Trong kinh doanh, chúng ta thường nói: "chúng ta sẽ tạo ra một nhóm làm việc". Dù là dự án nào, mọi thứ đều có thể tạo ra một cuộc họp làm việc. Theo một nghiên cứu được thực hiện bởi công ty Wisembly, các giám đốc điều hành dành 27 ngày mỗi năm cho các cuộc họp. Đối với điều này, điều quan trọng là các nhóm làm việc này phải được xây dựng tốt với sự cân bằng giữa chuyên môn của mỗi người trong dự án và vai trò của họ trong tập thể.
Nhóm làm việc là gì?
Nhóm làm việc là một cuộc họp của nhiều người để thiết kế và thực hiện một dự án hoặc giải quyết một vấn đề.
Ý tưởng là kết hợp các kỹ năng và năng lượng để tạo ra tốt hơn và nhiều hơn những gì mỗi người làm riêng lẻ. Sự quan tâm là ở đó: huy động sức mạnh của tập thể để giải quyết vấn đề, phát hiện và tận dụng thời cơ.
Các bước tạo nhóm
Bước đầu tiên là xác định rõ những thách thức của dự án. Để làm điều này, bạn có thể tạo một bảng dự án cho phép bạn xác định sau đó các thành viên trong nhóm làm việc của bạn:
- Mô tả các mục tiêu của dự án
- Xác định ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho dự án
- Mô tả bối cảnh ban đầu và mục đích
- Quyết định chiến lược để áp dụng
Điều này sẽ giúp chúng tôi xác định các nguồn lực: các chuyên gia trong từng lĩnh vực hoạt động để đạt được yêu cầu có thể cung cấp. Có nghĩa là, xác định rõ ràng ai làm gì để điền vào tất cả các ô của dự án.
Lý tưởng là có tối đa năm người trong một nhóm làm việc và một số lẻ để các quyết định cần được đưa ra được giành cho số cao nhất.
Từ đó, các cuộc họp của nhóm làm việc có thể bắt đầu.
Vai trò trong nhóm làm việc
Trong cuộc họp kiểu này, khi vai trò của từng thành viên không được xác định, chúng ta có thể tìm thấy các tình huống sau:
- Phi công nhóm nói chuyện mọi lúc
- Không có quyết định nào được đưa ra
- Cuộc họp được cho là kéo dài 1 giờ đã kéo dài, v.v.
Làm thế nào để bạn đảm bảo rằng toàn bộ cuộc họp không tập trung vào một cá nhân và các quyết định được đưa ra đúng thời hạn?
Điều cần thiết là xác định sự đóng góp của mỗi thành viên trong nhóm và thúc đẩy đối thoại và giao tiếp.
Ví dụ ở đây là một hệ thống vai trò có thể được xác định trong cuộc họp nhóm làm việc (các vai trò khác với vai trò chuyên gia).
Đây là một phương pháp được tạo ra bởi Alain CARDON, một chuyên gia về huấn luyện nhóm nhằm mục đích nâng cao hiệu quả của các cuộc họp.
Các vai trò như sau:
- Một người làm phim hoạt hình: nói chung là thí điểm của dự án. Thông hoạt viên có mặt để tạo điều kiện thuận lợi cho cuộc họp, chuẩn bị chương trình nghị sự, đảm bảo rằng chủ đề đã được đề cập, v.v.
- Một quyết định thúc đẩy: người này có mặt để chuyển chủ đề về phía trước. Anh ấy ở đó để cảnh báo trong trường hợp các chủ đề trong ngày không được giải quyết và không đưa ra quyết định.
- Người giữ thời gian : Anh ấy sẽ đảm bảo cuộc họp kết thúc đúng giờ. Anh ta giúp thời gian can thiệp của từng thành viên trong nhóm (nếu thời gian can thiệp quá lâu, anh ta sẽ không ngần ngại dừng can thiệp để chuyển cuộc họp về phía trước)
- Thường gán: nó cho phép bạn ghi lại thông tin và quyết định được đưa ra trong cuộc họp và sau đó chỉnh sửa báo cáo
- Huấn luyện viên: huấn luyện viên lùi lại một bước so với những gì diễn ra trong cuộc họp và quan sát diễn biến của nó (nếu các vai trò được hoàn thành tốt, lắng nghe giữa các cộng tác viên, sự tham gia của mọi người, v.v.)
- Một nhà hậu cần: anh ta đảm bảo sự sẵn có của thiết bị (máy tính, máy chiếu, phòng họp, v.v.). Nhà hậu cần có thể là một thành viên bên ngoài nhóm làm việc.
Để phương pháp này hoạt động, các vai trò phải thay đổi cho nhau cho mỗi cuộc họp.
Có tính cách khác nhau (phong cách giao tiếp)
Có bốn phong cách giao tiếp:
- Một người dựa trên các sự kiện: nó giao tiếp dễ dàng và có cấu trúc. Cô ấy nói về kết quả, hiệu suất và mục tiêu. Hành vi của anh ấy là thực dụng, bộc trực và tràn đầy năng lượng.
- Một người có phương pháp: tính cách đảm bảo mang lại sự ổn định và bài bản cho nhóm làm việc. Cô ấy nói về lập kế hoạch và tổ chức. Điểm mạnh của nó: quan tâm đến các liên kết nhân quả
- Một người lấy con người làm trung tâm: giao tiếp rất biểu cảm, tập trung vào mối quan hệ với người khác. Mẫu người này có mối quan hệ rất tốt với mọi người và rất dễ thể hiện bản thân.
- Một người tập trung vào các ý tưởng: họ là những người sáng tạo, những người chắc chắn sẽ nói bất cứ điều gì họ nghĩ đến. Khả năng dự án ý tưởng và đổi mới.
Thật thú vị khi có tất cả bốn phong cách giao tiếp trong một nhóm làm việc, vì mỗi phong cách mang đến những yếu tố chính giúp thúc đẩy chủ thể tiến lên.
Các bài kiểm tra có sẵn trên internet để biết phong cách giao tiếp của anh ta.
Tóm lại, mọi người đều có vai trò quan trọng trong một nhóm làm việc và có điều gì đó để đóng góp cho các thành viên khác trong nhóm.
Không nên nhầm lẫn một nhóm làm việc với một nhóm người tham gia cuộc họp (như đối với ví dụ như sự ra mắt của một dự án ).
