Cuộc họp im lặng: im lặng và năng suất trong cuộc họp

Đến thẳng từ Hoa Kỳ và đã được thử nghiệm bởi một số nhà lãnh đạo vĩ đại (đặc biệt là Jeff Bezos, Giám đốc điều hành của Amazon hoặc thậm chí, các cuộc họp im lặng - hoặc các cuộc họp im lặng bằng tiếng Pháp - là kín đáo. Tuy nhiên, chúng sẽ hiệu quả hơn các cuộc họp truyền thống.

Thật vậy, Steven G. Rogelberg, giáo sư quản lý lỗi lạc người Mỹ - cũng là chuyên gia tư vấn cho các nhóm lớn, đã tiến hành phân tích hiệu quả của các cuộc họp và hiện tượng đoàn tụ. Anh ấy đã phát hiện ra rằng những buổi hội thảo cấm nói hoàn toàn hoặc chỉ diễn ra trong một khoảng thời gian cố định sẽ hiệu quả hơn.

Sau đó, ông đã có ý tưởng thay thế những cuộc nói chuyện ồn ào bằng miệng, nơi những người tham gia đôi khi bị buộc phải nói to để được nghe, bằng cách "tẩy não". Ý tưởng là để tất cả mọi người viết ra ý tưởng và suy nghĩ của họ trên một mảnh giấy một cách ẩn danh thay vì nói. Sau đó, điều hành viên có thể phân phát ngẫu nhiên các bài báo cho nhóm hoặc hiển thị chúng để mọi người có thể đọc và có thể hoàn thành chúng.

"Cuộc họp im lặng" là gì?

Cuộc họp có thể được tổ chức thực tế hoặc thực tế. Mục tiêu của một phiên họp như vậy là cho phép tất cả những người tham gia đọc nội dung chi tiết của cuộc họp, suy nghĩ về nó riêng lẻ Trước hết, bày tỏ nếu cần thiết những suy nghĩ của mình và những ý kiến, nhận xét khác, v.v. bằng văn bản và khi nào ẩn danh trước khi mọi thứ được kết hợp với nhau.

Việc phát biểu có thể bị cấm hoàn toàn hoặc chỉ trong khoảng thời gian được xác định trước trong thời gian đó mỗi học viên có thể phản ánh bằng văn bản về vấn đề đặt ra hoặc ghi chú lại tài liệu do người điều hành phân phối và đưa ra ý kiến ​​của mình. Toàn bộ, v.v. .

Một lựa chọn là thiết lập, khi bắt đầu mỗi cuộc họp, một khoảnh khắc im lặng trong đó mỗi người tham gia dành thời gian để đọc (lại) chương trình nghị sự, vấn đề sẽ được thảo luận cũng như mục tiêu của cuộc họp nói trên. Sau đó, chỉ sau khi, mở từ và trao đổi. Điều này cho phép thông hoạt viên đảm bảo rằng mọi người đều quen thuộc với đối tượng được điều trị và việc phản ánh sẽ có kết quả.

Ưu điểm và hạn chế

Nếu những cuộc họp im lặng này vẫn tương đối không thường xuyên, thì thực tế là chúng mang lại một số lợi thế đáng kể khi bạn biết cách tiến hành chúng.

Điểm mạnh

• Nó sẽ làm phát sinh hiệu quả tư duy hơn và tạo ra ít căng thẳng hơn cho những người tham gia, với bầu không khí có lợi cho sự tập trung.
• Văn bản của cuộc họp tạo ra một chuẩn bị tốt hơn chương trình nghị sự, các chủ đề khác nhau sẽ được thảo luận và các mục tiêu .
• Tính ẩn danh của các chú thích tạo ra một khía cạnh dân chủ hơn để trao đổi và cung cấp cho mọi người cơ hội thể hiện bản thân và / hoặc được lắng nghe mà không sợ hãi để tỏ ra lố bịch hoặc bị đánh giá.
• Các ý tưởng sáng tạo hơn, chu đáo hơn, có chất lượng tốt hơn hơn trong các cuộc tranh luận bằng miệng.
• Các người tham gia có thời gian để tiếp thu thông tin giao cho họ,
• Các ít thảo luận không cần thiết hoặc vô sinh ,
• Những người vắng mặt có một bản ghi chính xác và chi tiết của cuộc họp.

