chuẩn bị cho cuộc họp
Thứ nhất, để quyết định về việc duy trì các mối quan hệ hàng ngày giữa các tác nhân khác nhau, điều cần thiết là họ phải một dự án, một mục tiêu chung. Xác định chủ đề và câu hỏi sẽ được thảo luận, thời gian dành cho cuộc họp cũng như người phụ trách hoặc lãnh đạo trong ngày.
Mục đích của buổi học như vậy không phải để nói với đồng nghiệp của bạn về nhiệm vụ hàng ngày của họ nếu họ không được đối tượng quan tâm. Ngoài ra, mục tiêu chính là chia sẻ thông tin hữu ích và mang tính xây dựng cho nhóm . Vì vậy, những người tham gia không giới hạn bản thân chỉ nói "Tôi đã làm việc trên xxx", mà là "Tôi đã làm việc trên xxx theo phương pháp luận như vậy là phù hợp nhất", chẳng hạn.
-
Đi thẳng vào vấn đề
Mục tiêu của cuộc họp thường trực là trao đổi thông tin hữu ích cho tất cả những người tham gia một cách nhanh chóng và hiệu quả. Do đó, không thích hợp để đi vào chi tiết. Những điều này có thể được thảo luận sau. Theo cách tương tự, những điểm mà chỉ một phần quan tâm của nhóm sẽ được thảo luận sau và riêng biệt.
Nếu cần, hãy viết ra các chủ đề sẽ được thảo luận sau khi đứng lên. Điều này tránh quên và cho phép mọi người thấy rằng yêu cầu của họ đã được xem xét, ngay cả khi nó không được thảo luận rộng rãi hơn ngay tại chỗ.
-
Để ghi chép
Hậu của nó là những công cụ hữu ích. Ưu điểm: dễ sử dụng, di chuyển và xác định bằng mã màu, chúng hạn chế khả năng viết bánh mì nướng và quảng bá thông tin cần thiết.
Hệ thống Kanban (minh họa ở trên) hoàn toàn phù hợp: xuất phát từ ngành công nghiệp ô tô Nhật Bản, phương pháp "Kanban" - các nhãn bằng tiếng Nhật - cho phép bạn nhanh chóng hình dung tiến độ của một dự án. Là một phần của nhóm nhanh nhẹn, mỗi nhiệm vụ - hoặc "câu chuyện của người dùng" - được hiện thực hóa bằng một bài đăng sẽ được chuyển từ cột "việc cần làm" - phải làm - sang cột "đã xong" - đã xong - đang trong quá trình thực hiện bởi cột "đang xử lý" - đang tiến hành - hoặc thậm chí "đang thử nghiệm" - trong giai đoạn thử nghiệm - tùy thuộc vào giai đoạn tiến triển của nó.
Về đồ họa và hình ảnh, hệ thống này rất hiệu quả và minh bạch khi được sử dụng trên một phương tiện vật lý (bảng trắng, tường, v.v.) chứ không phải ảo (phần mềm). -
Cung cấp năng lượng cho cuộc họp và đoàn kết những người tham gia
Mang lại sự tích cực và năng động cho cuộc họp để tối đa hóa các cuộc trao đổi mang tính xây dựng và hiệu quả. Ví dụ: bạn có thể sử dụng cookie chuyển từ người tham gia này sang người tham gia khác theo một thứ tự không xác định. Ai nhận được nhân chứng sẽ lấy sàn và lần lượt chuyển nó cho người khác.
Những cuộc họp ngắn hàng ngày này là cơ hội để chia sẻ tầm nhìn toàn cầu về một dự án trong khi vẫn giữ một tinh thần tích cực, điều này sẽ ảnh hưởng đến trạng thái tinh thần của nhóm và các hành động sắp tới.
