Lời nói bay đi, bài viết còn lại.
Đây có thể là một bản tóm tắt rất đơn giản và không kém phần đơn giản của phần này! Điều này càng đúng hơn trong thế giới ngày càng ảo hóa của chúng ta. Tuy nhiên, chúng ta không được nhầm lẫn giữa số lượng và chất lượng … Văn bản giao tiếp hiệu quả đòi hỏi một cây bút tinh tế, hấp dẫn và có tác động.
Lạm dụng nó có thể làm sai lệch thông điệp được truyền tải và thậm chí đôi khi gây tác dụng ngược với những gì mong đợi. Do đó giảm thiểu bất kỳ nỗ lực nào về mặt giao tiếp.
Điều hướng nhanh chóng
- Tầm quan trọng của giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh
- Các hỗ trợ giao tiếp bằng văn bản khác nhau của người quản lý
- Giao thông viên
- Bản ghi nhớ
- Bản báo cáo
- Bản báo cáo
- Bài thuyết trình
Giao tiếp bằng văn bản một cách hoạt động và hiệu quả đòi hỏi sự chuẩn bị tối thiểu cũng như kiến thức tốt về một số thực hành tốt. trong vấn đề: sử dụng phương tiện giao tiếp phù hợp, tinh thần tổng hợp, cách viết phù hợp, vốn từ vựng đa dạng, v.v.
Tại sao giao tiếp bằng văn bản lại quan trọng?
Là một phần trong sứ mệnh của mình, người quản lý sẽ có nhiều cơ hội giao tiếp bằng văn bản:
- báo : truyền nhiều thông tin khác nhau cho nhân viên, hệ thống phân cấp của bạn, các đối tác bên ngoài, v.v.
- thuyết phục : yêu cầu nhân viên của bạn thực hiện từng bước như vậy, thực hiện như vậy và nỗ lực như vậy, thuyết phục khách hàng về lợi ích của việc chọn đề nghị của bạn chứ không phải của đối thủ cạnh tranh, v.v.
- tặng : sản phẩm / dịch vụ mới, khuyến mại, v.v.
- thu thập thông tin : với nhân viên, nhà cung cấp, khách hàng của bạn, các nhà cung cấp dịch vụ khác nhau, v.v.
- đàm phán : viết đề xuất kinh doanh, thiết lập báo giá, thương lượng giá khi gặp mặt trực tiếp hoặc gọi điện thoại không được, v.v.
Nếu biết cách giao tiếp bằng văn bản không phải là kỹ năng chính cần thiết cho một vị trí quản lý, thì thực tế vẫn là giao tiếp bằng văn bản là một tài sản cho một bài đăng như vậy. Thật vậy, để truyền tải thông tin một cách hiệu quả, điều quan trọng là phải biết cách viết các thông điệp được viết tốt, rõ ràng, dễ đọc và dễ hiểu bởi những người đối thoại khác nhau.
Một phần lớn các lỗi, tranh chấp, từ chối, v.v. đến từ một cách diễn giải sai lầm do lỗi soạn thảo gây ra. Do đó, điều cần thiết là phải nắm vững giao tiếp bằng văn bản bằng cách đặc biệt chú ý đến cú pháp, từ vựng và ngữ pháp trong mỗi bài viết.
Các hỗ trợ giao tiếp bằng văn bản khác nhau của người quản lý
Để giao tiếp với quân đội, hệ thống cấp bậc và các đối tác khác nhau của mình, người quản lý có một số hỗ trợ, ít nhiều chính thức. Mỗi phương tiện trong số các phương tiện này sẽ được đặc quyền tùy theo mục tiêu của giao tiếp, bối cảnh của nó, tính chất pháp lý, bí mật nhiều hay ít của nó, v.v.
Thư
Dù được viết trên giấy hay ảo, thư vẫn là phương tiện giao tiếp phổ biến nhất trong kinh doanh, đôi khi thay thế cho giao tiếp bằng miệng.
Thư điện tử hay email ngày nay là phương tiện giao tiếp phổ biến nhất khi nói đến giao tiếp. Dễ sử dụng, nó cho phép bạn tổng hợp một cuộc thảo luận, chuẩn bị một cuộc họp, thông báo, v.v.
Một số quy tắc nên biết để tăng hiệu quả:
- chọn người nhận một cách khôn ngoan : e-mail được gửi trực tiếp và cá nhân đến người nhận. có thể có bản sao cho những người đối thoại cũng có liên quan trong thư. Hãy cẩn thận để không làm quá tải danh sách người nhận và những người bị sao chép. Nhận thông tin chỉ liên quan một cách mơ hồ sẽ làm chúng ta tăng căng thẳng và giảm hiệu quả trong công việc.
- mô tả chính xác mục đích của email trong dòng chủ đề : người nhận sẽ có thể biết ngay email của bạn nói về nội dung gì.
- giữ một định dạng ngắn gọn cho nội dung email . Chúng tôi nhận được rất nhiều email - mà chúng tôi thường tham khảo trên điện thoại thông minh của mình - và thực sự đọc theo đường chéo. Do đó, điều cần thiết là phải đi thẳng vào vấn đề và tránh những email dài dòng.
Thư cổ điển
Bất chấp sự phi vật chất hóa ồ ạt của các tài liệu, thư giấy, trang trọng hơn so với thư điện tử, vẫn giữ một vị trí quan trọng trong các quan hệ nghề nghiệp ở các cấp độ khác nhau: pháp lý, xã hội, tài chính, thương mại, v.v.
