Mô tả công việc để làm gì? Nhu cầu tuyển dụng, đào tạo, di chuyển nội bộ… có nhiều lĩnh vực sử dụng để quản lý nguồn nhân lực theo nhu cầu của công ty. Làm thế nào để viết một bản mô tả công việc? Chúng tôi cung cấp cho bạn những mẹo thiết thực để tạo một tài liệu hiệu quả.
Điều hướng nhanh chóng
- Mô tả công việc là gì?
- Tài liệu này để làm gì?
- Sự khác biệt với bảng chức năng
- Làm thế nào để chuẩn bị một bản mô tả công việc?
- Người mẫu
- Thí dụ
Bản mô tả công việc là gì?
Nó là một tài liệu nhân sự chứa tất cả các hoạt động và nhiệm vụ của một nhân viên cho một máy trạm nhất định. Nó chính thức hóa các nhiệm vụ và các kỹ năng liên quan cho từng công việc cũng như tất cả các thông tin hữu ích cho các mục đích sử dụng khác nhau.
Nó còn được gọi là "Bản mô tả công việc".
Tài liệu này để làm gì?
Là một trụ cột của tổ chức kinh doanh và quản lý nguồn nhân lực, bản mô tả công việc có một số cách sử dụng, bao gồm:
- Chính thức hóa các nhiệm vụ và kỹ năng yêu cầu trong một tạo việc làm.
- Tổ chức cơ cấu của công ty thông qua kiến thức chi tiết của từng vị trí: đặc biệt là trong quá trình tổ chức công việc hoặc dự án tối ưu hóa quy trình với việc xác định lại nội dung của các vị trí nhất định.
- Thực hiện một tiêu chuẩn tổ chức với các công ty thành công.
- Xây dựng điểm chuẩn của các kỹ năng mục tiêu : kho lưu trữ này là một mục trong kế hoạch đào tạo để quyết định về các kỹ năng sẽ được phát triển thông qua các hành động đào tạo và rộng hơn là trong khuôn khổ của cách tiếp cận Quản lý Dự kiến Công việc và Kỹ năng (GPEC).
- Xác định hồ sơ ứng viên cho quy trình tuyển dụng : do đó, khi một vị trí đang trống có thể nhanh chóng vẽ ra một bức chân dung tổng hợp về ứng viên lý tưởng để tuyển dụng anh ta từ bên ngoài hoặc bên trong.
- Quản lý sự nghiệp và con đường chuyên nghiệp.
- Quản lý chính sách đãi ngộ theo đặc điểm của từng vị trí và phù hợp với chính sách nhân sự.
- Phục vụ như một hỗ trợ thảo luận trong một cuộc phỏng vấn chuyên nghiệp.
Lưu ý: bản mô tả công việc cũng là một công cụ phục vụ cho cách tiếp cận chất lượng.
Về phía nhân viên, nó cho phép mọi người '' tích hợp nội dung về vị trí của anh ấy cũng như ý nghĩa được trao cho các nhiệm vụ của anh ấy . Một điểm quan trọng góp phần tạo nên chất lượng cuộc sống tại nơi làm việc. Tài liệu này cũng chỉ rõ các lĩnh vực trách nhiệm và mức độ tự chủ của nó.
Sự khác biệt với bảng chức năng
Một cách hợp lý, một mô tả công việc mô tả… một công việc: các hoạt động và nhiệm vụ .
Mô tả công việc tổng quát hơn xác định các nhiệm vụ chính của một nghề. (còn được gọi là mô tả công việc), lương thưởng thị trường, v.v.
Để đưa ra một ví dụ: mô tả công việc của người quản lý dự án liệt kê tất cả các nhiệm vụ mà lợi nhuận đó phải dẫn đầu, mức thù lao… trong khi mô tả công việc của người quản lý dự án cho dòng sản phẩm "A" hiển thị các hoạt động cụ thể liên quan đến lĩnh vực của nó trách nhiệm. Một số nhiệm vụ chung chung có trong bản mô tả công việc có thể không được yêu cầu ở cấp độ của một vị trí.
Trong thực tế, nhiều công ty sử dụng bản mô tả công việc với một phần khái quát hơn xác định công việc. Ngoài ngữ nghĩa, điều quan trọng là triển khai một công cụ mà tất cả người dùng tiềm năng có thể thích hợp.
Xem mẫu mô tả công việc của chúng tôi
Làm thế nào để chuẩn bị một bản mô tả công việc?
Nó là đúng để thực hiện kiểm kê các nhiệm vụ, hoạt động và nhiệm vụ trong trường hợp của một vị trí hiện có hoặc được lên kế hoạch cho một cuộc sáng tạo. Cái này phân tích công việc có thể được thực hiện bằng cách sử dụng một hoặc nhiều cuộc phỏng vấn và / hoặc bằng cách quan sát trực tiếp tại hiện trường.
Người quản lý nguồn nhân lực thường được giao nhiệm vụ dẫn dắt sự phản ánh này cùng với người quản lý hoạt động cũng như những người đương nhiệm của vị trí hoặc những người nắm giữ các chức năng tương tự.
