Nhờ nó, bạn có thể kiểm soát sự phát triển của hoạt động của mình bằng cách tuân theo các khoảng cách giữa dự báo và thực tế. Bảng điều khiển chiếm vị trí trung tâm trong các công cụ quản lý của bất kỳ nhà lãnh đạo, quản lý, điều hành, trưởng nhóm nào … Cho dù nhu cầu của riêng bạn hay nhu cầu của nhân viên khác, đây là những điểm chính để phát triển một công cụ như vậy.
Tóm lược
- 1 - Định nghĩa
- 2 - Các loại lao khác nhau
- 3 - Làm thế nào để xây dựng một bảng điều khiển "tốt"?
- 4 - Các bước phát triển bệnh lao
- 4.1 Nội dung
- 4.2 Lựa chọn giải pháp kỹ thuật
- 4.3 Cấu trúc của bảng điều khiển
- 4.4 Chọn đồ họa nào?
- 4.5 Lựa chọn màu sắc
1 - Trang tổng quan là gì?
Hãy bắt đầu với định nghĩa. Chức năng của "bảng điều khiển" là để cho phép trực quan hóa, theo dõi và dễ dàng khai thác dữ liệu liên quan dưới dạng số liệu, tỷ lệ và đồ thị. Các chỉ số này ( còn được gọi là KPI ) được liên kết với các mục tiêu nhằm mục đích đưa ra quyết định.
Ví dụ - Bảng điều khiển của một chiếc xe hơi là một minh họa hoàn hảo cho nội dung của điều này. Trong xe của bạn, bạn xem các chỉ số chính: đồng hồ tốc độ, đồng hồ đo nhiên liệu, cảnh báo nước thấp, v.v. thông tin cần thiết và quan trọng để lái (lái) xe của bạn.
Đối với quản lý, nguyên tắc cũng vậy. Một bộ chỉ số cảnh báo bạn về những sai lệch nghiêm trọng, giúp bạn đánh giá tình huống, hướng dẫn bạn trong các quyết định của mình, hỗ trợ bạn trong việc truyền đạt thông tin thực tế và thúc đẩy nhóm của bạn xung quanh việc giám sát các mục tiêu.
Nếu bạn là người sáng tạo doanh nghiệp, bạn có thể dễ dàng kiểm soát sự phát triển của doanh nghiệp nhờ theo dõi các mục tiêu tài chính, tiếp thị, bán hàng, v.v. Bạn có thể đánh giá sự khác biệt giữa dự báo kế hoạch kinh doanh và thực tế. số liệu) - và thực hiện, nếu cần, các quyết định cần thiết và thực hiện các hành động cần thiết để khắc phục tình hình và đạt được các mục tiêu đã đề ra.
2 - Các loại trang tổng quan khác nhau
Như chúng ta vừa thấy, mục đích chính của TB là quản lý một hoạt động, nghĩa là đưa ra các quyết định hành động trên cơ sở các kết quả quan sát được. Tuy nhiên, nó cũng có thể được sử dụng để phân tích một tình huống: hiểu lý do thất bại (hoặc thậm chí thành công), dự đoán các mối đe dọa, v.v. Trong đó có 3 mục đích:
- quản lý hoạt động: anh ta giám sát việc thực hiện các nhiệm vụ ở cấp độ hoạt động và việc thực hiện kế hoạch hành động - ví dụ: số lượng khách hàng mới cho người bán, tỷ lệ hết hàng cho bộ phận cung ứng, tỷ lệ thắng cho trung tâm cuộc gọi, quản lý dự án, bảng điều khiển quản lý để theo dõi ngân sách, quản lý rủi ro, v.v. Quản lý doanh nghiệp của bạn trở nên "Agile" - khả năng phản ứng là yếu tố thành công chính. Với các công cụ hỗ trợ ra quyết định này, có thể dễ dàng thực hiện các hành động khắc phục phù hợp nếu tình huống yêu cầu.
- quản lý chiến lược: nó đưa ra tầm nhìn toàn cầu về các hoạt động của công ty cho ủy ban quản lý (tăng doanh thu, số lượng khách hàng, thị phần, sự phát triển của lợi nhuận, v.v.) và cho các bên liên quan. Xem Thẻ điểm cân bằng Kaplan và Norton. Nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định.
- phân tích dữ liệu: việc sử dụng này là ít thông thường hơn so với những người khác. Mục tiêu của nó không phải là cung cấp thông tin tổng hợp và hoạt động, mà ngược lại, cung cấp tài liệu để hiểu các số liệu. Một trong những ứng dụng là cải tiến quy trình liên tục. Chúng tôi đang tìm kiếm nguyên nhân. Tất nhiên, có thể tự hỏi liệu nó có còn là một bảng điều khiển hay không mà không đặt câu hỏi về tính hữu dụng của nó.