Một số quy tắc cần tuân thủ khi gửi thư giấy:
- người gửi và người nhận được xác định rõ ràng : nó là BA- BA của giao tiếp. Một lá thư được viết bởi một người / tổ chức và được gửi đến một người khác được xác định rõ ràng. Ví dụ: điều khôn ngoan là khi bạn không biết tên của người phụ trách một dịch vụ cụ thể mà bạn muốn giao tiếp, hãy hỏi trước để xưng hô cá nhân với anh ta (bằng cách đặt tên chính xác người này bằng tên của anh ta và có thể tên đầu tiên của anh ấy) thư. Sau này sẽ có nhiều khả năng tiếp cận anh ta hơn.
- địa điểm và ngày cụ thể : 2 thông tin vô thưởng vô phạt có thể được chứng minh là cần thiết, đặc biệt là trong trường hợp có tranh chấp.
- sự vật : nó mô tả lý do gửi thư một cách ngắn gọn và chính xác.
- người giới thiệu có thể: trong bối cảnh các bức thư liên quan đến một dự án / một công việc đang diễn ra, bạn sẽ dễ dàng nhanh chóng tìm ra con đường của mình hơn.
- công thức lịch sự : ngay cả khi xu hướng là làm trơn các lời chào thông thường thành một và cùng một cách diễn đạt bất kể người nhận và những công thức này đôi khi có vẻ rườm rà, thực tế vẫn là không nên bỏ qua chúng!
Bản ghi nhớ
Nó được sử dụng để giao tiếp ngắn với các cộng tác viên của bạn và các thành viên khác trong bộ phận của bạn. Các thông tin sau phải được bao gồm:
- bản chất của tài liệu : tại đây LƯU Ý DỊCH VỤ (nếu bạn truyền thông tin cho cấp trên thứ bậc hoặc cho những người có cấp bậc giống hệt với bạn, bạn sẽ chỉ ghi chú "LƯU Ý" hoặc "MEMO")
- người gửi : tên, tên, chức năng và / hoặc bộ phận
- người nhận : name.s, first name.s, function.s và / hoặc phòng ban.s
- ngày đầy đủ : ngày tháng năm
- sự vật : lý do đánh giá của bạn
- nội dung : thông tin chi tiết, nhưng ngắn gọn mà bạn muốn truyền tải
- Chữ ký : họ và tên của bạn
Bản báo cáo
Báo cáo cuộc họp được sử dụng để báo cáo về những gì đã được nói - và quyết định - trong một cuộc họp. Nó là một hỗ trợ tham chiếu cho phần còn lại của các hoạt động. Anh ấy phải ngắn gọn, rõ ràng và thực tế và ghi lại những thông tin sau khi nó được truyền đi trong cuộc họp nói trên :
- ghi bàn của cuộc họp: nhắc nhở về chương trình làm việc,
- ngày tháng của cuộc họp: đầy đủ ngày (ngày, tháng, năm),
- danh sách những người tham gia : liệt kê các món quà và đề cập đến bất kỳ lý do bào chữa nào,
- các bên thứ ba trong bản sao : những người bị ảnh hưởng gián tiếp bởi các đối tượng được thảo luận (cấp trên theo thứ bậc, các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài, v.v.),
- chủ đề thảo luận : tóm tắt các cuộc thảo luận mà không thêm nhận xét cá nhân hoặc chủ quan,
- kết luận và các quyết định được thực hiện khi thích hợp
- hành động được thực hiện có đề cập đến những người phụ trách và ngày hết hạn của mỗi hành động này,
- ngày và địa điểm có thể có cuộc họp tiếp theo ,
- bình luận và những đánh giá chung.
Để (lại) đọc: biết cách ghi chép
Bản báo cáo
Viết báo cáo phản hồi yêu cầu tương tự như bất kỳ thông tin liên lạc bằng văn bản hoạt động nào khác trong kinh doanh: ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, bố cục hấp dẫn, thoáng mát, v.v. Mục tiêu của một báo cáo là cung cấp câu trả lời chính xác và hoạt động cho một vấn đề được đặt ra, nội dung cũng như hình thức được xử lý nhiều hơn bao giờ hết.
Ngoài ra, các báo cáo thường nhất quán về nội dung, điều đó là hợp lý đểtriển khai tóm tắt và trình bày rõ ràng bài viết một cách hợp lý. Do đó, các chương, tiêu đề, phụ đề, v.v. sẽ được sử dụng một cách thận trọng để làm cho việc đọc trôi chảy hơn. Cũng nên đính kèm bất kỳ tài liệu nào có thể giúp hiểu báo cáo hoặc biện minh cho một số điểm trong phụ lục.
Ngoài ra, mục tiêu của một báo cáo thường là một khuyến nghị hoặc một ý kiến nào đó về một chủ đề cụ thể, tác giả của báo cáo đã vượt ra ngoài các sự kiện để biện minh cho kết luận của mình .
Bài thuyết trình
Bài thuyết trình bằng văn bản thường hỗ trợ cho bài thuyết trình bằng miệng. Do đó, đây là một tài liệu sẽ được để lại cho những người đối thoại của bạn. Bố cục, cách sử dụng màu sắc, sự rõ ràng trong văn bản, tính hấp dẫn, thông tin chính xác… rất nhiều yếu tố cần được chú ý đặc biệt.
Nếu đó là phương tiện mà bạn có thể dựa vào khi can thiệp nơi công cộng và không nhằm mục đích chia sẻ, bố cục sẽ tối giản nhưng vẫn hiệu quả: các ý chính tổng hợp trong 2-3 từ in đậm, minh họa bằng một vài từ chính. dưới dạng bản ghi nhớ, được viết đủ lớn để có thể dễ dàng đọc trong khi trình bày bằng miệng của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng các màu sắc khác nhau để giúp dễ dàng tìm đường cho bản trình bày của mình - đặc biệt nếu bạn bị mất trí nhớ.
