Tóm lược
- Vai trò của điều hành viên
- Các giai đoạn can thiệp chính
- Tổ chức và chuẩn bị cuộc họp
- Giai đoạn giới thiệu
- Viện trợ sản xuất
- Phần kết luận
- Các phẩm chất của thông hoạt viên
- Đồng tổ chức một cuộc họp
Vai trò của người điều phối
Vai trò điều hành viên của bạn có thể được tóm tắt trong 2 hoạt động:
giúp sản xuất để đạt được các mục tiêu đã đặt ra: đây là kỳ vọng chính mà nhóm có thể có đối với người điều hành của mình. Giúp anh ta làm việc hiệu quả theo hướng mong muốn để có được kết quả mong muốn.
cấu trúc và điều phối nhóm : để có hiệu quả, bắt buộc phải điều tiết nhóm. Cho phép tất cả mọi người đưa ra ý kiến của họ, bình tĩnh các nhân vật thống trị, kiềm chế để đi đúng hướng, khởi động lại nếu các cuộc tranh luận bị sa lầy … tóm lại, trục quan trọng thứ hai do đó nằm ở vai trò hỗ trợ thành công của nhóm.
Chủ trì cuộc họp: các giai đoạn chính của can thiệp
Thuật ngữ "thúc đẩy" bao gồm một loạt các hành động mà bạn phải thực hiện ở các giai đoạn khác nhau của cuộc họp.
Tổ chức và chuẩn bị cuộc họp
Nó không phải là hoạt hình nói một cách chính xác mà là giai đoạn rất quan trọng đối với hiệu quả của cuộc họp Tương lai. Nó được chia thành 3 phần:
- - lựa chọn người tham gia: tùy thuộc vào đối tượng
- - chuẩn bị nội dung: biên dịch dữ liệu thông qua tệp, phân tích trước, v.v.
- - tổ chức vật chất: phòng, dụng cụ, tập hợp …
Học nhiều hơn về chuẩn bị cho một cuộc họp
Giai đoạn giới thiệu
Sau khi chào đón những người tham gia, vai trò của bạn là trình bày chủ đề, các vấn đề liên quan để khởi động các cuộc thảo luận.
Bạn cũng có thể cung cấp một phương pháp làm việc để giải quyết vấn đề được đề cập và đề xuất tổ chức các cuộc tranh luận.
Sau đó, bạn gửi cho tập hợp một hệ thống phân cấp các điểm cần xử lý, tổng hợp, tóm tắt, thời gian biểu, v.v. Ngắn bạn là kiến trúc sư của cuộc họp.
Bạn thiết lập các quy tắc ứng xử : ràng buộc về việc nói ra và lắng nghe ý kiến của người khác, tôn trọng lịch trình, bất kỳ tính bảo mật nào cần được duy trì, v.v.
Viện trợ sản xuất
Trong cuộc họp, bạn trung tâm của vai trò của bạn với tư cách là người hỗ trợ. Đến lượt bạn phải:
- Kích thích nhóm: bằng cách sử dụng các công cụ giao tiếp (định dạng lại, câu hỏi, v.v.), bạn hồi sinh khi động lực giảm xuống, bạn khuyến khích mọi người khám phá một lĩnh vực có vẻ phù hợp, bạn tạo điều kiện cho ý tưởng xuất hiện, v.v.
- Quản lý việc nói: bằng cách điều chỉnh các cuộc trao đổi, cho phép tất cả mọi người thể hiện bản thân (ngay cả những người hướng nội nhất), bằng cách đảm bảo rằng sự cân bằng về thời gian nói giữa mỗi người tham gia được tôn trọng …
- Hỗ trợ các thành viên gặp khó khăn trong nhóm. Đừng để sức nặng của tập thể đè bẹp một người tham gia.
- Kiểm soát những cộng tác viên khó tính: những người nói nhiều, hung hăng, "Tôi biết tất cả mọi thứ" và các cấu hình khác vẫn yêu cầu quản lý có mục tiêu để không cắt giảm hoạt động sản xuất của nhóm và để các cuộc tranh luận bị sa lầy vào những cân nhắc không liên quan.
- Xử lý xung đột giữa những người tham gia: không cho phép khí hậu có hại xâm nhập vào.