Xem thêm cách xây dựng bảng điều khiển dự án
3 - Làm thế nào để xây dựng một bảng điều khiển "tốt"?
Không có vấn đề gì về việc sản xuất các công cụ để làm gì. Bạn có thể khẳng định chiến thắng nếu thành quả lao động của bạn được người nhận thực sự sử dụng, cho dù đó là bạn hay những người cộng tác của bạn! Việc thiết lập một trang tổng quan được chấp nhận và hiểu rõ nhất thiết phải đơn giản và phù hợp.
Nghĩa là :
- 1 - sự tham gia của những người dùng trong tương lai vào việc thiết kế bảng và lựa chọn các chỉ số. Để nó được chấp nhận, điều quan trọng là phải có sự tham gia của họ từ quá trình sáng tạo. Rủi ro làm sai (lựa chọn sai, quá nhiều thông tin, v.v.) được giảm đáng kể. Ngoài ra, với tư cách là một tác nhân trong quá trình phát triển các công cụ, quyền sở hữu của người dùng là điều đương nhiên. Bạn vẫn phải thực sự để họ tham gia và không áp đặt ý tưởng của riêng bạn ở mỗi giai đoạn.
- 2 - Một số biện pháp hạn chế để tập trung vào điều cần thiết. Trên hết, đừng làm quá tải các bảng của bạn có nguy cơ khiến chúng không đọc được. Một số người nói rằng tất cả các phép đo nên nằm gọn trên một trang.
- 3 - Kết quả không thể chối cãi - với một định nghĩa minh bạch, đơn giản và dễ hiểu, không có tranh chấp - một chu vi cụ thể, xác định, không có nhà máy khí để tính toán các giá trị …
- 4 - Các chỉ báo cho phép hành động - mức độ chi tiết đủ chính xác để hành động.
- 5 - Nguồn dữ liệu có thể truy cập (để tính toán các phép đo)
- 6 - Một mẫu bảng điều khiển rõ ràng, thân thiện với người dùng - thúc đẩy để tận dụng tối đa nó
4 - Các bước để phát triển một TdB
Khi các bước mở ra, chúng tôi đề xuất các câu hỏi để tự hỏi bản thân để xây dựng một trang tổng quan cần thiết, phù hợp và hoạt động. Phương pháp luận này sẽ giúp bạn thiết lập một công cụ hiệu quả.
4.1 Nội dung
Xác định mục tiêu của trang tổng quan
Để nó hữu ích và được sử dụng, cần phải xác định ai sẽ sử dụng nó và như thế nào (giám sát hành động, phân tích dữ liệu, v.v.). Tiến hành nghiên cứu nhu cầu để thiết lập khuôn khổ chung cho việc xây dựng công cụ đo lường.
Câu hỏi ví dụ:
| Người sử dụng | Ai là người nhận? Nó đã có hệ thống báo cáo chưa? Anh ta có thoải mái với những báo cáo không cần giấy tờ không? |
| Sử dụng | Nó cần loại trang tổng quan nào? Thông tin gì ? Trong những trường hợp nào? Anh ta sẽ làm gì với nó? Anh ấy sẽ tham khảo kết quả bao lâu một lần? Anh ta muốn nhận bảng điều khiển dưới hình thức nào? |
Thông tin này cũng sẽ hữu ích cho bạn trong việc lựa chọn giải pháp kỹ thuật (xem bên dưới)
Xác định các mục tiêu và chọn các chỉ số chính
Có trên toàn cầu 2 loại chỉ số hiệu suất :
- NS các chỉ số hoạt động (hoặc quá trình): họ đo lường khối lượng liên quan đến các mục tiêu giám sát năng suất (số lượng đã bán, số lượng đã mua, số lượng tài liệu tham khảo trong kho, v.v.).
- NS chỉ số kết quả: tài chính, chất lượng, lợi nhuận, chi phí… họ đánh giá hiệu quả hoạt động. Về hiệu quả, để đạt được mục tiêu đã đặt ra - hiệu quả: sử dụng tối ưu các nguồn lực.
Để quản lý một hoạt động, các chỉ số phải được kết nối với một hoặc nhiều bộ cảm ứng hiệu suất . Đối với một mục tiêu nhất định, đây là những nguyên nhân có ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động. Chúng tôi cũng nói về biến hành động (thân mến với phương pháp OVAR ).
