Tại sao và làm thế nào để đánh giá và giám sát các nhà cung cấp của nó?

Yêu cầu của bạn là gì? Chọn chỉ số nào ? Làm thế nào để có được chúng? Làm thế nào để xây dựng bảng điều khiển của bạn , chỉ định những người chịu trách nhiệm, đảm bảo theo dõi?… Rất nhiều câu hỏi mà bạn phải trả lời trước khi bắt tay vào cuộc phiêu lưu.

Đánh giá này cho phép bạn kiểm tra xem liệu các nhà cung cấp có đáp ứng đúng nhu cầu và mức độ yêu cầu của bạn hay không. Mục đích của các tiêu chí được sử dụng là để đo lường chất lượng dịch vụ do các đối tác của bạn cung cấp và so sánh chúng với các điểm chuẩn của bạn. Việc giám sát này được thực hiện trên cơ sở các đánh giá đơn giản ( thang đo mức độ hài lòng ) hoặc với sự trợ giúp của các biện pháp toàn diện hơn có tính đến kết quả cụ thể: thời gian giao hàng trung bình, thời hạn đáp ứng, khả năng phản ứng trong trường hợp có sự cố kỹ thuật, v.v.

Các ưu tiên đánh giá nên được dành cho những người mua và nhà cung cấp quan trọng. Để làm được điều này, cần phải phân đoạn danh mục mua hàng, xác định mức độ quan trọng của việc mua hàng và của các nhà cung cấp.

Đánh giá nhà cung cấp và chính sách chất lượng

Bảy nguyên tắc của Quản lý Chất lượng theo ISO 9004 được thiết kế để quản lý và đo lường hiệu quả của một tổ chức.
Nguyên tắc số bảy có tên "Quản lý mối quan hệ với các bên liên quan", (trước đây là ISO 9004: 2000: "Mối quan hệ cùng có lợi với các nhà cung cấp"). Nguyên tắc này mời gọi các công ty phát triển quan hệ đối tác của họ với các bên quan tâm.

Đây là nguyên tắc win-win. Đó là mối quan hệ dựa trên những thỏa thuận và thỏa hiệp giữa hai bên để mỗi bên đều hài lòng. Mối quan hệ này cải thiện khả năng tạo ra giá trị. Do đó nó có lợi cho cả hai bên. Để đáp ứng nguyên tắc thứ bảy này, có một số khả năng, bao gồm cả việc đánh giá các nhà cung cấp của nó.

Nhà cung cấp, một mắt xích trong chuỗi chất lượng

Nhà cung cấp cung cấp các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Bạn là khách hàng ở đây. Những sản phẩm này - nguyên liệu thô của bạn - ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm cuối cùng. Nếu chất lượng này bị suy giảm, nó có thể khiến doanh nghiệp của bạn phải trả giá đắt. Do đó, điều quan trọng là phải đánh giá các nhà cung cấp của bạn để đảm bảo rằng họ đáp ứng nhu cầu và lợi ích của công ty, cho dù về chất lượng sản phẩm hay về mặt đạo đức (Trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp).

Mục đích của việc đánh giá nhà cung cấp là gì?

Như trong bất kỳ dự án nào, điều quan trọng là phải nhắm mục tiêu nhu cầu của bạn. Có, bạn muốn đánh giá nhà cung cấp của mình, nhưng chống lại cái gì? Kho ? Một sản phẩm ? Một tiến trình ? Một dịch vụ? Thông thường, nó là sự kết hợp của tất cả những điều này. Ngay từ đầu, điều quan trọng là phải nghĩ về mục tiêu của bạn. Bạn muốn đánh giá điều gì? Một nhà cung cấp? Tất cả các nhà cung cấp? Bạn muốn có một kết quả định lượng hay định tính?

Mục đích của đánh giá này là để xác minh khả năng của nhà cung cấp của bạn trong việc:

• sản xuất một sản phẩm tuân thủ và / hoặc dịch vụ được yêu cầu
• đáp ứng các yêu cầu cụ thể trong suốt thời hạn của hợp đồng
• đảm bảo độ tin cậy của nguồn cung cấp (thời gian giao hàng, tính linh hoạt)
• đạt được tỷ lệ chất lượng / chi phí tốt nhất
• đảm bảo một hình ảnh tốt của công ty (môi trường và đạo đức)

Tại sao phải đánh giá một nhà cung cấp?

