Ngoài ra, ngay khi chúng ta nói về một cuộc họp, năng suất với một chương trình làm việc được chuẩn bị, suy nghĩ, viết và chia sẻ trước! Điều này, để tránh tất cả các hội chứng quá thường xuyên của viêm đoàn tụ vô trùng cấp tính …
Chương trình nghị sự là gì?
Nhìn chung, công cụ này là một lời mời tham gia vào một cuộc họp với những người khác được đặt tên và trình bày cẩn thận, tại một địa điểm, ngày giờ cụ thể, về một chủ đề cụ thể, tất cả đều kèm theo một chương trình lễ kỷ niệm ngắn gọn.
Thường xuyên bị đánh giá thấp, một chương trình làm việc hiệu quả và rõ ràng là chìa khóa cho một cuộc họp thành công. Ông xác định khuôn khổ cho các cuộc thảo luận, chuẩn bị cho mọi người về những gì sẽ được nói và rút ra các mục tiêu mong đợi vào cuối cuộc họp. Ngoài ra, những người tham gia nhận thức được giá trị của sự hiện diện của họ, do đó càng mang lại nhiều ý nghĩa hơn cho sứ mệnh của họ.
Tại sao phải xây dựng lịch họp?
Việc xây dựng và viết một chương trình làm việc mà bạn gửi, sau khi đã hoàn thành, cho tất cả những người tham gia cuộc họp đã lên lịch, sẽ giúp gửi thông điệp rằng cuộc họp sẽ thực sự hiệu quả. Bạn không nên mời tất cả những người nhỏ bé này vì niềm vui được nhìn thấy họ hoặc cho những cuộc thảo luận tầm thường tốn nhiều thời gian vì họ vô sinh.
Mặc dù nó thường được xem như một dàn ý đơn giản trình bày chi tiết các chủ đề sẽ được đề cập, nhưng một chương trình nghị sự rõ ràng còn nhiều hơn thế nữa. Trong số những ưu điểm chính của một công cụ như vậy, chúng tôi có thể làm nổi bật những điểm sau:
- nó cho phép người tham gia xác định xem sự hiện diện của họ có thực sự cần thiết hay không (ví dụ: thông tin kỹ thuật không chứng minh sự hiện diện của tác giả có thể được gửi ngược dòng qua email cho tất cả những người tham gia). Điều này tránh cho một số người cảm thấy - dù ít hay nhiều đều có cảm giác lãng phí thời gian thực sự.
- nó cung cấp cho mọi người cơ hội để làm điều tốt chuẩn bị cuộc họp, đặc biệt là các can thiệp và / hoặc câu hỏi có thể có của nó. Mọi người đến với kiến thức đầy đủ về các sự kiện và có sự đảm bảo rằng họ đã đạt được tiến bộ trong đề tài / dự án.
- anh ta định hình diễn biến của cuộc họp, cả về hình thức và nội dung, do đó tránh được tràn đề, lạc đề, v.v.
- nó tạo thành một hỗ trợ chính cho thông hoạt viên trong vai trò là người chỉ đạo.
- anh ấy là một phong vũ biểu xuất sắc cho sự thành công hay không của cuộc họp về mặt hiệu quả và năng suất.
Làm thế nào để xây dựng một chương trình họp?
Cụ thể, giống như bất kỳ tài liệu nào, chương trình làm việc mà bạn sẽ chia sẻ với các cộng tác viên của mình phải rõ ràng, chính xác, ngắn gọn nhưng cũng đủ hấp dẫn để được đọc! Dưới đây là một số mẹo để chuẩn bị:
- đưa ra một tiêu đề trong chương trình của bạn: ngay từ đầu, khách mời sẽ biết nó sẽ diễn ra như thế nào.
- chỉ định loại cuộc họp : hội đồng quản trị, Đại hội thường, cuộc họp quản lý, cuộc họp dịch vụ hàng tháng, v.v.
- ghi nhận chính xác mục tiêu tổng thể của cuộc họp để mọi người đều đi đúng hướng.
- chỉ định vị trí cũng như ngày giờ chính xác (thời gian bắt đầu VÀ kết thúc) của cuộc họp.
- giới thiệu ngắn gọn những người tham gia : ai (đồng nghiệp, nhà cung cấp, luật sư, v.v.), tại sao (chức năng và vai trò của từng người trong cuộc họp này).
- trích dẫn theo thứ tự thời gian tất cả các mục sẽ được đề cập trong cuộc phỏng vấn này, với mỗi người, thời gian được phân bổ cho anh ta. Trước đó, tất nhiên bạn sẽ cảnh báo từng diễn giả và sẽ hỏi anh ta thời gian mà anh ta cho là cần thiết cho việc trình bày chủ đề của mình. Ở đây, vấn đề không phải là chi tiết từng yếu tố, mà là xác định nó thật ngắn gọn.
- đặt mục tiêu của mỗi điểm đã giải quyết.
- sắp xếp một vài giải lao cũng có thể được sử dụng trong trường hợp các cuộc tranh luận kéo dài hơn so với kế hoạch ban đầu - trong lý do!
- lên kế hoạch thêm thời gian vào cuối cuộc họp cho bất kỳ câu hỏi nào và / hoặc tổ chức một cuộc phỏng vấn trong tương lai.
- đảm bảo rằng các diễn giả xác thực chương trình làm việc của bạn và họ không có chủ đề nào khác để thảo luận trong cuộc họp này.
- hiệu đính và / hoặc có hiệu đính chương trình của bạn và gửi nó vào thời điểm thích hợp (ít nhất 1 tuần trước cuộc họp - hãy cẩn thận, một số cuộc họp rất chính thức yêu cầu thời hạn pháp lý cũng như thủ tục triệu tập cụ thể).
- bám sát lịch trình của bạn vào ngày trọng đại !
Cần lưu ý
Nếu một số khách mời từ bên ngoài công ty của bạn có vai trò quan trọng và không được tất cả những người tham gia biết đến, hãy sắp xếp thời gian vào đầu buổi để họ có thể giới thiệu bản thân và quan tâm đến việc tham dự của họ.
Trong trường hợp có cuộc họp vào phút cuối - điều này đôi khi xảy ra, một khi tất cả những người tham gia đã tập hợp, hãy đi xung quanh bàn để mọi người nhanh chóng trình bày chủ đề họ cần thảo luận và xác định thời gian kết thúc cuộc phỏng vấn của bạn để sắp xếp mọi thứ ngay lập tức. con dơi. Ghi chép và báo cáo lại cho tất cả những người tham gia để mọi người có thể theo dõi những gì đã nói trong cuộc họp này.
Chương trình làm việc mẫu
Tải xuống của chúng tôi mẫu chương trình nghị sự ở định dạng word hoặc pdf.
