Có ý thức tổ chức là một tài sản quan trọng, cho cả bạn và cho nhóm của bạn! Nó cũng là về một trong những kỹ năng mềm được các công ty đánh giá cao , bởi vì nó tạo ra, trong số những thứ khác, rằng bạn có thể quản lý các ưu tiên, căng thẳng, có tầm nhìn xa về sứ mệnh của mình và bạn có một ý thức cam kết nhất định.
Tuy nhiên, trong khi việc sử dụng nhiều phương pháp đã được chứng minh để quản lý công việc, căng thẳng hoặc tương tự, điều quan trọng cần lưu ý là việc đào tạo theo những cách tiếp cận này thường tốn thời gian và đi kèm với chi phí không đáng kể.
Vì vậy, trước khi sử dụng các khóa đào tạo này, bạn nên thiết lập một số thói quen tốt trong cuộc sống hàng ngày. Các thực hành, phần lớn, bắt nguồn từ nhận thức chung.
Điều hướng nhanh chóng
- Ý thức tổ chức, kỹ năng mềm được các công ty đánh giá cao
- Làm thế nào để hiệu quả hơn và do đó thanh thản hơn trong văn phòng?
- Biết cách phát hiện các thói quen ký sinh và tổ chức môi trường làm việc của bạn
- Tiên liệu, thấy trước
- Phân loại, ưu tiên, lập kế hoạch
- Nhận trợ giúp (ủy quyền và sử dụng các công cụ phù hợp)
Phát hiện Tại sao có ý thức tổ chức là một tài sản to lớn trong một công ty và các đòn bẩy khác nhau là gì - một số xuất phát từ ý thức thông thường đơn giản, những người khác ít trực quan hơn - hoạt động để tăng hiệu quả của bạn trong công việc! Những lời khuyên đó cũng có thể được áp dụng trong cuộc sống cá nhân của bạn!
Ý thức tổ chức, một kỹ năng được săn đón
Làm việc hiệu quả không có nghĩa là làm việc chăm chỉ 8 hoặc 9 giờ - đôi khi nhiều hơn. Điều này có thể xảy ra trong các sự kiện hoặc dự án đặc biệt, nhưng nếu cuộc sống hàng ngày của bạn là một phần của cuộc chạy đua điên cuồng này về thời gian, thì bạn nên đặt cược an toàn rằng hiệu suất thực tế của bạn gần với mức tối thiểu.
Có ý thức tổ chức sẽ không chỉ cho phép bạn làm việc thanh thản và hiệu quả hơn - tối ưu hóa ngày của bạn mà không bỏ qua một vài thời gian nghỉ ngơi để sạc lại pin và cảm thấy hài lòng nhất định mà còn được cả cấp trên, nhân viên và đồng nghiệp đánh giá cao. .
Năng khiếu này là một trong những "kỹ năng mềm" rất được các công ty săn đón. Điều này là hoàn toàn dễ hiểu vì một số lý do. Biết cách tổ chức khách hàng tiềm năng, trong số những thứ khác:
- có một tầm nhìn sáng suốt về sứ mệnh của nó (các mục tiêu được nhận thức rõ ràng, ý thức về hậu quả của các hành động của anh ta và của nhóm của anh ta, quản lý khéo léo các kỹ năng, quản lý thay đổi tối ưu, v.v.),
- đưa ra quyết định hiệu quả trong mọi hoàn cảnh (đặc biệt là trong thời điểm căng thẳng hoặc xung đột),
- biết quản lý những điều không lường trước được ,
- nghe những người khác (khi bạn chúi mũi vào tay lái, rất khó để nhường chỗ cho người khác),
- để có thể chừa chỗ cho sự sáng tạo và đổi mới ,
- thể hiện cam kết về phía công ty của anh ấy,
- quản lý thời gian của bạn - và của nhân viên của bạn - một cách tối ưu (được tổ chức cho phép, trong số những thứ khác, luôn sẵn sàng phục vụ nhóm của bạn khi có nhu cầu),
- quản lý căng thẳng và cảm xúc của anh ấy,
- biết cách từ chối ,
- Vân vân.
Mẹo và thủ thuật để cải thiện hiệu quả của bạn trong văn phòng
Ngoài các phương pháp nổi tiếng về quản lý thời gian, căng thẳng và hiệu quả trong công việc (Pomodoro, GTD, Ma trận Eisenhower, v.v.), tất nhiên, để thành thạo, có một số phương pháp hay rất đơn giản và nhanh chóng để thực hiện. được thực hiện để cải thiện tổ chức của nó.
Kiến thức bản thân và lối sống lành mạnh
Hiệu quả bắt đầu với kiến thức tuyệt vời về cách nó hoạt động và tối thiểu kỷ luật Biết cách phát hiện điều gì đang lãng phí thời gian của bạn sẽ cho phép bạn tránh bị lạc đường và nhờ đó đạt được hiệu quả.
Sự thiếu hiệu quả - cá nhân và / hoặc nghề nghiệp - có thể có một số nguyên nhân mà cần phải biết cách xác định để hóa giải chúng:
- phiền nhiễu đa dạng và đa dạng (điện thoại thông minh liên tục rung, bíp hoặc nhấp nháy, giảm sự tập trung do các buổi tối và / hoặc đêm không nghỉ ngơi, hàng tấn tệp bị giữ lại tiếp tục tăng lên, các email chưa đọc được đăng tải tích tụ, Vân vân.),
- xu hướng sự trì hoãn ,
- lãng phí thời gian tìm kiếm một thư mục, bút, mật khẩu, v.v.