- Ngăn chặn sự phân tán và tái tập trung nếu áp dụng cho chủ đề chính, mục tiêu, thời hạn.
Phần kết luận
Bạn phải tổng hợp thống nhất với nhóm. Bạn cũng viết báo cáo và đảm bảo sự theo dõi của cuộc họp: các hành động thí điểm, lập kế hoạch cho một cuộc họp mới, v.v.
Các phẩm chất của thông hoạt viên
Để một nhóm hoạt động hiệu quả đòi hỏi những phẩm chất thực sự như:
- cảm giác tiếp xúc và đồng cảm,
- chân thành và minh bạch,
- khả năng xử lý hài hước và … nghiêm túc,
- lãnh đạo được lắng nghe và đáng tin cậy trong vai trò điều phối viên,
- lòng khoan dung,
- tinh thần trách nhiệm,
- sự tò mò tích cực và khả năng đặt câu hỏi về ý tưởng.
Thường là những phẩm chất bẩm sinh, nhưng cũng có thể được trau dồi. Để tổ chức một cuộc họp đòi hỏi kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ để phát triển.
Xem phương pháp Philips 6x6 để hỗ trợ cuộc họp hiệu quả
Làm thế nào để bạn cải thiện?
Kinh nghiệm tích lũy được liên quan đến mối bận tâm với một câu hỏi thường trực sẽ giúp bạn tốt hơn từ cuộc họp này sang cuộc họp khác.
Sau mỗi hoạt ảnh, hãy ngồi xuống và tóm tắt những gì đã hiệu quả và những khó khăn bạn gặp phải . Đối với điểm thứ hai này, hãy nghĩ về những gì bạn có thể đã làm để hiệu quả hơn. Cuộc phỏng vấn cá nhân này là một bước cần thiết để cải thiện bản thân.
Đồng tổ chức một cuộc họp
Mô hình cổ điển để tạo điều kiện cho một cuộc họp như sau: một người điều hành và một nhóm. Trong một số trường hợp, hoạt ảnh nhóm là bắt buộc.
Đây là trường hợp cần thiết phải tiến hành các cuộc thảo luận dưới vỏ bọc của một chuyên gia kỹ thuật. Ngoài ra khi một người quản lý mới được đi cùng với một cấp cao. Người thứ hai sau đó có mặt để hỗ trợ điều chỉnh lại các cuộc trao đổi và trấn an chú ngựa con của mình.
Chúng ta hãy xem xét một cách tổng quát hơn những ưu điểm và hạn chế của hoạt hình nhóm.
Những đóng góp của hoạt hình đồng
Giải pháp này có nhiều ưu điểm như:
- - trong khi một điều hành viên ghi lại các ý tưởng từ căn phòng trên bảng lật, người thứ hai vẫn có sẵn để duy trì sự năng động của nhóm,
- - trong trường hợp có một tình huống căng thẳng, một bên hỗ trợ bên kia để thay thế nó trong lĩnh vực ý tưởng và tranh luận,
- - 2 diễn giả chia sẻ quan điểm, bổ sung kiến thức chuyên môn để thúc đẩy công việc
- - trong trường hợp làm việc theo hội thảo, mỗi điều hành viên phụ trách một nhóm nhỏ để họ làm việc và gửi lại bản tóm tắt cho tất cả những người tham gia.
Giới hạn của bài tập
Sự đồng nhất và hiểu biết tốt phải là quy tắc. Nếu xung đột xảy ra giữa mọi người, nếu một trong hai cố gắng giành quyền lãnh đạo với chi phí của người thứ hai hoặc nếu không gian thể hiện của mỗi người không được tôn trọng (lời nói bị ngắt quãng, v.v.) … thì cuộc họp sẽ không hiệu quả hoặc thậm chí phản tác dụng. , người điều hành, mất uy tín.
Chuẩn bị, chìa khóa thành công
Để thành công trong bộ đôi phim hoạt hình này, điều kiện tiên quyết và là yếu tố thành công là sự chuẩn bị.
Phối hợp thượng nguồn là điều cần thiết để mọi người biết chính xác vai trò của họ và giới hạn lãnh thổ của họ trong các cuộc thảo luận. Ngoài ra, các mục tiêu phải được chia sẻ và chung. Sau đó, bộ đôi này sẽ sẵn sàng can thiệp một cách có tổ chức, trật tự.
