Thông thường, các cấu trúc vẫn bị khóa vào các hoạt động trong đó các cuộc họp được tổ chức theo thói quen. Câu hỏi về tính hữu ích của chúng và cách thức tiến hành chúng không được đặt ra trong câu hỏi trong khi các cải tiến có thể được thực hiện.
Suy nghĩ về một cách vận hành khác giúp chúng ta có thể thoát ra khỏi quy trình thường lệ, tạo động lực mới cho các nhóm và trên hết là đạt được hiệu quả.
Tùy thuộc vào chủ đề của bạn và mục tiêu bạn đặt ra, bạn có thể xác định kỹ thuật hoạt ảnh phù hợp nhất với vấn đề của mình.
Hình dung kết quả mong đợi
Mục đích của cuộc họp là gì? Bạn muốn nhận được gì ở phần cuối của cái này? Câu hỏi thoạt nhìn có vẻ ngu ngốc, nhưng nó sẽ cho phép bạn xác định định hướng của nó. Đó có thể là thông báo, phản ánh về một dự án, phân tích tình huống, xây dựng kế hoạch hành động, đưa ra quyết định, giải quyết xung đột hoặc tìm ra thỏa thuận …
Sau khi lựa chọn này được thực hiện, bạn có thể suy nghĩ về kỹ thuật hoạt ảnh thích hợp nhất sẽ giúp bạn truy cập kết quả dễ dàng hơn. Để giúp bạn, bạn sẽ tìm thấy bên dưới một số kỹ thuật cho phép bạn tăng thêm giá trị cho các cuộc họp của mình.
Để sử dụng hình ảnh liên quan đến âm nhạc, bạn đã quyết định về tác phẩm âm nhạc mà bạn sẽ sáng tác. Bây giờ bạn là người chỉ huy, người chịu trách nhiệm điều phối hoạt động của những người tham gia của bạn. Đến lượt bạn !
Các quy tắc cơ bản cần tuân theo
Hiệu quả của một nhóm từ 5 đến 10 người. Trên 10 người, có khả năng chia thành các nhóm phụ, và dưới 5 người, cá tính mạnh có thể phá hủy hiệu quả của nhóm. Do đó, số lượng người tham gia tối ưu để đạt hiệu quả là từ 6 đến 9.
Miễn là có nhiều thành viên, giống như trong một gia đình, bất kỳ tổ chức, công ty hoặc cơ quan quản lý nào trước tiên phải đặt ra các quy tắc của trò chơi. Vấn đề không phải là đưa ra các quy định nghiêm ngặt, mà là tạo ra một bầu không khí tin cậy bằng cách chỉ định các quy tắc đơn giản của decorum:
- mọi người đều có thể thể hiện bản thân,
- lời nói của mọi người được tôn trọng,
- tất cả các nhận xét đều nhằm mục đích xây dựng,
- …
Các quy tắc này có thể được điều chỉnh tùy theo phản hồi được cung cấp.
Các loại hoạt ảnh khác nhau
Bàn tròn
Người điều hành chỉ ra chủ đề phản ánh cho những người tham gia nghiên cứu trước khi lần lượt phát biểu. Khi bảng tham quan kết thúc, điều hành viên tổng hợp các phản ánh khác nhau trên bảng.
Phương pháp này cho phép:
- để thúc đẩy sự phản ánh của cá nhân,
- liên quan đến tất cả sự hỗ trợ,
- để nhận được phản hồi và cảm nhận từ mỗi người tham gia.
Sơ đồ tư duy
Thay vì được chia nhỏ như trước đây, các ý tưởng khác nhau được tổ chức và cấu trúc. Bạn dựa vào nhóm để thiết lập cấu trúc cây, sử dụng các màu sắc hoặc hình ảnh khác nhau để minh họa cho các từ khác nhau.
Kỹ thuật hoạt hình này:
- thúc đẩy ghi nhớ,
- tạo điều kiện cho sự sáng tạo thông qua các liên kết ý tưởng,
- cho phép bạn cấu trúc thông tin theo cách giống như bộ não,
- tiếp thêm sinh lực cho nhóm và tạo ra sự tương tác.
Động não
- Người điều hành trình bày chủ đề để phản ánh trên bảng, không nên chia nhỏ chủ đề thành nhiều câu hỏi.
Những người tham gia nói chuyện khi thuận tiện và tự do kiểm soát trí tưởng tượng của họ. Những người khác có mặt đã không bình luận về những ý tưởng đã nêu. Cơ quan quản lý chỉ cần diễn đạt lại nếu cảm thấy cần thiết, khuyến khích khán giả lên tiếng, ghi chú các ý tưởng lên bảng và phân loại chúng. - Trong các nhóm nhỏ gồm hai hoặc ba người, những người tham gia phản ánh các ý tưởng được đề xuất, phân loại chúng theo thứ tự ưu tiên và chia sẻ suy nghĩ của họ với khán giả. Cuối cùng, thông hoạt viên, sau những bài thuyết trình này, đưa ra một bản tóm tắt để đạt được các giải pháp.
Động não cho phép:
- để thúc đẩy sự xuất hiện của những ý tưởng mới mà không có giới hạn của trí tưởng tượng,
- để thực hiện sự sáng tạo,
- để thúc đẩy và phát triển tinh thần đồng đội.
Nghiên cứu điển hình
- Người điều hành nêu một tình huống cụ thể phục vụ như một điểm khởi đầu cho sự phản ánh.
