Bạn có phải truyền đạt thông tin cho toàn bộ nhóm của mình, giải quyết một vấn đề, thực hiện một dự án hoặc theo dõi tiến độ của nó một cách chính xác và hiệu quả, đổi mới bằng cách tìm ra sản phẩm / dịch vụ đột phá sẽ cho phép dịch vụ của bạn hoặc công ty của bạn trở nên nổi bật?
Bạn không thể bỏ qua tối thiểu các cuộc trao đổi giữa các nhân vật chính khác nhau trong chính dự án của bạn hoặc xoay quanh nó: các thành viên trong nhóm của bạn, chuyên gia, nhà cung cấp, nhà đầu tư, v.v. Nếu không có sự giao tiếp của các yếu tố đa dạng và khác nhau, dự án của bạn sẽ không nhìn thấy ánh sáng ban ngày.
Do đó, bạn sẽ phải tổ chức và tiến hành một - hoặc thậm chí một số - cuộc họp phù hợp và hiệu quả nếu bạn muốn thực hiện sứ mệnh và đạt được các mục tiêu của mình.
Tại sao phải tổ chức các cuộc họp của công ty?
Nếu từ "đoàn tụ" - đôi khi là gay gắt - không tránh khỏi một ai và sẽ khiến một số người rùng mình, thì thực tế vẫn là các cuộc gặp giữa đồng nghiệp, thành viên cùng nhóm, chuyên gia, đối tác khác nhau, v.v. là điều cần thiết để vận hành trơn tru và thành công của bất kỳ hành động nào.
Thật vậy, nếu không có sự phối hợp và thảo luận tối thiểu, nhiều dự án sẽ không bao giờ thành hiện thực.
Vì vậy, các cuộc họp có sự raison d'être của họ. Họ, khi được chuẩn bị trước và thực hiện một cách khéo léo, rất nhiều đòn bẩy hiệu suất, cả cá nhân và tập thể.
Trước khi lên kế hoạch cho một cuộc họp, điều cần thiết là phải xem xét liệu cuộc họp có thực sự được sử dụng hay không.
Các định dạng cuộc họp khác nhau
Có rất nhiều loại cuộc họp vì có nhiều lý do để tổ chức các cuộc họp như vậy. Trong các cuộc họp này, thông tin có thể luân chuyển theo chiều ngang, chiều ngang, giảm dần hoặc tăng dần, luôn theo mục tiêu mà người tổ chức đã xác định.
Các cuộc họp thông tin
Đây có lẽ là kiểu hẹn hò phổ biến nhất - nhưng cũng là kiểu hẹn hò kém nhất. Trong các cuộc họp này, thông hoạt viên cung cấp thông tin một cách tương đối có cấu trúc cho những người tham gia có tư thế "thụ động". Thông tin lưu hành ở đây theo kiểu từ trên xuống.
Ghi bàn
Truyền một tin nhắn - ít nhiều chi tiết - cho tất cả những người có liên quan - và về lý thuyết có mặt tại cuộc họp nói trên.
Một số ví dụ tình huống
- bổ nhiệm một người quản lý mới,
- sự xuất hiện của một nhân viên mới trong một nhóm,
- hội nghị,
- tổ chức lại một bộ phận,
- nhắc nhở về các hướng dẫn an toàn,
- mua lại bởi một tổ chức khác,
- đào tạo,
- thiết lập mục tiêu,
- Hội nghị công việc
- Vân vân.
Định dạng hoạt ảnh
Hoạt ảnh là chỉ thị : một người thuyết trình, một khán giả.
Một số cách tiếp cận hoạt hình
Bài thuyết trình PowerPoint cổ điển; để đạt hiệu quả cao hơn và khi thời gian có hạn: Quảng cáo chiêu hàng, Pechakucha, cuộc họp ngắn
Xem xét các cuộc họp
Rất trang trọng, những cuộc họp này trang trọng hơn, nhưng rất cần thiết cho sự thành công của bất kỳ dự án nào. Họ tập hợp tất cả những người tham gia vào một dự án cụ thể : nhà tài trợ, quản lý dự án, nhóm, đối tác, nhà tài trợ, v.v.
