Bạn đang cảm thấy làm việc quá sức? Đôi khi bạn rời văn phòng muộn, hoặc thậm chí rất muộn? Bạn có ấn tượng rằng những ngày của bạn bao gồm những lo lắng cần giải quyết, những vấn đề cần giải quyết, những căng thẳng, áp lực? Có lẽ thật thú vị khi xem xét việc quản lý thời gian của bạn và đưa ra một số nguyên tắc đơn giản, nhưng hiệu quả để làm cho hiệu quả trở nên thanh thản trở lại!
Tại sao quản lý tốt hơn thời gian của bạn tại nơi làm việc?
Trong cuộc sống bận rộn và cực kỳ kết nối của chúng ta, mỗi ngày, mỗi giờ, mỗi phút giờ đây đều được đếm, mổ xẻ, ghi chép, lập hóa đơn … Vì vậy, tốt hơn hết hãy trở thành bậc thầy trong nghệ thuật quản lý thời gian nếu bạn không muốn mất điều khiển.
Bất cứ ai bị cám dỗ mà không tính đến nó sẽ sớm thấy mình bị cuốn vào đồng hồ, lịch hoặc thậm chí là một cuốn nhật ký với nhiều lời nhắc đặt hàng… Bởi vì nếu bạn muốn quên đi khái niệm thời gian một chút thì thật hấp dẫn và ngon miệng. ngày lễ, nó rất khác trong cuộc sống chuyên nghiệp, nơi tất cả các nhân vật chính chạy theo thời hạn ngày càng chặt chẽ.
Lợi ích của việc biết cách kiểm soát thời gian của bạn có nhiều tác động và rất nhiều:
- đạt được hiệu quả và năng suất : công việc có cấu trúc tốt hơn, thời gian nghỉ giải lao, cái nhìn sáng suốt hơn về nhiệm vụ và thời hạn, v.v.
- thời gian rảnh : cho dù đó là để nhân viên của bạn quan tâm hơn, bạn đào tạo hay chỉ đơn giản là để hít thở và nhận được một chút không khí trong lành.
- để giải phóng bản thân khỏi một lượng căng thẳng : tâm trí được giải phóng khỏi sức nặng của những điều không chắc chắn, giảm tải về tinh thần.
Làm thế nào để quản lý thời gian của bạn tốt hơn?
Không có cái gọi là sửa chữa nhanh chóng khi nói đến quản lý thời gian. Như với bất kỳ vận động viên trình độ cao nào, mọi thứ phụ thuộc vào việc bạn biết cách quản lý nỗ lực của mình một cách thông minh. Do đó, cần phải có tổ chức và sự chặt chẽ tối thiểu, cũng như một liều thuốc tốt cho ý thức chung!
Quản lý thời gian: các nguyên tắc cơ bản
Được tổ chức
Chạy theo một nghìn con thỏ cùng một lúc sẽ không làm cho bạn trở thành một người hiệu quả hơn hoặc làm việc hiệu quả hơn. Chỉ vì bạn có một lịch trình bận rộn không có nghĩa là bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn. Lãng phí thời gian không phải lúc nào cũng như mong đợi.
Ví dụ: tìm kiếm một tệp quan trọng giữa đống giấy tờ rời và các tài liệu khác trên bàn làm việc của bạn trong khi toàn bộ nhóm của bạn đang chờ bạn xem xét có thể ảnh hưởng đến năng suất của toàn bộ nhóm của bạn.
Bằng cách ấy, lập kế hoạch nhiệm vụ của bạn một cách chính xác, đảm bảo rằng công việc của bạn được cấu trúc hiệu quả và bàn làm việc của bạn ngăn nắp hợp lý và hợp lý đối với bạn là bước đầu tiên để quản lý thời gian tốt.
Tổ chức công việc của bạn một cách tối ưu : tham khảo phần dành riêng của chúng tôi!
