Tái cấu trúc là gì?
Đó là việc bắt đầu từ một tờ giấy trắng và xây dựng lại, thậm chí tái tạo lại hoạt động của một công ty, một thực thể, một dịch vụ, một quy trình hoặc một bộ phận khác của tổ chức.
Michael Hammer và James Champy đã đi tiên phong trong cách tiếp cận này - họ đã đi tiên phong trong việc triển khai nó.
Đối với cải tiến liên tục với bánh xe Deming và các nguyên tắc Kaizen , mục tiêu của công việc tái cấu trúc này là tối ưu hóa hiệu suất ngay cả khi cuối cùng thì 2 cách tiếp cận khác nhau.
Các cách tiếp cận như quản lý tinh gọn hoặc 6 sigma tinh gọn cung cấp một cách tiếp cận tối ưu hóa quy trình hoàn chỉnh để mang lại hiệu quả và hiệu suất hoạt động tốt hơn. Quản lý quy trình kinh doanh (BPM)
Có những người đam mê cho con đường mềm cũng như cứng. Một lần nữa, không có một phương pháp nào phù hợp với tất cả mọi tình huống. Điều này, tùy thuộc vào các vấn đề gặp phải, các cải tiến dự kiến, văn hóa doanh nghiệp và mức độ khẩn cấp của các hành động cần thực hiện, để đưa ra lựa chọn phù hợp nhất giữa 2 cách tiếp cận.
Xây dựng lại quy trình: bắt đầu từ đầu
Việc xếp chồng các giải pháp từng phần sẽ làm tăng độ phức tạp của tổ chức hơn là đơn giản hóa nó. đó là các khu vực tiềm ẩn sự cố trong tương lai hoặc hoạt động kém.
Tiếp tục chuỗi hoạt động về 0 loại bỏ sự phức tạp này bằng cách tìm ra cấu hình tốt nhất để hoàn thành một nhóm tác vụ một cách hiệu quả với một cách tiếp cận hoàn toàn mới.
Các mục tiêu của tái cấu trúc
Việc tìm kiếm để cải thiện hiệu suất được thể hiện bằng việc tăng năng suất, hiệu quả tốt hơn thông qua việc hiệu chuẩn hoàn hảo các nguồn lực, nhanh nhẹn hơn và tạo ra giá trị gia tăng. Cuối cùng, sự hài lòng của khách hàng được cải thiện nhờ các quy trình trơn tru và đáng tin cậy.
Các điểm tổ chức để một công ty hoạt động hiệu quả hơn
Giao diện, nguồn rối loạn chức năng
Các tổn thất về hiệu suất thường được xem xét ở mặt này. Biên giới bên trong (như kết nối giữa các dịch vụ) và bên ngoài (công ty với khách hàng, nhà cung cấp, v.v.) tạo ra các nút gây bất lợi cho việc xây dựng các quy trình trơn tru, không có sự gián đoạn .
Việc thiết kế lại quy trình đặc biệt quan tâm đến điểm này.
Một quá trình thành công là gì?
Dưới đây là một số nguyên tắc để xây dựng lại một tổ chức hiệu quả:
- từ dịch vụ kế hoạch mở và không có cạnh tranh
- trung hòa hành vi chủ nghĩa cá nhân
- Không có chất thải
- sử dụng cân bằng các thủ tục: họ là xương sống của doanh nghiệp, nhưng họ không nên trở nên xơ cứng. Quá nhiều thủ tục cản trở tính linh hoạt.
- sử dụng hợp lý công nghệ để không làm phức tạp các quy trình - vấn đề không phải là tự động hóa quá mức. Số hóa và chuyển đổi kỹ thuật số tạo điều kiện thuận lợi cho việc tự động hóa các nhiệm vụ, nó nên được sử dụng và không được lạm dụng. Những công nghệ này chỉ là phương tiện phục vụ hiệu suất.
- thời gian là một biến quan trọng màn biểu diễn
Làm thế nào để sắp xếp lại một quy trình?
Thực sự không có phương pháp nào là tuyệt đối. Tất cả phụ thuộc vào đặc điểm của công ty, bối cảnh, mục tiêu chiến lược của công ty. Kinh nghiệm những người lãnh đạo loại dự án này do đó rất quan trọng.
Tuy nhiên, có một số giai đoạn trong quá trình:
I - Nhận dạng quy trình: mục tiêu là biết đầu vào, đầu ra, giai đoạn, tác nhân của nó là gì … Một công cụ rất thiết thực cho bước này là phương pháp SIPOC.
2 - Phân tích / tìm kiếm giải pháp (xem các công cụ giải quyết vấn đề) : xác định những khó khăn mà các tác giả đã trải qua và các nguồn gốc của sự kém hiệu quả liên quan đến mức độ mong đợi - Nghiên cứu và lựa chọn các giải pháp về mặt tổ chức và công cụ.
3 - Chiếu trạng thái hiện tại lên trạng thái mong muốn , bắt đầu từ 0. Xem công cụ " Phân tích khoảng cách Mô tả quy trình mục tiêu (vận hành, mô hình hóa, các luồng thông tin và vật lý, nguồn nhân lực, tổ chức và tài chính) - Lựa chọn các chỉ số hoạt động.
4 - Xây dựng kế hoạch hành động : lựa chọn và lập kế hoạch hành động được thực hiện để định hình lại quy trình - Quản lý dự án để chuyển sang tổ chức mới (Ngân sách, Lập kế hoạch và khoanh vùng, quản lý thay đổi, đào tạo…).
5 - Thực hiện tổ chức mới: thực hiện kế hoạch hành động.
6 - Quản lý và giám sát hoạt động: mục tiêu là đảm bảo rằng dự án được thực hiện thành công. Kích hoạt phản hồi để học hỏi và tận dụng kinh nghiệm có được.
Các trụ cột của tái cấu trúc
Mục tiêu là chuyển đổi tổ chức để nó trở nên đáp ứng - với của các nhân viên có liên quan.
- Trao quyền: bằng cách làm cho các nhóm tự chủ hơn, bằng cách ưu tiên các quyết định càng sát với các vấn đề cần xử lý càng tốt.
- Đơn giản hóa: giảm bớt các giao diện, làm phẳng đường phân cấp.
- Tàu hỏa: một yếu tố cần thiết cho truyền những kỹ năng quan trọng cần nắm giữ . Đây là những kỹ năng mà làm cho một tổ chức nhanh nhẹn . Thật vậy, nhân viên có thể áp dụng các hành vi thích hợp khi họ gặp một tình huống mới.
- Giao tiếp : thúc đẩy trao đổi trong các nhóm (các cuộc họp, v.v.) mà không làm cho các cuộc họp trở thành nghi thức. Hãy ghi nhớ tầm quan trọng của tính linh hoạt.
- Tiến triển : Công việc trong chế độ dự án để không ngừng cải tiến tổ chức mới được đưa vào.
Một số điểm cảnh giác …
Thiết kế lại không giới hạn trong việc xác định lại chuỗi hoạt động, nhưng cũng trải qua thực tế xem lại mô tả công việc , thiết kế thủ tục mới , đào tạo công nhân, v.v. Nó thực sự là một công việc toàn diện bao gồm tất cả các khía cạnh của hoạt động của một tổ chức.
Nó cũng nên được quan tâm đặc biệt đến mọi người . Chúng tôi đã đề cập đến điều này ở trên với khóa đào tạo. Nhưng chúng ta phải đi xa hơn trong dự đoán khả năng chống lại sự thay đổi , thấy trước một kế hoạch hỗ trợ thực sự cho nhân viên trong các nhiệm vụ mới của họ.