- Mỗi người tham gia nghiên cứu câu hỏi, sau đó các nhóm con gồm hai đến năm người được hình thành để :
để chỉ rõ các khía cạnh khác nhau của vấn đề,
đề xuất các giải pháp,
giữ lại một đề xuất và trình bày rõ ràng. - Cuối cùng, mỗi nhóm phụ trình bày một bản tổng hợp cho tất cả những người tham gia để xác định các giải pháp bằng cách sắp xếp thứ tự ưu tiên.
Nghiên cứu điển hình cho phép:
- phản ánh sâu sắc,
- để thúc đẩy tinh thần đồng đội,
- Để giải quyêt một vân đê.
Đến lượt câu hỏi
- Mỗi người tham gia chỉ ra trên tờ giấy một tình huống liên quan đến một vấn đề có tính chất kỹ thuật hoặc quản lý nhóm.
- Mọi người chuyển tờ giấy của họ cho người hàng xóm của họ, người đưa ra giải pháp. Các tờ giấy được luân chuyển xung quanh bàn và mọi người bổ sung thông tin chi tiết và nhận xét của họ. Tờ giấy nên được gấp lại với mỗi lần vượt qua để người tham gia không bị ảnh hưởng bởi các nhận xét trước đó.
- Tờ trả lại cho người gửi người nghiên cứu các đề xuất, hình thành ý kiến và trình bày trước nhóm.
Lần lượt của câu hỏi làm cho nó có thể:
- lấy cảm hứng trực tiếp từ ý kiến của những người khác,
- cởi mở với những kinh nghiệm hoặc ý kiến khác,
- nhận thức và phản ánh về các chủ đề do nhóm nêu ra.
Thảo luận hòa giải
Lấy ví dụ về một nhóm làm việc, trong đó các cuộc họp diễn ra trong bầu không khí căng thẳng, nơi nảy sinh hiềm khích giữa các nhân viên. Nếu bạn muốn tháo gỡ những nút thắt này, hãy có một cuộc thảo luận hòa giải.
Một ví dụ khác về việc các đồng nghiệp duy trì quan hệ nghề nghiệp căng thẳng hàng ngày. Bạn biết rằng điều này sẽ đầu độc các mối quan hệ công việc ngoài những mối thù cá nhân và phá hoại tinh thần đồng đội.
Trong những tình huống này, người quản lý gặp gỡ các nhân vật chính và yêu cầu họ nỗ lực để cùng nhau làm việc tốt hơn.
Thay vì gặp riêng từng đồng nghiệp - điều này trong nhiều trường hợp là không cần thiết, hãy đề nghị nói chuyện với bạn để vấn đề có thể được giải quyết ổn thỏa trước khi nó trở nên phức tạp hơn. Hãy giải quyết cái ác tận gốc và hành động!
Vấn đề không phải là tổ chức một trận đấu quyền anh mà bạn sẽ tính điểm, mà là khuyến khích họ đặt bài lên bàn, "làm trống" và do đó giải phóng bản thân khỏi những cảm xúc bị kìm nén - sự hủy hoại đối với họ. bản thân họ và những người xung quanh, dù là tư nhân hay chuyên nghiệp.
Để làm được điều này, bạn đưa ra cho họ một khuôn khổ thảo luận cụ thể (mọi người lần lượt phát biểu ý kiến, không phán xét hay chỉ trích …).
Giải quyết gốc rễ của vấn đề sẽ một lần nữa khôi phục lại sự tự tin.
Bạn có thể đề xuất quy trình tương tự trước một cuộc họp mà việc thảo luận trở nên rất khó khăn. Giúp người đối thoại thoát khỏi sự bực bội hoặc hiểu lầm của họ giúp họ có thể thảo luận một cách thanh thản hơn.
Tạo kỹ thuật của riêng bạn
Nếu các phiên của bạn không bị giới hạn trong khuôn khổ pháp lý hoặc thể chế nghiêm ngặt (hội đồng quản trị, ủy ban, v.v.), bạn có thể thử nghiệm với một kỹ thuật khác để xác định loại điều kiện thuận lợi đáp ứng tốt nhất các câu hỏi của bạn.
Những thay đổi này, những cách tiếp cận câu hỏi mới này sẽ tạo động lực mới cho nhóm của bạn, đoàn tùy tùng chuyên nghiệp của bạn, các cuộc họp của bạn và hiệu quả hơn.
Vì vậy, hãy suy nghĩ về nó trước cuộc họp tiếp theo của bạn và kiểm tra nó trong phiên họp!
Tác giả - Eric CRAIPEAU -
Tùy viên hành chính kể từ năm 2008, sau khi tái xuất quân ngũ, Eric đã đảm nhiệm một số chức vụ mà trong thời gian đó, ông được kêu gọi tổ chức và tham gia nhiều cuộc họp trong khuôn khổ tiến hành đối thoại xã hội.
Đam mê phát triển bản thân và các mối quan hệ mà mọi người duy trì trong lĩnh vực xã hội và nghề nghiệp, anh ấy mong muốn chia sẻ kinh nghiệm của mình và cung cấp một số con đường có thể nuôi dưỡng tư duy của mọi người.
Anh ấy chia sẻ kinh nghiệm của mình qua cuốn sách mà anh ấy viết: “Những Cuộc Gặp Gỡ Chiến Thắng”.
* Có sẵn từ đối tác Amazon của chúng tôi
