Chúng ta thường có thời gian hạn chế để hoàn thành một số lượng rất lớn các nhiệm vụ. Tuy nhiên, có tổ chức trong công việc của bạn là một đảm bảo tiết kiệm thời gian và hiệu quả, chưa kể đến sự yên tâm khi đi cùng với nó.
Vô số nhiệm vụ, ít nhiều đã được chứng minh, những trường hợp khẩn cấp không lường trước được … đôi khi người quản lý khó có thể rời khỏi tay lái và dành khoảng cách cần thiết để quản lý mọi việc một cách đầy đủ và hiệu quả.
Do đó, điều cần thiết là anh ta phải biết cách đưa ra lựa chọn bằng cách tập trung vào những gì đáng được đối xử. Nói cách khác, "làm những việc phù hợp theo đúng thứ tự" hoặc thậm chí có thể sắp xếp các ưu tiên khác nhau.
Tại sao lại ưu tiên?
Trên thực tế, biết cách sắp xếp công việc và ưu tiên các nhiệm vụ cần hoàn thành là một trong những chìa khóa thành công cho bất kỳ người quản lý nào - cho cả bản thân và toàn bộ nhóm, thậm chí là toàn bộ công ty của anh ta. Việc có thể sắp xếp thông qua các trường hợp khẩn cấp, nghĩa vụ và những trường hợp khác cho phép người quản lý đặc biệt:
- Ít lãng phí thời gian hơn : ngừng lãng phí thời gian với những công việc không cần thiết hoặc những công việc có thể được ủy quyền.
- Giảm căng thẳng : một tâm trí có tổ chức là một tâm trí thanh thản hơn.
- Chấm dứt sự trì hoãn : bắt đầu và làm việc với những thói quen xấu.
- Đạt được hiệu quả : tránh trì hoãn hàng giờ để biết việc nào cần ưu tiên, cơ cấu công việc và cách thức thực hiện.
- Sẵn sàng hơn cho nhân viên của bạn : ưu tiên để giải phóng thời gian và có thể hoàn toàn lắng nghe nhân viên của bạn.
- Quản lý tốt hơn những thay đổi không lường trước và hiểu được : lập kế hoạch công việc của bạn để giữ một số thời gian dành cho các sự kiện không lường trước được và do đó dẫn dắt các chuyển đổi hiệu quả hơn.
- Phát triển trí tuệ cảm xúc của bạn : tách mình ra khỏi những niềm tin hạn chế của bản thân cũng như tất cả những cảm giác phá hoại làm suy yếu công việc và bóp méo nhận thức của chúng ta về mọi thứ và mức độ quan trọng của chúng.
Các phương pháp và công cụ để quản lý các ưu tiên
Các phác thảo rộng của công việc ưu tiên có thể được truy tìm như sau:
- Nhận định : liệt kê chính xác tất cả các nhiệm vụ cần hoàn thành, không gắn với bất kỳ mức độ quan trọng hoặc khẩn cấp nào đối với chúng trong thời điểm hiện tại.
- Phân tích : phân loại các mục khác nhau được liệt kê ở trên: những gì bạn phải làm cá nhân, những gì bạn có thể ủy quyền, cũng như giới hạn thời gian cho hành động, mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng mục.
- Diễn : một khi các ưu tiên đã được liệt kê, điều cần thiết là phải giải quyết nhanh những việc cấp bách nhất, sau đó đưa ra kế hoạch ưu tiên như đã xác định.
- Để theo dõi : thường xuyên theo dõi tiến độ của các dự án và diễn biến của tình huống khẩn cấp và / hoặc các ưu tiên để điều chỉnh kế hoạch hành động của bạn.
đừng quên ủy quyền những gì có thể được. Muốn làm mọi thứ sẽ không có ý nghĩa gì nếu bạn không có thời gian để hoàn thành tất cả đúng thời hạn.
Bạn sẽ tìm thấy bên dưới cũng như trên các trang phụ lục của chúng tôi một số phương pháp, kỹ thuật và công cụ. Bạn có thể tự do áp dụng cách phù hợp nhất với hoàn cảnh của mình hoặc người mà bạn cảm thấy thoải mái nhất.
Phân loại A-B-C-D
Đây là một danh sách đơn giản về các nhiệm vụ / dự án sẽ được thực hiện. Giải thích danh sách của bạn theo phân loại sau:
- A - Các công việc cần thiết phải thực hiện . Đối với một số người, câu hỏi không nảy sinh vì tiền cược cao. Chúng phải được xử lý ngay lập tức. Lưu ý xem họ có được ủy quyền hay không và nếu có thì giao cho ai, khi nào, v.v.