Đặt mục tiêu cá nhân
Biết chúng ta đang đi đâu. Đây là một trụ cột khác khi nói đến quản lý thời gian. Mục tiêu cho phép bạn tiến lên trong khi vẫn đi đúng hướng. Họ cung cấp lợi thế này của có thể dễ dàng và chính xác biết chúng ta đang ở đâu và những gì còn phải hoàn thành , đặc biệt nếu họ là S.M.A.R.T. - Định nghĩa đơn giản, có thể đo lường được, có thể chấp nhận được, thực tế và tạm thời.
Do đó, bạn có thể đặt mục tiêu hàng tuần, hàng tháng hoặc thậm chí hàng ngày để sắp xếp thời gian theo ý mình một cách đầy đủ hơn.
Để đạt hiệu quả cao hơn, hãy đặt cho mình những mục tiêu THÔNG MINH!
Xác định các ưu tiên của bạn
Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho phép bạn quản lý thời gian hiệu quả và hiệu quả hơn, nhưng cũng để phát triển trí tuệ cảm xúc của bạn bằng cách học cách sử dụng căng thẳng của bạn một cách khôn ngoan thay vì bị nó áp đảo.
Có nhiều phương pháp có sẵn cho bạn để làm rõ các ưu tiên của bạn và do đó đạt được hiệu quả. Tuy nhiên, các phác thảo rộng vẫn tương tự:
- nhận định các nhiệm vụ phải hoàn thành,
- phân tích mức độ khẩn cấp và quan trọng,
- diễn đầy đủ,
- làm cho một điểm thường xuyên .
Tìm hiểu cách quản lý các ưu tiên của bạn tốt hơn bằng cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ của bạn
Không còn trì hoãn
Bỏ qua một cái gì đó có thể được thực hiện ngay bây giờ là một phanh thực sự về hành động chẳng hạn như có thể gây ra những hậu quả đáng kể về năng suất và thời hạn đáp ứng. Nó cũng là nguồn gốc của căng thẳng, mất tinh thần, thất vọng và cuối cùng góp phần làm tăng tải trọng tinh thần.
Vì vậy, nếu việc trì hoãn đôi khi là điều không thể tránh khỏi, tuy nhiên, đó là một trong những thói quen xấu mà tốt hơn hết là bạn nên bỏ đi.
Ngừng trì hoãn để đạt hiệu quả cao hơn!
Biết cách nói không
Khả năng từ chối là một kỹ năng quan trọng. Điều này không chỉ cho phép khẳng định bản thân và được tôn trọng , nhưng nó cũng tránh bị choáng ngợp bởi những nhiệm vụ không phải của chúng ta hoặc có thể được giao phó.
Học cách nói không hiệu quả
Tăng khả năng tập trung của bạn
Biết cách tập trung cho phép chuyển bộ não của bạn sang chế độ "làm việc".
Hoàn toàn trong những gì bạn làm là một đảm bảo hiệu quả. Biết cách tập trung cho phép bạn tạm thời loại bỏ những lo lắng và những lo lắng khác, bỏ qua những tiếng ồn xung quanh và những phiền nhiễu xung quanh để trở nên hoàn toàn ổn định trong thời điểm hiện tại và do đó đạt được năng suất.
Cải thiện sự tập trung của bạn trong công việc
Nghỉ giải lao
Một cá nhân không thể tập trung hiệu quả trong nhiều ngày liên tục, thì việc dành thời gian để nghỉ ngơi, hít thở không khí trong lành là bất cứ điều gì nhưng lại phản tác dụng. Ngược lại, nghỉ giải lao giúp giảm căng thẳng và cung cấp oxy cho não .
Các phương pháp và công cụ quản lý thời gian
Thách thức trong lĩnh vực này là thể hiện sự nhất quán trong cách tiếp cận của bạn. Bởi vì như với một chế độ ăn kiêng, một sai lệch này dẫn đến một sai lệch khác cho đến khi nó rơi vào tình trạng ban đầu.