Nhược điểm

• Tuy nhiên, việc chuẩn bị một cuộc họp im lặng đòi hỏi nhiều thời gian hơn. hơn một cuộc họp cổ điển.
• Những phiên im lặng này là không thích hợp cho các hội thảo dài .

Làm thế nào để tổ chức một cuộc họp im lặng?

Các cuộc họp này có thể hoàn toàn im lặng - mọi thứ được thực hiện bằng văn bản - hoặc chỉ một phần - chúng bắt đầu bằng việc đọc thầm vấn đề cần giải quyết và sau đó mở ra cho các cuộc tranh luận bằng miệng.

Chúng có thể ở các dạng khác nhau:

• Các cuộc họp mà tất cả mọi người đều có mặt đầy đủ trong cùng một phòng mà toàn bộ hoặc một phần cuộc họp diễn ra trong im lặng.
• Các cuộc họp từ xa mà mỗi người tham gia giao tiếp bằng văn bản với những người khác thông qua phần mềm như skype (loại cuộc họp này sau đó được gọi là "skype im lặng"). Do đó, thông tin được truyền đi bằng văn bản, mỗi người theo dõi những gì đã được nói.

Hơn bao giờ hết, vai trò của người điều hành / hỗ trợ là rất cần thiết trong loại cuộc họp này. Do đó, điều quan trọng là phải chuẩn bị một cách hiệu quả.

1. Preperation

   • Viết một chương trình chi tiết mà bạn gửi cho các bên quan tâm và bao gồm:
     • hàng giờ, sắp xếp cuộc họp (ảo, vật lý - trong trường hợp đó chỉ định địa điểm chính xác của cuộc họp).
     • những người tham gia - danh tính, chức vụ, v.v. Cho biết tên của người điều hành.
     • loại cuộc họp : chỉ định diễn biến của cuộc họp im lặng này - thường là 30 phút đọc thầm, sau đó là cuộc tranh luận bằng văn bản hoặc bằng miệng, thời lượng mà bạn cũng phải xác định (có thể thay đổi tùy thuộc vào chủ đề của cuộc họp và các vấn đề). Nếu một số mục quan trọng cần được xem xét, đừng ngần ngại chia cuộc họp thành nhiều cuộc họp im lặng phụ lần lượt.
     • các mục sẽ được thảo luận.
     • ghi bàn chi tiết cuộc họp
   • Chuẩn bị - hoặc đã chuẩn bị - các tài liệu sẽ được đọc trong im lặng:
     • Viết một tài liệu cho mỗi mục được đề cập, bao gồm tất cả các thông tin quan trọng cần thiết cho cuộc thảo luận.
     • rõ ràng và cụ thể, sử dụng câu, không chỉ từ khóa. Mục đích là để bắt đầu đối thoại.
     • bao gồm càng nhiều thông tin càng tốt để tránh phải tìm kiếm thông tin ở nơi khác.

2. Tiến hành cuộc họp im lặng

   • Nhanh chóng nhớ lại tiến trình của phiên làm việc bằng cách xác định cụ thể thời gian được phân bổ cho các giai đoạn khác nhau của cuộc họp.
   • Bắt đầu với yêu cầu đọc im lặng các tài liệu được phân phối .
   • Hãy nói rõ rằng bạn nên đọc hết tài liệu trước khi bình luận hoặc đặt câu hỏi.
   • Mỗi người tham gia chú thích các tài liệu nhận xét, ý kiến ​​của anh ấy, v.v.
   • Trong thời gian đọc và viết nhận xét này, điều hành viên - bạn hoặc một người khác được chỉ định trước - đã có thể xác định các mục sẽ yêu cầu tranh luận bằng miệng - ý kiến ​​đối lập hoặc các nguồn gây hiểu lầm và / hoặc xung đột, v.v.
   • Cho biết thời gian im lặng kết thúc .
   • Hướng dẫn các cuộc thảo luận dựa trên các yếu tố bạn phát hiện trong các nhận xét bằng văn bản.

3. Kết thúc phiên họp

   Trước khi hoãn cuộc họp, bạn xác định rõ những hành động sẽ được thực hiện, thời hạn nào, ai và có thể thiết lập một cuộc họp im lặng mới.