Ví dụ để xác định các chỉ số của bạn
| Hoạt động | Mục tiêu của hoạt động | Bộ cảm ứng hiệu suất | Chỉ báo | Ghi bàn |
| Quản lý khiếu nại của khách hàng | Tối đa hóa sự hài lòng của khách hàng từ việc xử lý khiếu nại | Tốc độ xử lý | Thời gian xử lý trung bình (chỉ báo kết quả) - Thời gian trôi qua kể từ khi tính đến phản hồi qua điện thoại cho khách hàng | Tối đa 24h |
| Số lượng tệp được xử lý mỗi ngày và mỗi người (chỉ báo hoạt động) | 30 | |||
| Giải quyết vấn đề - Đưa ra câu trả lời làm hài lòng khách hàng | Tỷ lệ khiếu nại (kết quả) | 80% |
Các câu hỏi:
Tùy thuộc vào các mục tiêu đã xác định, các trình điều khiển hiệu suất là gì? Chọn những chỉ số nào? Các mục tiêu lượng hóa được phân bổ cho từng chỉ tiêu là gì?
Hãy nhớ rằng để có hiệu quả, một ống kính phải "thông minh". Một điểm khác, bất kỳ biện pháp nào cũng phù hợp trong khái niệm về Chất lượng, Chi phí hoặc Thời gian . Hãy ghi nhớ bộ ba này khi chọn chỉ số và tỷ lệ của bạn.
Tổ chức hệ thống phân cấp chỉ đạo
Nếu bạn được yêu cầu xây dựng một bộ công cụ để quản lý doanh nghiệp của mình, hãy cẩn thận tôn trọng tính nhất quán giữa các TB ở mỗi cấp. Ví dụ, các mục tiêu dịch vụ nên được phản ánh dưới dạng tổng hợp ở cấp cao nhất.
Liên kết chiến lược là một mệnh lệnh để tôn trọng!
Xác định tần suất cập nhật
Để đọc: Thiết kế bảng điều khiển - Phương pháp, công cụ và ví dụ trực quan
Hợp tác với Amazon
Để biết định kỳ làm mới chỉ báo nào sẽ sử dụng (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, v.v.), cần xem xét một số điểm:
Những thay đổi có thể nhận thấy được thường xuyên như thế nào? Việc giải thích có liên quan thường xuyên như thế nào và nó có cho phép hành động không?
Bạn càng gần với các phép toán cơ bản, tần suất phải ngắn hơn . Một người vận hành giám sát năng suất của máy của mình cần phải phản ứng rất nhanh với bất kỳ sai lệch nào. Ngược lại, đối với quản lý chiến lược, việc đưa ra quyết định về sự thay đổi hàng tuần trong doanh thu không có ý nghĩa gì. Do đó, người ra quyết định tìm cách phân tích một xu hướng được đánh dấu thường trong vài tháng.
4.2 Lựa chọn giải pháp kỹ thuật
Chọn phương tiện
Bạn sẽ dựa vào bảng tính Excel? Công cụ báo cáo của bạn có được tích hợp vào bộ thông tin doanh nghiệp hay phần mềm quản lý của bạn không? Một dịch vụ Saas chuyên biệt trên internet?
Một lần nữa, hãy ghi nhớ rằng điều quan trọng là sự đơn giản và hiệu quả của hỗ trợ. Giao diện thân thiện với người dùng, đồ họa dễ tham khảo… đóng một vai trò quan trọng trong việc sử dụng công cụ.
Xác định nguồn dữ liệu
Bạn sẽ thu thập dữ liệu như thế nào để tính toán các chỉ số? Đến đâu để lấy thông tin?
Trong bước này bạn xác định các nguồn dữ liệu sẽ cung cấp trang tổng quan : phần mềm kế toán, quản lý bán hàng, ERP, CRM, datawarhouse… - sau đó bạn xác định cách dữ liệu này sẽ được đưa trở lại công cụ của bạn (nhập tệp Excel, liên kết giữa các cơ sở dữ liệu, v.v.)
Xác định cách chuyển TB đến người nhận
Làm thế nào các trang tổng quan sẽ được phân phối cho người nhận của họ? Câu hỏi này gắn liền với việc lựa chọn phương tiện. Một số dịch vụ SaaS thực sự cho phép phân phối trực tiếp đến người dùng.
Đối với các giải pháp khác, sự lựa chọn được phân chia giữa việc cung cấp nó trong một thư mục chuyên dụng (trên máy chủ, qua mạng nội bộ, v.v.) - người dùng sẽ tìm trang tổng quan của riêng mình - và một tùy chọn khác trong đó tài liệu được "đẩy" đến người nhận của nó qua email. Lưu ý rằng trong trường hợp đầu tiên, hệ thống cảnh báo qua email thông báo về sự hiện diện của một tài liệu mới.
Trong một số trường hợp, bảng điều khiển ở định dạng giấy.