- B - Những thứ quan trọng, nhưng thấp hơn những thứ đầu tiên một bậc . Cổ phần vừa phải hơn về thời gian và / hoặc tác động.
- VS - Lớp học ở đây những điều thú vị để làm , nhưng không có tác động. Nó tốt hơn rồi.
- NS - Những thứ kia loại bỏ : chúng là những thứ không mang lại giá trị gia tăng và không có tầm quan trọng thực sự. Đây có thể là trường hợp cho một số nhiệm vụ hành chính.
Xem qua từng loại, và trong mỗi loại, hãy phân loại lại: A1 - A2 - A2 - B1… từ quan trọng nhất, ưu tiên, đến ít khẩn cấp nhất. Điều này cung cấp cho bạn một danh sách ưu tiên.
Lừa : nếu bạn do dự về một nhiệm vụ, hãy so sánh nó với những nhiệm vụ khác, đã được phân loại: "Cái nào trong 2 cái là quan trọng nhất?". Bạn sẽ biết vị trí của nó.
Ma trận tầm quan trọng / khẩn cấp của Eisenhower
Ma trận này cũng dựa trên 4 hộp kết hợp 2 trục: tầm quan trọng và cấp bách . Nó cho phép chia nhỏ từng mục theo 2 tiêu chí này để đi đến việc đọc tổng hợp các ưu tiên. Tất nhiên, nhiệm vụ trong hộp "quan trọng / khẩn cấp" yêu cầu hành động càng sớm càng tốt .
Bạn cũng có thể tính đến các tiêu chí khác, chẳng hạn như thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ hoặc tính đến dễ xử lý .
(lại) Khám phá ma trận Eisenhower để xác định các nhiệm vụ được ủy quyền và xác định các hành động.
Kỹ thuật POMODORO
Cách tiếp cận này dựa trên một thực tế đã được chứng minh rằng việc tập trung vào vô số nhiệm vụ trong suốt một ngày làm việc mà không thực sự nghỉ giải lao hoàn toàn phản tác dụng.
Mục tiêu của phương pháp này là tập trung 100% vào một nhiệm vụ duy nhất trong 25 phút (1 phiên), sau đó nghỉ giải lao trước khi bắt đầu một giây. Một khoảng nghỉ lớn hơn được thực hiện sau nhiều phiên. Một phương pháp đơn giản, nhưng hiệu quả ghê gớm!
Để đọc: kỹ thuật Pomodoro chi tiết
Phương pháp NERAC
Đây là một cách tiếp cận cho phép đạt được hiệu quả trong việc quản lý thời gian bằng cách tạo một bảng đơn giản lấp đầy. Tên của nó được sinh ra từ từ viết tắt mà nó đề cập đến, mỗi chữ cái đại diện cho một cột của bảng:
- "N" cho Cần lưu ý : cột đầu tiên này liệt kê tất cả các hành động / nhiệm vụ / dự án sẽ được hoàn thành mà không cần ưu tiên hoặc bất kỳ thứ tự thời gian nào.
- "E" cho Ước tính, ước lượng : câu hỏi ở đây là ước tính "thời lượng dự kiến" của mỗi nhiệm vụ được liệt kê ở trên.
- "R" cho Để đặt : mục tiêu là giữ một biên độ điều động nhất định cho những trường hợp không lường trước được - bao gồm cả thời gian được phân bổ cho việc quản lý công ty cũng như những điều chỉnh cần thiết, nếu cần thiết.
- "Có cho Trọng tài : mức độ quan trọng / khẩn cấp của từng nhiệm vụ được quyết định bằng cách nêu rõ các quyết định liên quan cũng như thời gian hoàn thành của chúng.
- "Nó được dùng để Điều khiển : điều này liên quan đến việc chỉ định một người quản lý chịu trách nhiệm kiểm tra việc thực hiện đúng nhiệm vụ, việc đạt được các mục tiêu, tuân thủ thời hạn và phân tích bất kỳ sự khác biệt nào giữa dự báo và thực tế.
Để kết luận, điều quan trọng là phải nói rằng Mặc dù có rất nhiều công cụ và cách tiếp cận đa dạng và phong phú để sắp xếp thứ tự ưu tiên, nhưng sẽ không có gì xảy ra nếu không có ý chí thực sự và một kỷ luật nhất định từ phía bạn.