Bạn có biết rằng mỗi đồng euro tiết kiệm được khi mua hàng sẽ chuyển trực tiếp vào báo cáo thu nhập của công ty? Do đó, kiểm soát chất lượng của các nhà cung cấp của bạn có nghĩa là:

• muốn cải thiện chất lượng dịch vụ của bạn
• đảm bảo lợi ích kinh tế cho công ty
• đưa ra một hình ảnh tốt về công ty
• đảm bảo sản phẩm cuối cùng sẽ có chất lượng tốt

Ví dụ, khi bạn đang xây nhà, nếu nền móng xấu, thì bất cứ thứ gì xây trên cùng cũng vậy. Sau đó sẽ cần phải phá hủy mọi thứ để có thể xây dựng lại. Trong kinh doanh cũng vậy. Nếu các nhà cung cấp của bạn mang đến cho bạn một sản phẩm kém chất lượng, chất lượng của sản phẩm cuối cùng của bạn cũng sẽ bị suy giảm. Không thể quay lại. Khi sản phẩm bị giả mạo, điều gì sẽ xảy ra?

• Một sự trở lại / khiếu nại của khách hàng?
• Một sản phẩm bỏ đi?
• Thua lỗ?

Điểm cuối cùng này nói chung là lý do đầu tiên để công ty bắt đầu quy trình đánh giá nhà cung cấp. Đó là tất cả về chi phí. Bởi vì ngay cả một sản phẩm bị phá hủy cũng tạo ra chi phí cho công ty.

Khách hàng (bạn) cần biết hiệu suất của sản phẩm họ đang mua và phải tin tưởng vào độ bền của hiệu suất đó. Bởi vì trách nhiệm của các công ty đối với khách hàng, môi trường và xã hội của họ đòi hỏi phải kiểm soát các rủi ro liên quan đến các sản phẩm / dịch vụ được cung cấp và việc thực hiện chúng.

Đánh giá nhà cung cấp: Theo quan điểm của ai?

Mỗi chủ thể trong công ty có một nhu cầu cụ thể:

• nhà thiết kế muốn một sản phẩm đáp ứng các đặc tính cần thiết
• người mua yêu cầu một mức giá được kiểm soát và một nguồn đáng tin cậy
• nhà cung cấp muốn thời gian quay vòng nhanh chóng giữa yêu cầu và sự sẵn có của sản phẩm
• nhân viên lễ tân yêu cầu ghi nhãn chính xác các gói hàng và quy định lượng khách đến theo giờ mở cửa của dịch vụ
• thủ kho muốn đóng gói giúp việc xử lý dễ dàng hơn
• người dùng muốn một sản phẩm dễ sử dụng và nếu cần, hướng dẫn sử dụng thích hợp
• kế toán muốn các hóa đơn được thông báo đầy đủ
• người quản lý QSE muốn một sản phẩm tuân thủ đáp ứng các tiêu chuẩn, quy định và tiêu chuẩn của công ty
• nhà lãnh đạo muốn tất cả những điều này cùng một lúc

Khi nào bạn đánh giá một nhà cung cấp?

Đánh giá nhà cung cấp có thể được thực hiện trong suốt một dự án và tại bất kỳ thời điểm nào trong vòng đời sản phẩm / dịch vụ. Do đó, nó có thể là:

• để tham khảo một nhà cung cấp
• trong một cuộc gọi thầu
• sau một số điểm bất thường từ cùng một nhà cung cấp hoặc trên cùng một phạm vi sản phẩm
• như một phần của quá trình cải tiến liên tục Hệ thống Quản lý Chất lượng
• Vân vân.

Ví dụ: đánh giá một nhà cung cấp trước khi SEO là:

• tìm nhà cung cấp có khả năng đáp ứng nhu cầu, theo các thông số kỹ thuật do công ty xác định
• sắp xếp theo chính sách mua hàng của công ty (tiêu chí chấp nhận hoặc từ chối)
• tham khảo (các) nhà cung cấp, những người sau đó có thể trả lời một cuộc gọi thầu

Việc tham khảo nhà cung cấp tạo ra một chi phí đáng kể cho công ty. Do đó, đánh giá nhà cung cấp là một đòn bẩy cần thiết cho hoạt động của tổ chức.

Những gì phương tiện để thực hiện?

Có thể có các cách tiếp cận khác nhau:

• bằng cách đảm bảo rằng nó đáp ứng các thông số kỹ thuật do công ty ban hành (trên sản phẩm và trên hình ảnh)
• bằng cách tự đánh giá nó
• trong quá trình kiểm tra hệ thống: tổ chức hệ thống quản lý của công ty
• trong quá trình đánh giá sản phẩm: các đặc tính của sản phẩm liên quan đến các tiêu chuẩn / thông số kỹ thuật được xác định bởi công ty khách hàng
• trong quá trình phản hồi về một loạt các sản phẩm
• Vân vân.

Để đi xa hơn, hãy xem tệp phương pháp của chúng tôi: làm thế nào để đánh giá một nhà cung cấp?

Phần kết luận

Đánh giá các nhà cung cấp của bạn có nghĩa là trên hết là một quá trình liên tục cải tiến liên tục để đảm bảo cho khách hàng của bạn một sản phẩm và / hoặc dịch vụ chất lượng và cho phép công ty của bạn duy trì hiệu quả trong các hoạt động của mình.