Một cách khác để hướng dẫn loại triển khai cần giữ lại là xem xét phân tích việc sử dụng nó. Nó sẽ được chia sẻ? Người dùng có cần truy cập từ xa không?
4.3 Cấu trúc của bảng điều khiển
Một điểm quan trọng khác là cách bố trí và tổ chức thông tin trong bảng điều khiển. Hãy nhớ rằng điều cần thiết là phải định dạng và cấu trúc một tổng thể đơn giản, mạch lạc, hiệu quả, hướng đến hành động!
Có thể có một số tùy chọn để trình bày thông tin.
Theo nhóm chỉ số
Tập hợp các chỉ số theo mục tiêu bằng cách tạo các phần.
Ví dụ: Bán hàng, tiếp thị, nhân sự cho quản lý chiến lược
Theo mức độ chi tiết
Từ tổng hợp nhất đến chi tiết nhất. Đại diện cho một hệ thống phân cấp giữa các biện pháp.
Theo liên kết nhân quả
Bằng cách liên kết với nhau các chỉ số ảnh hưởng lẫn nhau.
4.4 Chọn đồ họa nào?
Biểu đồ cho phép bạn diễn giải phép đo trong nháy mắt. Nó bổ sung một cách thuận lợi cho các số liệu quan trọng được hiển thị. Nhưng làm thế nào để bạn chọn đúng biểu đồ để hình dung hiệu quả? Dưới đây là một số khuyến nghị với các loại biểu đồ cơ bản.
Đại diện cho một tỷ lệ
Để hình dung% giữa một tập hợp nhất định, biểu đồ hình tròn (còn gọi là biểu đồ hình tròn) khá thích hợp:
Tuy nhiên, hãy cẩn thận để giới hạn biểu diễn tối đa là 5 giá trị để không làm cho đồ thị bị quá tải và do đó không thể đọc được.
Biểu diễn một tỷ lệ
Biểu đồ hình tròn có thể được sử dụng, nhưng biểu đồ này phù hợp hơn, vì nó hiển thị vị trí từ 0% đến 100%
Đại diện cho một sự tiến triển
Biểu đồ dạng đường cho phép bạn hình dung nhanh các xu hướng và tiến trình trong một không gian-thời gian nhất định. Cũng có thể sử dụng biểu đồ (xem bên dưới). Còn gì nữa để làm nổi bật những tiến triển tích cực và tiêu cực với sự trợ giúp của màu sắc.
So sánh danh mục, cấp độ
Biểu đồ biểu đồ (hoặc biểu đồ thanh hoặc biểu đồ "thanh") là lý tưởng để đặt dữ liệu cạnh nhau nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc so sánh các giá trị. Xin nhắc lại, biểu đồ hình tròn làm nổi bật tỷ lệ, tức là%.
Do đó, doanh số bán hàng giữa các sản phẩm khác nhau cũng có thể được biểu thị bằng cách sử dụng biểu đồ hình tròn để theo dõi trọng lượng của mỗi sản phẩm trong tổng doanh thu, cũng như sử dụng biểu đồ thanh để hình dung và so sánh mức độ kết quả giữa mỗi loại.
Lưu ý rằng các thanh của sơ đồ có thể nằm ngang.
Để có hình ảnh hóa xu hướng ngoài khối lượng, đây là biểu đồ cột xếp chồng lên nhau.
Có thể tích lũy thông tin bằng cách sử dụng đồ họa tổng hợp. Ví dụ một loạt trong đường cong và một loạt khác bằng que.
Lời khuyên: hãy cẩn thận với đồ họa quá phức tạp, chẳng hạn như hình ảnh 3D. Thẩm mỹ chắc chắn, và thậm chí hơn thế nữa … chúng mất hiệu quả bằng cách làm cho việc đọc kết quả phức tạp hơn.
4.5 Lựa chọn màu sắc
Họ ở đó để giúp đỡ và không làm nhầm lẫn thông điệp. Do đó, nên tránh những màu sặc sỡ.
Lý tưởng là sử dụng bảng màu, thân yêu của các nhà thiết kế đồ họa. Như vậy bạn sẽ có những màu sắc hài hòa, dễ chịu khi tham khảo.
Để phân biệt số liệu tích cực (tăng hoặc vượt chỉ tiêu) với số âm (lỗ, chỉ tiêu chưa đạt), luôn phải có màu xanh lá cây và màu đỏ.
Tệp này được tham khảo trong: Hiệu suất mua hàng - Bảng điều khiển - Hiệu suất thương mại - Hiệu suất và quản lý các quy trình - Chỉ số hiệu suất: cách chọn và thực hiện chúng - Làm thế nào để xây dựng bảng điều khiển nhân sự? Chọn những chỉ số nào? - Các chìa khóa để quản lý hiệu suất
