Trật tự vs rối loạn: mọi người đều có không gian làm việc của riêng mình.
Trong công việc cũng như trong cuộc sống hàng ngày, các cấu hình khác nhau: những người theo dõi sự rối loạn đối mặt với thứ tự tốt nhất. Mặc dù lưu trữ bình phương không nhất thiết là một động cơ hiệu quả hơn để đạt được năng suất trong công việc, nhưng nếu sự vô tổ chức thúc đẩy sự kích thích trí tuệ ở một số người, thì một số nguyên tắc cơ bản áp dụng cho tất cả các hồ sơ để cải thiện hoạt động nghề nghiệp của một người.
1. Phân loại chân không để tiết kiệm không gian ngay lập tức.
Sáng tạo hay không, việc tổ chức văn phòng của bạn tốt nhất thiết phải trải qua giai đoạn sắp xếp. Bằng cách phân loại, bạn xác định những thứ không cần thiết để loại bỏ những thứ không cần thiết làm bừa bãi không gian làm việc của bạn. Để tiết kiệm không gian hữu ích… Bước phân loại đầu tiên này có thể được thực hiện rất dễ dàng và nhanh chóng bằng cách đặt những câu hỏi sau:
- Gần đây tôi có sử dụng tài liệu / đối tượng này không?
- Vật liệu này có hoạt động không?
Nếu không, hãy cất giữ, sửa chữa hoặc loại bỏ tùy theo tính chất của từng đồ vật chiếm dụng trong văn phòng của bạn.
Xin lưu ý: một số tài liệu pháp lý hoặc kế toán nhất định phải được lưu giữ trong một khoảng thời gian tối thiểu. Lưu trữ chúng trong một tủ hồ sơ chuyên dụng, mà bạn để trong tủ quần áo hoặc trên giá.
Ngoài việc tiết kiệm không gian cần thiết, sắp xếp sẽ cho phép hồ sơ "được sắp xếp" để tìm một không gian làm việc sạch sẽ, cho những ý tưởng rõ ràng hơn. Với ý nghĩ này, hãy đảm bảo rằng bạn luôn có sọt rác ở gần bàn làm việc.
2. Thanh minh: đảm bảo uy tín trong công việc.
Việc tổ chức văn phòng của bạn phải đảm bảo sự sạch sẽ. Những chiếc cốc cà phê và vụn bánh mì sandwich không nhất thiết mang lại hình ảnh tốt nhất trong bối cảnh đồng nghiệp hoặc công ty - và đặc biệt là trong không gian mở. Dù hồ sơ của bạn là gì, do đó, thường xuyên làm sạch không gian làm việc của bạn là điều cần thiết để có vẻ đáng tin cậy và không bị dán nhãn xuống cấp.
3. Gọn gàng để tiết kiệm thời gian.
Không thể nhúng tay vào bài viết có tầm quan trọng trung tâm này, tìm kiếm vài phút trong một tờ giấy cần thiết hoặc không tìm thấy một cây bút hoạt động: tất cả những bất tiện nổi tiếng này không có nhược điểm duy nhất là thúc đẩy sự lo lắng trong công việc . Chúng giúp tiết kiệm thời gian và năng suất. Trừ khi tốt hơn là bạn nên tìm đường xung quanh bàn làm việc đầy giấy tờ và thiết bị rải rác, do đó, việc dọn dẹp ngăn nắp là điều cần thiết trong một môi trường làm việc hiệu quả.
Gắn nhãn một cách có hệ thống, sắp xếp theo ngày tháng và chủ đề, sau đó đặt mọi thứ vào đúng vị trí của nó. Bạn cũng có thể sắp xếp văn phòng của mình theo khu vực làm việc theo ngày đến hạn của hồ sơ, mức độ khẩn cấp hoặc trạng thái tiến độ của hồ sơ. Các thiết bị văn phòng như máy phân loại, hộp đựng bút chì, tủ đựng hồ sơ, ngăn kéo hoặc hộp lưu trữ đều là những phụ kiện cho phép bạn phân loại thông minh, để điều hướng tốt hơn.
Lưu ý: để cho phép lưu trữ tối ưu và ngay lập tức, tránh trì hoãn! Bạn có nhận được một lá thư? Điều trị nó ngay lập tức. Bạn đã uống xong cà phê chưa? Đi cất cốc đi. Điện thoại của bạn đã được sạc chưa? Rút phích cắm và đặt bộ sạc trở lại vị trí cũ trong ngăn kéo.
4. Cây trên bàn làm việc của bạn để giảm bớt căng thẳng trong công việc.
Bởi vì tổ chức văn phòng của bạn cũng liên quan đến cách bố trí của nó, tại sao không tận dụng không gian làm việc của bạn để thúc đẩy bầu không khí thoải mái? Một chậu cây xanh, một bức ảnh của con bạn hoặc một khu vườn Nhật Bản có thể giúp bạn giảm bớt căng thẳng trong công việc, để bạn có thể làm việc hiệu quả hơn. Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng thực vật, ngoài việc cải thiện sức khỏe, còn góp phần vào năng suất (1).
5. Độ sáng phù hợp để tăng sức đề kháng của nó.
Tổ chức văn phòng của bạn là một cơ hội để cung cấp cho bạn sự thoải mái hữu ích. Không gian làm việc của bạn không nhận được ánh sáng bên ngoài? Bạn có làm việc về khuya không? Để hạn chế tình trạng mệt mỏi khi làm việc, hãy trang bị cho bàn làm việc của bạn một chiếc đèn đủ sáng. Theo quan điểm tương tự về sự thoải mái, sẽ rất hữu ích khi mua một chiếc ghế văn phòng thích hợp: để tránh đau lưng và do đó tăng năng suất.
6. Tổ chức văn phòng … từ máy tính của bạn!
Bởi vì hầu hết công việc hiện nay được thực hiện bằng máy tính, điều cần thiết là phải sắp xếp bàn máy tính và hộp thư sao cho phù hợp với không gian làm việc thực tế của bạn. Sắp xếp tài liệu của bạn trong các thư mục và thư mục con, vứt bỏ bản nháp và thường xuyên dọn sạch thùng rác, chọn hình nền giúp thúc đẩy công việc không căng thẳng: rất nhiều quy tắc cần tuân thủ để đạt được hiệu quả chuyên nghiệp!
Lưu ý: để tránh trùng lặp, có nguy cơ không tìm thấy đường đi của bạn, hãy đảm bảo sử dụng một nhật ký duy nhất - định dạng giấy hoặc kỹ thuật số - và nhóm các lời nhắc và lời nhắc nhiệm vụ của bạn trên một phương tiện duy nhất.
Nếu bạn không biết cách thiết lập không gian làm việc của mình, chúng tôi mời bạn xem xét phương pháp 5S. Được vay mượn từ chất lượng tổng thể, phương pháp này dựa trên 5 nguyên tắc (được định nghĩa bằng tiếng Nhật): Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke.
Hoặc, bằng tiếng Pháp:
Dọn dẹp, Dọn dẹp, Dọn dẹp, "Giữ gìn trật tự" và "Nghiêm túc".
Các nguyên tắc biến thành hành động cụ thể để cải thiện môi trường của bạn.
(1) https://www.futura-sciences.com/sante/dossiers/medecine-bien-etre-sante-nature-1491/page/5/
