Được sử dụng rộng rãi trong quản lý dự án, cột mốc quan trọng là một trong những khái niệm cơ bản cần biết tuyệt đối.
Định nghĩa của Milestone
NS cột mốc quan trọng (còn được gọi là "cột mốc" hoặc "sự kiện") là một điểm dừng trong quá trình cho phép giám sát dự án. Đây là cơ hội để nhóm thực hiện đánh giá tạm thời, xác nhận một bước, tài liệu hoặc các sản phẩm khác, sau đó tiếp tục quá trình làm việc.
Bạn nên biết rằng ở giai đoạn này, việc quay trở lại là không thể: một khi đã vượt qua cột mốc quan trọng, nhóm sẽ tiếp tục mà không quay lại những gì đã làm hoặc xác thực.
Trong thực tế, các cột mốc được sử dụng trong lịch lập kế hoạch nhiệm vụ (xem biểu đồ Gantt). Những ngày này được cụ thể hóa trong lịch trình bằng một điểm đánh dấu có thời lượng bằng 0.
Mục tiêu của một cột mốc là đảm bảo tại một thời điểm nhất định:
- giai đoạn trước vận hành trơn tru - đặc biệt là tận dụng những gì hiệu quả hay không và có khả năng xem xét lại các thực hành cho tương lai.
- xác nhận các phân phối dự kiến: mua sắm và tuân thủ. Một sản phẩm có thể giao hàng có thể là điểm khởi đầu cho một bước mới: ví dụ: nhận hàng từ nhà cung cấp sẽ kích hoạt một bước thiết kế.
- quyết định khởi chạy bước tiếp theo - điều này có thể dẫn đến việc lập kế hoạch lại.
Lưu ý: điểm này có thể làm phát sinh quyết định dừng dự án.
Khi nào thì sử dụng Milestone?
- vì xác thực một sản phẩm có thể phân phối
- vì hành động một quyết định
- vì bắt đầu một nhiệm vụ hoặc một trình tự hoặc đánh dấu sự kết thúc của một giai đoạn
Tại sao sử dụng các cột mốc?
Chúng rất quan trọng trong vòng đời của dự án. Chúng thiết lập các mục tiêu trung gian và giúp ngăn chặn hiệu ứng đường hầm. Thật vậy, xác nhận từng phần là cơ hội cho cuộc họp giữa các bên liên quan khác nhau - đặc biệt là giữa khách hàng và nhóm dự án - để đảm bảo và xác nhận rằng công việc đang đi đúng hướng.
Hiệu ứng đường hầm là gì? Đó được coi là nguyên nhân chính dẫn đến thất bại: nhóm dự án tiến về phía trước trong góc của mình, mà không giao tiếp với khách hàng cho đến ngày lối ra của đường hầm làm nổi bật sự khác biệt sâu sắc giữa các bên . Rất thường xuyên quá muộn. Xem thêm Các phương pháp Agile, dựa trên sự giao tiếp chặt chẽ giữa các nhóm và khách hàng.
Một đức tính khác, họ tạo nhịp điệu cho dự án: chúng tạo ra sự năng động của nhóm nhờ các mục tiêu vi mô. Thật vậy, những mục tiêu quá xa vời có xu hướng khiến phụ nữ và nam giới không đầu tư vào những nhiệm vụ này.
Tôi cần bao nhiêu cột mốc trong một dự án?
Đáp án đơn giản: số lượng cần thiết để quản lý hiệu quả công việc, nhưng không còn nữa …
Cột mốc đánh dấu sự phá vỡ để xác thực một bước. Quá nhiều lần nghỉ, dự án trở nên lộn xộn và mất hiệu quả. Không được đánh dấu đầy đủ, lần này nó đang thí điểm và thông tin liên lạc đang bị đánh giá thấp: nguy cơ trôi dạt không kiểm soát, giảm động lực của đội, nguy cơ hiệu ứng đường hầm.
Sự lựa chọn của các mốc quan trọng
Một trong những câu hỏi nên định hướng cho việc lựa chọn thời hạn là: thời điểm thích hợp để ghi lại tiến độ của công việc là khi nào? Quyết định được đưa ra bởi thỏa thuận chung giữa các bên liên quan khác nhau. Một nhà tài trợ, giống như khách hàng, cũng có thể yêu cầu cài đặt một cột mốc quan trọng tại một thời điểm nhất định.
Việc lựa chọn các mốc quan trọng được thực hiện trong quá trình thiết kế sơ đồ công việc. Giai đoạn phân tích và tổ chức nhiệm vụ lý tưởng cho kiểu tư duy này.
Lưu ý rằng nó có liên quan để đặt, từ giai đoạn này, quy tắc vượt cột mốc . Thực hành này góp phần vào việc tổ chức tốt dự án, lựa chọn các sản phẩm phân phối và nội dung của chúng.