Lý do cuộc họp
Tập hợp tất cả các tác nhân của một dự án để xác nhận các phân phối khác nhau để nhập kho một cách rất chính thức trong một dự án với tất cả các tác nhân có liên quan . Trên thực tế, trong các cuộc họp này, những người tham gia theo dõi các giai đoạn khác nhau của dự án, xác nhận tiến độ của họ, điều chỉnh quỹ đạo bằng cách thực hiện các thay đổi cần thiết nếu cần, v.v.
Một số bối cảnh
- đánh giá tổng quan dự án ,
- đánh giá sản xuất,
- ban chỉ đạo,
- đánh giá sprint,
- Vân vân.
Làm thế nào để tạo hoạt ảnh?
NS giao thức của những đánh giá này được định dạng tương đối . Điều cần thiết ở đây là tuân theo nó để đảm bảo sự thành công của dự án.
Các phương pháp ưu tiên : Biểu đồ Gantt, Biểu đồ Pareto, RACI
Trao đổi cuộc họp
Các nhân vật chính thảo luận về (các) chủ đề cụ thể . Giống như cuộc tranh luận, mỗi người tham gia có thể đưa ra ý kiến, đặt câu hỏi, đề xuất cách làm việc mới, v.v. Tư thế của mỗi nhân vật chính vì thế mà “có sự tham gia của nhau”. Về phần mình, thông hoạt viên sẽ có nhiều vai trò hơn với vai trò là "thông hoạt viên".
Mục tiêu của cuộc trao đổi
Cùng nhau thực hiện công việc về một chủ đề cụ thể để di chuyển nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Ví dụ về trao đổi
- không khí dịch vụ,
- tiến độ của từng người trong một phần của dự án,
- sự đổi mới,
- Vân vân.
Loại hình giải trí được ưa thích
Họp độc lập, họp khởi động để khởi động một dự án, hội thảo, họp nhóm (ví dụ để lấy hàng trong tuần)
Một số công cụ hữu ích : lập kế hoạch ngược, SCAMPER, Động não hoặc ngược lại, động não ngược …
Các cuộc họp giải quyết vấn đề
Những người tham gia gặp nhau trong khuôn khổ của một rối loạn chức năng, một vấn đề cụ thể, một sự cố không xác định được đưa ra ánh sáng và ngăn cản sự tiến triển tốt đẹp của dự án nhằm cải thiện tình hình một cách tích cực.
Ghi bàn
Bỏ chặn tình huống, giải quyết vấn đề, tìm giải pháp cho khó khăn gặp phải, quản lý xung đột, v.v.
Đã gặp định dạng hoạt ảnh
Tư thế của điều hành viên ở đây là bán chỉ thị .
Một số phương pháp áp dụng : Động não hoặc ngược lại, động não ngược, phương pháp 5 tại sao, biểu đồ Ishikawa, phân tích khoảng cách, CATWOE, 6 chiếc mũ phản ánh, QQOQCP, cuộc họp im lặng, v.v.
Các cuộc họp ra quyết định
Như tên gọi của chúng cho thấy, phần đóng góp của các cuộc họp này rất rõ ràng ở đây và thường rất cần thiết về mặt chiến lược: đó là vấn đề đưa ra quyết định về một tình huống nhất định. Do đó, những người tham gia cùng nhau suy nghĩ về lựa chọn tốt nhất có thể.
Mục đích
Đưa ra quyết định để giải quyết tình huống đó, bất kể nó có thể là gì, và khởi động lại dự án theo đúng hướng hoặc tạo cho nó một định hướng mới, thuận lợi hơn.
Ví dụ tình huống
- sự lựa chọn (nhà cung cấp, công nghệ, v.v.),
- tuyển dụng: lựa chọn ứng viên thành công,
- định hướng chiến lược,
- Vân vân.
Các thực hành khác nhau : CATWOE, ma trận quyết định, cây quyết định, Pareto