Có rất nhiều kỹ thuật và công cụ để đạt được điều này. Có lẽ phần khó nhất là quyết định phương pháp nào để áp dụng và gắn bó với chúng. Chúng tôi đã chọn một vài phương pháp đã được chứng minh. Tùy thuộc vào bạn để sử dụng chúng - hay không - và tận dụng chúng một cách tốt nhất!
Phương pháp GTD
Dưới đây là một cách tiếp cận toàn diện để quản lý thời gian: Hoàn thành công việc - hay nghệ thuật hoàn thành công việc - xoay quanh 5 hành động:
- sưu tầm : xác định các nhiệm vụ cần hoàn thành,
- để điều trị : phân tích nhu cầu hành động,
- tổ chức : sắp xếp theo mức độ quan trọng, khẩn cấp,
- ôn lại : theo dõi tiến trình,
- diễn tùy thuộc vào các tùy chọn đã chọn trước đó.
Mặc dù bước đầu tiên của việc lập danh sách các việc cần làm có vẻ tẻ nhạt, nhưng công cụ này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu, cả trong công việc và cuộc sống cá nhân của bạn.
Làm quen với phương pháp Hoàn thành công việc
Những việc cần làm
Được một số người ủng hộ, bị những người khác chỉ trích, "danh sách việc cần làm" hay danh sách những việc cần làm bằng tiếng Pháp, là một công cụ tương đối đơn giản để thiết lập cho những ai biết cách bám sát nó. Cái "khó" là không để quá tải, vẫn ngắn gọn mà vẫn rõ ràng và chính xác.
Nguyên tắc luôn giống nhau: có tầm nhìn rõ ràng về chương trình làm việc của bạn. Vì vậy, đối với các cách tiếp cận khác, câu hỏi đặt ra là:
- danh sách các hành động được thực hiện, các nhiệm vụ phải hoàn thành,
- chỉ định mức độ ưu tiên cho mỗi,
- để phân loại bằng cách sắp xếp thứ tự ưu tiên theo một mức độ ưu tiên xác định.
Học cách lập danh sách việc cần làm hiệu quả!
Kỹ thuật Pomodoro
Được phát triển bởi Francesco Cirillo vào những năm 1980, phương pháp đơn giản này nhằm mục đích giúp bạn reste tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất trong 25 phút - 1 buổi - sau đó nghỉ một chút trước khi bắt đầu một buổi 25 phút khác.
Có ý kiến cho rằng việc tập trung vào một nhiệm vụ lâu hơn sẽ phản tác dụng và điều quan trọng là bạn phải tắt não trong vài phút giữa hai nhiệm vụ.
Ở đây, một lần nữa, phương pháp này chỉ hiệu quả nếu nó phù hợp với hoạt động của bạn.
(lại) khám phá ra phương pháp Pomodoro được gọi là kỹ thuật cà chua để tránh phân tán.
Ma trận Eisenhower
Phương pháp đơn giản này cho phép bạn phản ánh và lùi lại một bước từ các nhiệm vụ khác nhau cần hoàn thành. Nó có dạng một mô hình được chia thành 4 góc phần tư, mỗi góc tương ứng với mức độ quan trọng và cấp thiết cụ thể:
- Nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp sẽ được coi là ưu tiên,
- các yếu tố quan trọng, nhưng không khẩn cấp mà sẽ phải được lên kế hoạch,
- các mặt hàng không quan trọng, nhưng khẩn cấp việc này cần được xử lý ngay lập tức hoặc được ủy quyền,
- Nhiệm vụ không quan trọng và không khẩn cấp việc điều trị của ai sẽ bị từ bỏ hoặc đặt sang một bên.
Sử dụng Ma trận Eisenhower để phân loại nhiệm vụ của bạn theo mức độ quan trọng và khẩn cấp của chúng