HRD có vai trò là người quản lý hoặc giám sát dự án - anh ta chỉ đạo nghiên cứu. Ông là người bảo đảm cho sự nghiêm ngặt về phương pháp luận được thực hiện. Ông đảm bảo rằng tất cả các mô tả công việc được xác định dựa trên cùng một quy trình và các công cụ giống nhau.
Người quản lý có liên quan được liên kết chặt chẽ với tất cả các giai đoạn của quá trình:
- - quan sát, thu thập thông tin
- - soạn thảo tệp
- - Thẩm định
Các nhân viên liên quan đưa ra tầm nhìn của họ các nhiệm vụ được thực hiện và các quyết định được thực hiện hàng ngày. Nguồn cấp dữ liệu kinh nghiệm của họ giai đoạn phân tích công việc.
Soạn thảo hướng dẫn
Để có được một văn bản hiệu quả, điều quan trọng là phải chú ý đến cả nội dung và hình thức. Đáng chú ý:
- - sử dụng các động từ hành động để mô tả các kỹ năng, hoạt động và nhiệm vụ.
- - vẫn khách quan bằng cách giới hạn bản thân với thông tin thu thập được trong quá trình phân tích.
- - tìm sự cân bằng phù hợp giữa tính đầy đủ và tính đơn giản.
Mẫu mô tả công việc cho một công việc hiện có hoặc cho một công việc sáng tạo
Đây là một đề xuất mô hình điển hình:
Mô tả công việc
- Chức vụ: xác định công việc được đề cập.
- Bảng chức năng hoặc nghề nghiệp phóng viên (nếu có).
- Định vị trong tổ chức và trách nhiệm của người quản lý : bộ phận mà vị trí trực thuộc và vị trí thứ bậc của nó (trưởng bộ phận, v.v.) trong cơ cấu (cấp trên thứ bậc và các vị trí mà anh ta chịu trách nhiệm). Tìm hiểu thêm về sơ đồ tổ chức.
- Nhiệm vụ chính: họ mô tả mục đích của vị trí, sự raison d'être của nó.
- Các hoạt động và nhiệm vụ: những gì được thực hiện cụ thể và chi tiết bởi những người đương nhiệm để thực hiện các nhiệm vụ - "Cái gì?" và làm thế nào ?" (có thể là “Khi nào?” và “Ở đâu?” nếu thông tin được quan tâm). Một số trang tính đánh giá phần trăm thời gian dành cho mỗi hoạt động (tuy nhiên, hãy cẩn thận để duy trì hoạt động và không làm giàu trang tính bằng thông tin sẽ không được sử dụng!). Người ta thường sắp xếp thứ tự các hoạt động và nhiệm vụ theo thứ tự quan trọng để mang lại hiệu quả cao nhất.
- Phương tiện và đặc quyền: họ đại diện cho khả năng điều động và tự chủ của đương nhiệm - ví dụ: đối với nhân viên bán hàng, các đặc quyền trong lĩnh vực điều kiện thương mại.
- Quan hệ đối nội và đối ngoại: liên kết với các dịch vụ khác - và với các bên liên quan bên ngoài.
- Điều kiện và địa điểm làm việc: đặc thù liên quan đến vị trí (môi trường, thời gian làm việc hạn chế, di chuyển, v.v.) và địa điểm (cơ quan, cửa hàng, nhà máy, v.v.).
Hồ sơ công việc
- - Danh sách các kỹ năng kỹ thuật, hành vi, quản lý, chức năng chéo, v.v. cần thiết về kiến thức, bí quyết và kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân (để tìm hiểu thêm về sự khác biệt, xem tệp trên khung kỹ năng)
- - Yêu cầu kinh nghiệm chuyên môn.
- - Đào tạo và trình độ.
Ví dụ về mô tả công việc
| Ngày tạo 18/12/2018 | Cập nhật 05/01/2019 |
|
Mô tả công việc |
|
| Chức vụ | Giám đốc sản phẩm phần mềm TPE |
| Bảng chức năng tương ứng | Giám đốc sản xuất |
| Định vị trong tổ chức | Chịu trách nhiệm của giám đốc tiếp thị phần mềm / giám sát trợ lý sản phẩm |
| Nhiệm vụ chính |
|
| Các hoạt động và nhiệm vụ |
|
| Phương tiện và đặc quyền |
|
| Quan hệ đối nội và đối ngoại |
Nội bộ với các dịch vụ:
Bên ngoài:
|
| Điều kiện và địa điểm làm việc |
|
|
Hồ sơ công việc |
|
| Kỹ năng cần thiết |
Kỹ năng tiếp thị kỹ thuật:
Kỹ năng kỹ thuật CNTT:
Kỹ năng ứng xử:
Kỹ năng chuyển đổi:
|
| Kinh nghiệm | Kinh nghiệm đầu tiên ít nhất 2 năm ở vị trí tương tự |
| Đào tạo và trình độ | Bằng kép về Kỹ thuật / Trường Kinh doanh |
