Các nguyên tắc linh hoạt thực sự có thể giúp chúng ta
Nguồn gốc của cách tiếp cận nhanh, như chúng ta biết ngày nay, xuất phát từ thế giới phát triển phần mềm và trước hết dựa trên sự thay đổi căn bản về tầm nhìn của quản lý dự án so với cách tiếp cận truyền thống.
Chúng tôi chuyển từ cách tiếp cận tuần tự, còn được gọi là "mô hình thác nước":
Đối với một phương pháp tiếp cận cộng tác và lặp lại mới:
Điều này có nghĩa là chúng tôi đi từ thực hiện cùng một dự án trong một chu kỳ đơn lẻ sang tiếp cận nó trong nhiều lần lặp lại. Những điều này được thực hiện với sự cộng tác chặt chẽ với khách hàng và luôn tạo ra kết quả, phù hợp với từng thời điểm của dự án.
Chúng tôi vừa liệt kê tất cả các yếu tố sẽ giúp chúng tôi cải thiện hiệu suất và chất lượng, hãy cùng xem chúng chi tiết hơn:
- Phương pháp lặp lại : chúng tôi không quan tâm đến việc muốn xác định và giải quyết mọi thứ khi bắt đầu dự án. Nó được chia thành các mô-đun có thể được giải quyết riêng biệt. Chạy dự án chỉ là quá trình lặp đi lặp lại của các phần này.
- Chuyển phát nhanh : bằng cách áp dụng quy trình vừa mô tả, kết quả sẽ nhanh chóng xuất hiện. Chúng tôi tùy thuộc vào việc ưu tiên xử lý các mô-đun có thể cung cấp các sản phẩm được khách hàng mong đợi nhất.
- Giảm các bước không hiệu quả và vô ích : cần tránh các nghiên cứu, cuộc họp, phân tích, chuẩn bị tài liệu không cần thiết. Sau này chúng ta sẽ xem nơi cần tập trung nỗ lực.
- Sử dụng bí quyết kinh doanh : Sự hợp tác giữa nhóm dự án và khách hàng là rất quan trọng, nhưng hãy cẩn thận: bạn phải biết cách chọn những người liên hệ phù hợp với phía khách hàng. Những người ra quyết định không phải lúc nào cũng là những người biết chi tiết về môi trường của dự án. Tốt hơn hết là nên nhường chỗ cho "hồ sơ doanh nghiệp", tức là nói cho những người có chuyên môn trong lĩnh vực bị xử lý. Trong quá trình này, điều quan trọng là phải dành thời gian để đưa ra các biện pháp hiệu quả để chuyển thông tin một cách chính xác đến nhóm dự án.
- Thích ứng với sự thay đổi : rất thường xuyên truyền đạt thông tin chất lượng đảm bảo rằng các tác nhân của dự án phù hợp với nhu cầu thực sự của khách hàng. Cách tiếp cận lặp đi lặp lại cho phép các nhu cầu được nhanh chóng chuyển thành các kết quả phù hợp.
- Sử dụng các phương pháp thiết kế tốt nhất và các kỹ thuật mới : các công cụ, phương pháp thiết kế và kỹ thuật không ngừng phát triển. Sử dụng các bản cập nhật mới nhất của họ mang lại giá trị gia tăng thực sự cho dự án.
Bây giờ chúng ta đã biết thêm một chút về các nguyên tắc của phương pháp nhanh mà chúng ta quan tâm, hãy cùng xem kết quả cụ thể mà chúng mang lại cho chúng ta.
Mục tiêu số 1: đảm bảo hiệu suất
Ba yếu tố đầu tiên được mô tả ở trên (cách tiếp cận lặp đi lặp lại, phân phối nhanh, giảm các bước không hiệu quả và không hữu ích) có thể cải thiện rất rõ ràng hiệu suất.
Sự lặp lại theo nghĩa nhanh, thực sự là một khoảng thời gian ngắn, tối đa là vài tuần. Đã qua rồi giai đoạn dài phân tích nhu cầu, thiết kế, phát triển và xác nhận lịch biểu cụ thể cho các phương pháp dự án truyền thống.
