Một vai trò thường bị bỏ qua và đôi khi được giao cho nhà tài trợ, nhà tài trợ thực hiện một sứ mệnh quan trọng là giám sát và hỗ trợ người quản lý dự án trong các lĩnh vực khác nhau (thay đổi tùy theo các công ty và tổ chức được chấp nhận).
Định nghĩa vai trò của tài trợ dự án
- Đóng khung: làm rõ nhu cầu của khách hàng, thiết lập các mục tiêu của dự án, các chỉ số hoạt động, phê duyệt các sản phẩm giao, v.v. với sự tham vấn của các bên liên quan khác.
- Tài nguyên: bằng cách trực tiếp huy động hoặc có được các nguồn lực tài chính hoặc nhân lực (bao gồm cả các bên liên quan bên ngoài) cần thiết để tiến hành đúng dự án.
- Phán quyết: khi trọng tài là cần thiết.
- Kỹ thuật: bằng cách cung cấp kiến thức chuyên sâu để hỗ trợ người quản lý dự án dựa trên kiến thức và bí quyết của anh ta.
- Tiếp sức với ban quản lý: hỗ trợ để giúp thuyết phục CODIR và đạt được các thỏa thuận quan trọng. Lưu ý rằng vai trò trung gian này hoạt động theo cả hai hướng. Nhà tài trợ cũng thông báo cho người quản lý dự án về các yêu cầu của tuyến trên.
- Giữa người giám sát và cố vấn, đôi khi là huấn luyện viên : bằng cách đưa ra lời khuyên hợp lý (hoặc thậm chí chỉ thị) trong quá trình dự án và trong trường hợp có khó khăn (quản lý xung đột, chậm trễ, vượt quá ngân sách).
- Ảnh động của ban chỉ đạo: để đảm bảo rằng dự án đang đi đúng hướng với tốc độ mong muốn.
- Giao tiếp bên trong và bên ngoài: với các vai trò khác nhau của việc xúc tiến và giải thích dự án trong các giai đoạn khác nhau cho nhân viên và các bên liên quan khác.
Lưu ý: Trong một số trường hợp, nhà tài trợ là nguồn gốc của sự lựa chọn liên quan đến người quản lý dự án.
Hoàn thành tốt, tài trợ dự án là động lực to lớn giúp nhóm dự án đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Hồ sơ của một nhà tài trợ dự án lý tưởng
Một nhà lãnh đạo đã được chứng minh, anh ta là một người có nền tảng vững chắc trong tổ chức.
Đôi khi từ cấp ủy hoặc ủy ban quản lý, nhân viên giàu kinh nghiệm này biết hoạt động bên trong của công ty , hoạt động của nó, các kênh liên lạc chính thức / không chính thức và quy trình ra quyết định cho vận động hành lang nội bộ. Anh ta biết các đòn bẩy cần được kích hoạt để đạt được sự hài lòng trong thời gian quy định. Đó là một phụ nữ hoặc một người đàn ông có tầm ảnh hưởng chiếm một vị trí ở cấp độ cao.
Với một kỹ năng lắng nghe mạnh mẽ , nhà tài trợ biết cách đặt mình trong tầm với của người quản lý dự án để nghe và hiểu những gì được báo cáo cho anh ta. Hỗ trợ viên dày dạn kinh nghiệm , anh ấy cung cấp hỗ trợ cân bằng về mặt chuyên môn để giúp nhóm dự án trong công việc kinh doanh của mình.
Rủi ro và giới hạn tài trợ dự án
Hiệu quả của hành động của nhà tài trợ nằm ở sự cân bằng giữa chủ nghĩa can thiệp quá nhiều và sự tham gia không đầy đủ. Một bài tập khó nhưng vẫn là trọng tâm trong sự thành công của nhiệm vụ này.
- Với một nhà tài trợ quá xâm phạm, việc tiến hành dự án có thể không hiệu quả, bởi vì bất kỳ quyết định nào sẽ phải được nhà tài trợ xác nhận. Điều này làm nặng các quy trình và tạo ra cho người quản lý dự án một cảm giác thất vọng, có hại cho quá trình vận hành trơn tru của công việc. Trong loại tình huống này, người quản lý dự án bị tước đi không gian để điều động và trong những trường hợp nghiêm trọng, anh ta vẫn là người thực thi đơn giản.
- Với hỗ trợ không tồn tại, nhà tài trợ không thực hiện vai trò của mình khi tình hình đòi hỏi điều đó kể từ khi anh ta được chỉ định. Người quản lý dự án bị bỏ mặc và gặp khó khăn trong việc tiếp cận các nguồn lực cần thiết, mất nhiều thời gian trong giao tiếp và đàm phán với các bên liên quan … Ở đây, hiệu quả của quản lý dự án cũng bị giảm sút.
Ngoài ra, nhà tài trợ phải thể hiện sự trung lập nhất định đối với ủy ban quản lý. Phụ thuộc quá nhiều vào hệ thống cấp bậc của mình, anh ta sẽ không thể đi một khoảng cách cần thiết để đánh giá hoạt động tốt của một dự án một cách khách quan và bảo vệ các quyết định sáng suốt của người quản lý dự án.
Cân bằng trong hành động, cân bằng trong các mối quan hệ quyền hành, tài trợ đòi hỏi kỹ năng và sự khéo léo để thể hiện hết giá trị của nó.
Chìa khóa để nhà tài trợ - nhà quản lý dự án thành công song song
Một bộ đôi được bôi trơn tốt là một yếu tố hiệu quả. Những điểm chính để có sức mạnh tổng hợp tối ưu là gì?
- mối quan hệ tin cậy lẫn nhau. Tất cả bắt đầu bằng việc nhượng quyền thương mại trong mọi trường hợp để thiết lập một mối quan hệ lành mạnh. Đối với điều này, thông tin liên lạc tốt là rất quan trọng: phản hồi thường xuyên từ người quản lý dự án để thông báo cho nhà tài trợ về tuổi thọ của dự án, trao đổi thông tin minh bạch của người quản lý dự án, v.v.
- một chế độ hoạt động được xác định ngay từ đầu : các quy tắc và thủ tục được thiết lập ở thượng nguồn để ngăn ngừa hiểu nhầm, hiểu nhầm, căng thẳng, v.v.
- cam kết chắc chắn của nhà tài trợ trong dự án: như chúng ta đã thấy trước đây, điều bắt buộc là sự hỗ trợ này phải được cam kết cùng với người quản lý dự án để thực hiện sứ mệnh được giao phó. Nó phải đảm bảo tính sẵn sàng tối ưu và triển khai tất cả năng lượng cần thiết cho thành công của tập thể.
