Nằm giữa định nghĩa ban đầu và quá trình thực hiện các hoạt động thực tế, giai đoạn thiết kế là trung tâm, theo cả nghĩa đen và nghĩa bóng trong quá trình này. Thực vậy, mục đích của nó là chuẩn bị và tổ chức thực hiện các phần tử đã được xác định trước đó.
Giai đoạn lập khung xác định các nguyên tắc chính, các mục tiêu chủ yếu, khả năng ngân sách, lập kế hoạch vĩ mô … Bây giờ đã đến lúc đi vào chi tiết cấu trúc và trình tự chính xác các giai đoạn khác nhau. Chúng tôi cũng nói về một kho lưu trữ dự án.
Giai đoạn thiết kế của dự án bao gồm những gì?
Không có quy tắc nào về nội dung của giai đoạn này. Tùy thuộc vào dự án, công việc tổ chức có thể phức tạp hơn hoặc ít hơn và có chiều sâu. Ví dụ, trong một số trường hợp nhất định, có thể rút ra các thông số kỹ thuật chính xác từ nghiên cứu sơ bộ kỹ thuật. Trong các trường hợp khác, một biểu hiện đơn giản về các nhu cầu phát sinh từ giai đoạn đóng khung là đủ. Phương pháp phụ thuộc rất nhiều vào cách làm thông thường của mỗi công ty.
Lựa chọn cách tiếp cận hoặc phương pháp
Trong một số trường hợp cụ thể, một phương pháp chính xác (hoặc điểm chuẩn) có thể được thông qua cho toàn bộ dự án (Scrum, Prince…) hoặc đơn giản cho một trong các phần của dự án (phân tích giá trị, v.v.).
Thiết kế kế hoạch truyền thông
Sự thành công của một dự án thực chất là dựa vào yếu tố con người. Sự đa dạng của các hồ sơ với các mục tiêu riêng của chúng, tạo nên các bên liên quan, đòi hỏi phải xây dựng và thực hiện một kế hoạch truyền thông dự án được xây dựng tốt. Nhiệm vụ này liên quan đến việc phân tích các mục tiêu, lựa chọn phương tiện truyền thông, ngân sách liên quan cũng như lập kế hoạch cho các hành động truyền thông (các cuộc họp, báo cáo, v.v.).
Chuẩn bị kế hoạch quản lý thay đổi
Liên quan đến kế hoạch truyền thông, vấn đề thay đổi phải được nghĩ ra đủ sớm để dự đoán sự phản kháng và ngân sách cho các hành động cần thiết. Ví dụ: đào tạo được cung cấp.
Tổ chức quản lý rủi ro
Để kiểm soát rủi ro, điều quan trọng là phải cung cấp cho bạn phương tiện để dự đoán hoặc ngăn chặn chúng. Các công cụ như Ma trận rủi ro, xếp hạng từng mối đe dọa dựa trên khả năng xuất hiện và tác động tiềm ẩn của nó sẽ giúp ích cho bạn.
Tổ chức chỉ đạo
Việc phát triển một bảng điều khiển quản lý đảm bảo rằng việc quản lý dự án luôn đi đúng hướng. Việc thiết kế các công cụ quản lý và các phương thức liên quan được lên kế hoạch trước giai đoạn thực hiện để mọi thứ sẵn sàng khi đến thời điểm.
Nhờ những công cụ này, bạn có thể đoán trước bất kỳ sự trôi dạt nào mà không cần đợi kết thúc dự án và, nếu cần, thực hiện các biện pháp cần thiết (nguồn lực mới, mục tiêu mới, sửa đổi lịch trình, v.v.).
Xác định và lập kế hoạch cho các nhiệm vụ
Để cấu trúc dự án của bạn một cách hiệu quả, cần phải chia nó thành nhiều nhiệm vụ. Bằng cách sắp xếp và phân loại chúng dưới dạng cấu trúc cây, dự án trở nên dễ quản lý và kiểm soát hơn. Do đó, mỗi nhiệm vụ được thực hiện đều có đủ điều kiện về nhân lực, tài chính, kỹ thuật và thời gian.
Hoạt động này được thực hiện bằng công cụ WBS (hoặc Sơ đồ Tổ chức Nhiệm vụ, bằng tiếng Pháp).
Phát triển tiến độ dự án
Một khi các nhiệm vụ đã được xác định, ưu tiên và đủ điều kiện, dự án có thể được tổ chức tốt hơn theo thời gian. Biểu đồ Gantt tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập kế hoạch nàybằng cách ấn định trình tự nhiệm vụ và định vị các mốc quan trọng khác nhau.
Giám sát định kỳ tiến độ của dự án là được đơn giản hóa nhờ có cái nhìn tổng quan về các bước khác nhau.
Hợp nhất ngân sách
Bằng cách biết các bước và sau khi có ước tính khoản phí của họ trong "man * day" cũng như tất cả các chi phí khác, có thể kiểm tra xem phong bì ngân sách đã được hiệu chỉnh đúng cách chưa.