Mỗi chu kỳ có các giai đoạn rất ngắn, nơi bạn cố gắng thực hiện các nhiệm vụ đã xác định một cách hiệu quả nhất có thể. Do đó, lợi ích trong thời gian thực hiện là không thể chối cãi.
Ngoài ra, mỗi lần lặp phải kết thúc bằng một cuộc giao hàng theo nguyên tắc nhanh nhẹn: một kết quả đạt được sau một vài tuần trong trường hợp xấu nhất.
Chúng ta đang ở xa các dự án vô tận, các quy trình và công cụ có định hướng, không bao giờ tạo ra bất cứ thứ gì!
Giữ nó đơn giản và chỉ làm những gì thật sự cần thiết là một nguyên tắc khác cần ghi nhớ. Thật vậy, thời gian không dành cho ít hoặc không hoàn toàn cho các công việc hiệu quả, khiến chúng ta đạt được hiệu suất.
Một ví dụ rất rõ ràng là việc giảm đến mức tối thiểu nghiêm ngặt các cuộc họp của dự án với tất cả các bên liên quan, thường là quá dài và không cụ thể. Trò chuyện mặt đối mặt ngắn hạn sau đó được ưu tiên để giải quyết các chủ đề cụ thể.
Mục tiêu số 2: đạt được chất lượng tối ưu
Chúng tôi quay trở lại danh sách các yếu tố của phương pháp tiếp cận nhanh mà chúng tôi đã giữ lại vì tính hữu ích của chúng và chúng tôi nhận thấy rằng có ít nhất ba yếu tố có thể mang lại cho chúng tôi rất nhiều từ quan điểm chất lượng.
Bí quyết kinh doanh, ví dụ, cho phép giải pháp được điều chỉnh rất chính xác với các đặc điểm cụ thể của khu vực dự án. Điều này có nghĩa là kết quả có khả năng đáp ứng kỳ vọng của người nộp đơn tốt hơn.
Ngoài ra, thời gian trôi qua có thể thay đổi cuộc chơi trong một số ngành nhất định như tài chính hoặc công nghệ mới. Khả năng này là phổ biến!
Do đó, chất lượng trong kịch bản mô tả ở trên đòi hỏi một sự thích nghi lâu dài để tránh không phù hợp với nhu cầu của thời điểm hiện tại. Yếu tố nhanh nhẹn "thích ứng với thay đổi" hiện diện để đáp ứng nhu cầu này.
Cuối cùng, việc chuẩn bị để sử dụng các phương pháp thiết kế mới nhất và các kỹ thuật mới có tác động trực tiếp đến sản phẩm. Rõ ràng là họ được hưởng lợi từ nguyên tắc nhanh nhẹn này về mặt chất lượng.
Phần kết luận
Sự nhanh nhẹn có thể là một giải pháp thay thế rất tốt trong quản lý dự án, đặc biệt là khi nói đến việc cải thiện chất lượng và thời gian thực hiện. Tất nhiên, bạn phải biết cách áp dụng các nguyên tắc nhanh nhẹn để có thể cho kết quả tốt nhất vào đúng thời điểm.
Tôi đã cung cấp cho bạn một bản tóm tắt nhỏ về cách thực hiện nó. Bây giờ tùy thuộc vào bạn để xem chúng hiệu quả như thế nào!
Một lời khuyên cuối cùng: nếu bạn muốn “phép thuật nhanh nhẹn” hoạt động, hãy cố gắng làm cho tất cả các bên liên quan biết cách tiếp cận này để họ có thể hiểu cơ hội tuyệt vời mà tầm nhìn mới về quản lý dự án này có thể đại diện và để họ có thể giúp bạn . giúp đỡ để lấy nó.
Tác giả - Jean-Louis ROGE -
Jean-Louis là một kỹ sư CNTT, Giám đốc Dịch vụ Thông tin (DSI).
Ông là PCO (kiểm soát viên dự án), chịu trách nhiệm lập kế hoạch, cập nhật và kiểm soát các dự án trong hơn 20 năm trong các lĩnh vực kinh doanh khác nhau như viễn thông, phân phối hàng loạt và dịch vụ công cộng.
