Kế hoạch phụ tải là gì?
« Xin lỗi, tháng này sẽ phức tạp với tôi » ; « Không trong khoảng thời gian này, tôi sẽ không thể đảm bảo cho bạn tính khả dụng của nó và vì vậy, anh ấy đã tham gia dự án X … ”: Người quản lý dự án nào chưa từng nghe những cụm từ này vặn lại khi yêu cầu một nhân viên hoặc một người quản lý làm việc trong một dự án?
Như với thành lập của nhóm dự án, chúng tôi nhanh chóng thấy mình phải đối mặt với những ràng buộc của cấu trúc cố định. Một kế hoạch phụ tải là một công cụ hữu ích để khắc phục những khó khăn này.
Sự định nghĩa
Kế hoạch tải là một hỗ trợ mô tả việc phân bổ các nguồn lực trong suốt thời gian của một dự án. Mục tiêu của nó làtối ưu hóa việc phân phối các nguồn lực và kỹ năng theo nhu cầu và các mốc quan trọng của các dự án. Nó thường có dạng bảng tính, nhưng càng ngày nó càng thường xuyên được tích hợp vào phần mềm quản lý dự án.
Kế hoạch khối lượng công việc (đôi khi được gọi là "chương trình thời gian") đôi khi được yêu cầu ở một số thị trường nhất định để cho phép ứng viên thể hiện khả năng can thiệp của mình trong suốt dịch vụ. Sau đó, người mua có thể điều chỉnh việc lập kế hoạch phụ trách nội dung của phiếu mua hàng, để đánh giá tính hiện thực của phiếu mua hàng sau và sự tương ứng của nó với kỳ vọng của các thông số kỹ thuật.
Tại sao phải lập kế hoạch tải?
- Lập dự toán ngân sách đầu tiên
Trong vòng đời của dự án, quan niệm của nó nằm giữa việc hoàn thành tiến độ và chuẩn bị ngân sách. Việc xây dựng kế hoạch phụ tải giúp bạn có thể trích các nguồn lực để huy động lần đổ bộ đầu tiên, bằng cách nhân tỷ lệ phụ tải với tiền lương và thời gian phân công.
- Chứng tỏ rằng dự án có đủ phương tiện để đáp ứng tham vọng của nó
Việc truyền đạt kế hoạch khối lượng công việc tới cơ cấu cố định đảm bảo quyền kiểm soát thứ bậc của các nhân viên có liên quan và cơ hội thành công của dự án.
- Quản lý dự án trong thời gian thực
Để trở nên hữu ích, một kế hoạch phụ tải phải được quản lý: cấu trúc của nó phải làm cho quá tải hoặc thừa công suất trở nên rõ ràng, và làm cho nó có thể dự đoán các nhu cầu mới theo sự thay đổi của dự án (sử dụng các nguồn lực bên ngoài nếu cần).
Các giới hạn của kế hoạch tải
Kế hoạch phụ tải cấu thành một hỗ trợ hữu ích cho việc quản lý dự án, nhưng không nên để tất cả những gì tự nó trở thành mục tiêu. Nếu kế hoạch tải trọng không được tôn trọng, đó là do nó được đo kích thước kém hoặc do một thông số dự án đã thay đổi hoặc không được tính đến.
Một dự án được thực hiện thí điểm trước tiên liên quan đến các mục tiêu (được thể hiện thông qua các thông số kỹ thuật của dự án và được giám sát bằng cách sử dụng bảng điều khiển), chứ không liên quan đến các nguồn lực của nó. Do đó, kế hoạch khối lượng công việc phải được kiểm tra thường xuyên để đảm bảo tính nhất quán của nó với các khía cạnh khác.
Cẩn thận không sửa đổi kế hoạch khối lượng công việc quá thường xuyên hoặc không tham khảo ý kiến của nhân viên hoặc cấp trên của họ, đó là một nguồn gây mất uy tín.
Hơn nữa, quy mô hoạt động của một kế hoạch khối lượng công việc phụ thuộc vào tầm quan trọng của dự án trong nội bộ. Nếu dự án thiếu khả năng hiển thị hoặc độ tin cậy trong cấu trúc cố định, thì các nguồn lực hiển thị trong kế hoạch khối lượng công việc rất có thể chỉ là lý thuyết và cuối cùng sẽ làm mất khả năng đạt được các mục tiêu.
Do đó tầm quan trọng của việc đối thoại với các nhân viên đã được xác định và hệ thống phân cấp của họ, để thúc đẩy tầm nhìn của người quản lý dự án về nguồn lực được phân bổ.
Các giai đoạn thực hiện kế hoạch khối lượng công việc
Điều kiện tiên quyết
- Bản chất và thời gian của các nhiệm vụ : chúng sẽ được xác định trong sơ đồ công việc và trong lịch trình, được chuẩn bị ở thượng nguồn.
- Sự sẵn sàng của nhân viên : dữ liệu này có thể được thu thập theo nhiều cách khác nhau: từ người quản lý, từ những người liên quan trực tiếp hoặc thông qua phần mềm chuyên dụng để quản lý khối lượng công việc của nhân viên.
Việc so sánh các dữ liệu này sẽ cho thấy sự khác biệt nhất định. Ví dụ, một số nhân viên sẽ chỉ sẵn sàng 50% khi nói đến các nhiệm vụ quan trọng. Đây là nơi tài năng của người quản lý dự án nên được thể hiện, bằng cách phân công lại các nhiệm vụ nhất định hoặc làm trôi chảy chúng theo thời gian - tất cả, càng nhiều càng tốt, theo sự đồng ý của những người có liên quan. Đặc biệt, nó sẽ là cần thiết để đảm bảo rằng thành tựu của con đường quan trọng không bị nguy hiểm.
Cấu trúc
Kế hoạch tải có thể được tạo thành từ hai tab: tab "lập kế hoạch", sẽ bao gồm loại bảng này (ở đây rất đơn giản):
Trong tab thứ hai, sẽ là câu hỏi về việc xem theo thứ tự thời gian khối lượng công việc của từng nhân viên và so sánh với mức độ sẵn sàng được chỉ ra ban đầu:
Tùy thuộc vào nhu cầu, thời gian của dự án hoặc yêu cầu nội bộ, chúng tôi có thể điều chỉnh mức độ chi tiết của lịch thời gian hoặc thêm các cột để hiển thị tầm nhìn ngân sách.
Trong giai đoạn thực hiện
Nó có thể hữu ích cho hiển thị trên khối lượng công việc một chỉ báo về việc hoàn thành nhiệm vụ (tỷ lệ phần trăm, mã màu). Việc giám sát này phải được thực hiện một cách chặt chẽ, để không làm “mất đi” sự sẵn có của các cộng tác viên - vốn là quý giá - hoặc nguồn lực bên ngoài - vốn đắt tiền - khi sử dụng chuyên gia tư vấn một cách không cần thiết.
Kế hoạch khối lượng công việc đồng hành với người quản lý dự án cho đến khi kết thúc. Anh ấy là cần thiết để đảm bảo tuân thủ bộ ba thời hạn-chất lượng-chi phí và đảm bảo độ tin cậy của dự án theo quan điểm hiện thực hóa của nó.
