Để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của tổ chức, bạn có 2 sự lựa chọn: áp dụng một thay đổi triệt để hoặc thực hiện các cải tiến gia tăng … Trong phương án thứ hai này, các nguyên tắc của Kaizen sẽ rất hữu ích cho bạn. Làm thế nào để thu lợi từ nó?
Kaizen là gì?
Ra đời trong ngành công nghiệp sản xuất của Nhật Bản, Kaizen là trung tâm của hoạt động sản xuất tinh gọn và Lean Six sigma của Toyota. Mục tiêu của nó là cải tiến liên tục các quy trình và hoạt động, bằng cách nhắm mục tiêu loại bỏ lãng phí, giảm rủi ro, cải tiến máy trạm và nói chung là tối ưu hóa năng suất.
Không giống như việc tìm kiếm những đổi mới đột phá và tái cấu trúc, triết lý này dựa trên ý tưởng rằng những thay đổi nhỏ, nhanh chóng và thường xuyên có thể có tác động mạnh mẽ. Về nguyên tắc thì đơn giản nhưng việc thực hiện đôi khi lại phức tạp.
Cụ thể: mặc dù được sử dụng trong công nghiệp, các nguyên tắc của Kaizen có thể được thực hiện trong các lĩnh vực hoạt động khác như dịch vụ, thương mại hoặc thậm chí vì hiệu quả cá nhân của riêng bạn.
Lợi ích của phương pháp này
Ngoài những cải tiến tổng thể được nêu trong định nghĩa, cách tiếp cận này hoạt động trực tiếp trên:
- sự hài lòng của nhân viên: bằng cách tính đến các hành động của họ trong việc cải thiện điều kiện làm việc và tối ưu hóa hiệu quả của họ.
- sự hài lòng của khách hàng và lòng trung thành của họ: với các sản phẩm và dịch vụ chất lượng tốt hơn.
- tối ưu hóa các quy trình và nhiệm vụ: nhanh hơn, hiệu quả hơn.
- giảm thời gian dẫn: nhờ một tổ chức hiệu quả hơn.
- cải thiện tinh thần đồng đội và sự phối hợp giữa các dịch vụ: thông qua thói quen làm việc cùng nhau.
Điều này thường góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh và lợi nhuận của công ty: sản phẩm chất lượng cao với chi phí tốt nhất.
Nguyên tắc Kaizen
Đây là điểm quan trọng nhất trong hồ sơ này. Người ta thường đề cập đến 10 nguyên tắc, mặc dù tùy theo các nguồn mà nội dung của danh sách có khác nhau. Như chúng ta đã thấy, nó không phải là một công cụ, mà là một trạng thái tâm trí toàn cầu dựa trên một số nguyên tắc ủng hộ:
- chủ động trong giải quyết vấn đề: đừng chờ đợi sự xuất hiện của họ, dự đoán và hành động là những từ khóa.
- đặt câu hỏi về thực tiễn hiện tại: không hài lòng với các giải pháp có hiệu quả, tìm cách không ngừng cải tiến phương pháp và quy trình làm việc.
- trao quyền cho nhân viên (hoặc sự tham gia) để họ trở thành tác nhân giải quyết vấn đề.
- tìm kiếm các giải pháp với chi phí thấp nhất: trong triết lý Kaizen, cuộc cách mạng liên quan đến những điều chỉnh tài chính nhỏ, không đau. Không có vấn đề gì về việc vứt bỏ mọi thứ và bắt đầu lại. Từ "đầu tư" không phải là một phần của ngôn ngữ được sử dụng.
- tìm kiếm nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề với phương pháp 5 tại sao: không bị giới hạn trong vẻ bề ngoài, đào sâu vào sự hiểu biết về "nguyên nhân gốc rễ" để hành động khi cần thiết.
- hợp tác ra quyết định: Tốt hơn là bạn nên hỏi ý kiến của một số người để so sánh các quan điểm và làm phong phú thêm các phân tích từ các góc độ khác nhau hơn là quyết định một mình theo góc của mình.
- sửa chữa trục trặc hoặc lỗi ngay khi chúng xuất hiện. Đừng để mọi thứ lắng xuống. Trong đó gia nhập nguyên tắc chủ động.
3M - 3 loại chất thải
Việc giảm thiểu chất thải là một chủ đề chung trong quá trình cải tiến liên tục. Nó được thực hiện bằng phương pháp 3M, xác định 3 nguồn chất thải:
- Muda : hoạt động không cung cấp giá trị gia tăng (tồn kho không hoạt động, sản xuất quá mức, thay thế nhà điều hành không cần thiết, v.v.). Người ta thường nghe về 7 mudas:
- - Di chuyển vô ích: sự di chuyển của những người vô ích. Ví dụ: tổ chức một cuộc họp yêu cầu sự hiện diện thực tế của những người tham gia khi một cuộc họp ảo là đủ.
- - thời gian chờ đợi không cần thiết
- - phương tiện di chuyển không cần thiết: du lịch không có giá trị gia tăng
- - các phương pháp điều trị không cần thiết
- - sản xuất thừa: sản xuất nhiều hơn mức cần thiết
- - overstocking: cổ phiếu quá khổ
- - không chất lượng: các bộ phận bị lỗi hoặc chất lượng dịch vụ nói chung yêu cầu một nhiệm vụ bổ sung.
- Mura : sự bất thường trong một quá trình (ví dụ: các biến thể trong quá trình sản xuất một sản phẩm hoặc một dịch vụ).
- Trưởng thành : những khó khăn đột ngột trong việc hoàn thành nhiệm vụ (đào tạo không đủ, công cụ không phù hợp, v.v.) tạo ra tình trạng quá tải, dư thừa, nỗ lực không cần thiết, nguồn áp lực và căng thẳng.
Thực hiện: Các công cụ Kaizen
Một lần nữa, Kaizen không thực sự là một phương pháp, mà là một tư duy nguyên tắc hơn. Tuy nhiên, có một số công cụ để phù hợp với cách tiếp cận này.
PDCA
Đầu tiên trong số này là PDCA (hoặc bánh xe Deming) cho phép cấu trúc quá trình cải tiến liên tục bằng cách phân biệt 4 giai đoạn:
- Kế hoạch : phân tích và lập kế hoạch
- Làm : bước hoạt động của hành động, thực hiện
- Đánh dấu : xác minh và kiểm soát
- hành động : các điều chỉnh có thể có sau "kiểm tra"
Xem tệp thực tế của chúng tôi về chu trình PDCA
5 chữ S
Tập trung vào cách bố trí không gian làm việc, phương pháp 5S nhằm mục đích làm cho môi trường gần đó có tổ chức, an ninh và sạch sẽ.
Từ viết tắt này sử dụng các chữ cái tiếng Nhật của:
- Seiri / Loại bỏ - Loại bỏ những gì không cần thiết
- Seiton / Dọn dẹp - Xếp theo thứ tự
- Seiso / Clean - Làm cho không gian làm việc sạch sẽ
- Seiketsu / Duy trì trật tự - Áp dụng các phương pháp hay để giữ cho không gian làm việc gọn gàng
- Shitsuke / Hãy nghiêm túc: Để thực hiện 4S trước đó
Để tìm hiểu thêm, hãy xem bài đăng thực hành 5S của chúng tôi.
Các công cụ khác:
- Kanban: phương pháp "đúng lúc" để giảm bớt công việc đang thực hiện
- Quản lý thị giác: để đạt được hiệu quả bằng cách sử dụng các thiết bị trực quan (KPI hiển thị trên tường, trên màn hình kỹ thuật số, v.v.) để truyền đạt thông tin và mục tiêu.
