Sơ đồ tổ chức là gì?
Nó là một công cụ thông tin và tổ chức được sử dụng trong các công ty để xác định các liên kết thứ bậc, tổ chức và chức năng tồn tại giữa các ngành nghề khác nhau trong cấu trúc của bạn.
Đó là một bức ảnh chụp tại thời điểm "T" của các vị trí được đảm nhiệm trong tổ chức của bạn và các mối quan hệ có thể tồn tại giữa chúng.
Nó cũng là một công cụ để phân phối các nhiệm vụ trong công ty.
Công dụng và vai trò: nó dùng để làm gì?
Trên hết, sơ đồ tổ chức là một công cụ giao tiếp nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc hiểu các mối quan hệ và liên kết hiện có trong công ty.
Nó đáp ứng các mục tiêu sau:
- Hiểu biết về hoạt động của tổ chức của một công ty hoặc một nhóm dành cho người mới.
- Kiến thức tốt hơn về những người đối thoại, vai trò của họ trong công ty, liên kết giữa các doanh nghiệp và mối quan hệ cấp dưới có thể tồn tại bên trong nó. Bằng cách này, mọi người đều biết vị trí xứng đáng của mình trong nhóm, không còn bất kỳ sự mơ hồ nào về vị trí phân cấp. Việc lập bản đồ này do đó thúc đẩy rất nhiều hiệu quả trong kinh doanh.
- Đó cũng là một công cụ phân tích rối loạn chức năng. Nó hữu ích cho các thành viên của ban quản lý để sửa chữa các vấn đề hiện có của tổ chức khi cần thiết.
- Anh ta tạo điều kiện tối ưu hóa tổ chức bằng cách xác định lại các nhiệm vụ được giao cho nhân viên. Do đó, công cụ này góp phần giảm chi phí trả lương của bạn.
- Được sử dụng bên ngoài (bởi khách hàng hoặc đối tác), đó là phương tiện để họ xác định hoạt động của công ty và phân biệt hiệu quả người đối thoại để chuyển sang dựa trên nhu cầu cụ thể của họ.
Để có hiệu quả, tài liệu này phải được cập nhật liên tục (trong thời gian di động nội bộ , của một Tạo việc làm hoặc để sự xuất hiện của một nhân viên mới trong xã hội). Nó là một tài liệu sống chỉ có ý nghĩa nếu nó được cập nhật thường xuyên.
Quy định: luật nói gì?
Không có nghĩa vụ pháp lý để tạo ra một đại diện như vậy. Đây là một tài liệu thực tế và rất được khuyến khích, nhưng không có nghĩa là bắt buộc.
Làm thế nào để tạo một sơ đồ tổ chức?
Thiết kế của công cụ này trải qua một số giai đoạn thiết yếu:
- Chọn nhân viên phụ trách sự phát triển của nó. Người này phải có kỹ năng đồ họa và đủ thâm niên để hiểu rõ công việc cụ thể của công ty.
- Lập bản kiểm kê tất cả các vị trí tạo nên cấu trúc của bạn.
- Xác định các liên kết chức năng hiện có giữa mỗi nghề cũng như các mối quan hệ cấp dưới của chúng.
- Tiến hành thiết kế đồ họa của bản đồ này.
Các loại sơ đồ tổ chức hiện có khác nhau:
Có 3 loại chính thể hiện các cách đọc khác nhau về hoạt động của một xã hội.
Sơ đồ tổ chức kim tự tháp
Được sử dụng phổ biến nhất trong kinh doanh. Các đường thẳng đứng xác định mối quan hệ của sự phụ thuộc (mức cao nhất của hệ thống phân cấp nằm ở trên cùng của sơ đồ). Các đường ngang hiển thị các công việc ở cùng cấp độ phân cấp, có mối quan hệ ngang hàng.
Đây là một ví dụ:
Sơ đồ tổ chức cây
Việc đọc theo thứ tự từ trái sang phải, với cấp cao nhất của hệ thống phân cấp công ty được hiển thị ở bên trái.
Sơ đồ tổ chức gấp
Một sự pha trộn giữa kim tự tháp và cái cây. Do đó, nó được đọc đồng thời từ trên xuống dưới và từ trái sang phải.
Sự lựa chọn công cụ
Bạn có thể sử dụng một số công cụ máy tính để tạo điều kiện thuận lợi cho việc thiết kế tài liệu đồ họa này.
Phương tiện được sử dụng rộng rãi nhất vẫn là bộ Microsoft Office, có những ưu điểm:
- để dễ dàng truy cập (Word, Power Point và Excel, phần mềm hàng đầu trong thế giới chuyên nghiệp),
- dễ sử dụng vì nó cho phép truy cập vào các sơ đồ có sẵn (được gọi là "SmartArts") mà bạn sẽ chỉ phải điền thông tin nội bộ của mình (chức danh công việc, tên của nhân viên tương ứng, ảnh để dễ đọc và làm cho tài liệu sinh động hơn ),
- nó cũng là một công cụ rất hiệu quả cung cấp các sơ đồ đa dạng, rõ ràng và dễ giải thích.
Bằng cách thêm ảnh của từng nhân viên, sơ đồ tổ chức thân thiện hơn với người dùng và cho phép bạn đặt tên cho
Tư vấn sản xuất
Để dễ đọc và dễ hiểu, tài liệu này thoạt nhìn phải rõ ràng và dễ đọc, do đó, đừng quá tải thông tin.
Cấu trúc càng lớn thì sơ đồ tổ chức càng ít chi tiết để hạn chế khó đọc và nguy cơ mất ý nghĩa.
Cũng trong trường hợp của một công ty lớn, một cái nhìn toàn cầu là hữu ích, nhưng cũng có thể cần thiết kế một cái cho mỗi bộ phận trong cấu trúc để tạo điều kiện dễ hiểu và dễ đọc.
Các giới hạn của công cụ này
Khi nói đến việc phân bổ các nhiệm vụ trong công ty, sự thể hiện thứ bậc này không phải là công cụ chính xác nhất. Tất cả các nhiệm vụ và sứ mệnh liên quan đến một nghề nghiệp được xác định chính xác trong mô tả công việc của nhân viên . Công cụ chỉ cung cấp một cái nhìn toàn cục.
Mặc dù tính hữu ích của nó, sự thể hiện cấu trúc này chỉ là một sơ đồ , nó là một công cụ cứng nhắc và rất không linh hoạt. Nó không làm nổi bật tính linh hoạt của một nghề và tính xuyên suốt của các nhiệm vụ gắn liền với mỗi vị trí.
Trong một xã hội vận động không ngừng, nó không phải là một công cụ đủ linh hoạt để đủ thể hiện sự phức tạp của tổ chức từ một công ty.
Các doanh nghiệp hiện đại ngày càng mở rộng mạng lưới và thuê ngoài một số lượng lớn các nhiệm vụ và công việc. Lưu đồ không làm nổi bật các chế độ hoạt động này.
Một bức ảnh như vậy về công ty của bạn cuối cùng là một tài liệu hữu ích nhưng không đủ để hiểu đầy đủ về tổ chức nội bộ của bạn.
Khi nó được thực hiện tốt và rõ ràng, nó vẫn là một công cụ rất hiệu quả để xác định hoạt động tổng thể của một cấu trúc, nó đưa ra một tầm nhìn tổng thể tạo điều kiện thuận lợi cho sự hiểu biết và thích nghi cho các nhân viên tích hợp nó và các mối liên hệ bên ngoài