- phân tán trong các nhiệm vụ khác nhau cần hoàn thành …
Một khi những yếu tố này đã được phát hiện, đã đến lúc hành động! Tắt tiếng điện thoại của bạn hoặc đặt nó ở chế độ im lặng để bạn không bị làm phiền bởi các thông báo khác nhau khi bạn cần tập trung toàn bộ sự chú ý vào một tệp quan trọng chẳng hạn. Sắp xếp không gian làm việc của bạn cũng như đưa ra các chiến lược để tối ưu hóa thời gian ở văn phòng (xem các điểm sau) và giảm những xáo trộn không mong muốn (đóng cửa, ký tên "không làm phiền" nếu cần, chuyển tiếp cuộc gọi đúng giờ để hoàn thành trường hợp khẩn cấp, Vân vân.).
Đồng thời, nó không còn cần phải chứng minh rằng một lối sống lành mạnh có tác động tích cực đáng kể đến chất lượng tập trung, tâm trạng, mệt mỏi, chống lại căng thẳng , Vân vân. Ngủ đủ giấc, uống thường xuyên (nước!), Tham gia hoạt động thể chất thường xuyên, dành thời gian cho những người thân yêu của bạn, giảm lượng cà phê và các chất kích thích khét tiếng khác, ăn uống điều độ và đủ chất, v.v.
Môi trường làm việc thuận lợi
Không gian làm việc có tổ chức và phù hợp, đồ dùng văn phòng đầy đủ và dễ lấy, đủ ánh sáng, môi trường làm việc thuận lợi, v.v. Tất cả bắt đầu từ đây. Do đó bạn sẽ đảm bảo chăm sóc môi trường làm việc của bạn , dù được chia sẻ với những người khác, bị cô lập hay thậm chí ở trung tâm làm việc chung hay ở nhà …
Tiên liệu, thấy trước
Khi môi trường của bạn đã được tối ưu hóa và các thói quen phù hợp đã được thiết lập, bạn sẽ đi vào trọng tâm của vấn đề …
- Học cách quản lý thời gian của bạn : tránh các cuộc họp, các chuyến đi hoặc thậm chí là các cuộc hẹn tốn nhiều năng lượng và thời gian với tính hữu ích hạn chế, sắp xếp một số thời gian nghỉ giải lao cũng như các thời điểm ít căng thẳng hơn, chẳng hạn như bạn có thể dễ bị quấy rầy hơn hoặc thậm chí sắp xếp một vài thời điểm để lưu trữ và / hoặc thu thập / đưa ra phản hồi từ / cho nhân viên của bạn,
- Dự đoán : hình dung và ghi chú các nhiệm vụ cần hoàn thành cũng như thời hạn tương ứng và ưu tiên, chuẩn bị kỹ lưỡng các cuộc họp công việc của bạn,
- Kế hoạch : xác định cho từng nhiệm vụ, thời gian sẽ được phân bổ; phát hiện các dấu hiệu cảnh báo về những căng thẳng có thể xảy ra hoặc sự miễn cưỡng trong bối cảnh của một sự biến đổi khét tiếng để có thể hành động nhanh chóng và đầy đủ; để lại chỗ cho sự chậm trễ và những hạt cát có thể xảy ra khác.
Phân loại, ưu tiên, lập kế hoạch
- Quản lý thông tin đến và đi : dành một khoảng thời gian hàng ngày để quản lý email, thư từ, v.v. và xử lý thông tin nhận được và / hoặc thu thập, phân phối thông tin đó nếu cần, chia sẻ lịch trình của bạn, nói tóm lại là… giao tiếp với nhóm của bạn và các đối tác làm việc khác!
- Phân loại: tránh xử lý nhiều tệp lớn cùng lúc hoặc phân vùng một cách hiệu quả và tiến hành theo từng bước nhỏ thay vì tiến hành khắp nơi (ví dụ: cắt một dự án lớn thành nhiều tệp).
- Ưu tiên / ưu tiên: tập thói quen xác định (đặc biệt với phương pháp Pareto) điều gì khẩn cấp, điều gì ít khẩn cấp hơn, điều gì không phụ thuộc vào bạn hoặc điều gì có thể chờ đợi hoặc giao cho bên thứ ba.
- Kế hoạch : tùy thuộc vào các nhiệm vụ khác nhau cần hoàn thành, mức độ ưu tiên của mỗi nhiệm vụ, thời hạn và các nguồn lực khác nhau cần thiết, hãy lập một lịch trình (ví dụ như biểu đồ Gantt hoặc Ishikawa, có thể giúp ích rất nhiều cho bạn trong giai đoạn này). ).
Ủy quyền và sử dụng các công cụ phù hợp
Một trong những kỹ năng quan trọng của một nhà quản lý là biết cách ủy quyền và điều phối các tài năng và nguồn lực theo ý của mình với mục tiêu là hiệu quả chung và thành công của tập thể.
Đối với các công cụ để giúp hiệu quả chuyên nghiệp, chúng rất phong phú. Có một cái gì đó cho tất cả mọi người, với chi phí khác nhau và cho nhiều mục đích.
Chúng tôi đã đề cập đến một số trong suốt bài viết này, mà chúng tôi có thể thêm các phần mềm khác nhau (nhật ký điện tử, lịch biểu, v.v.) vào đó. Đừng ngần ngại cũng tham khảo phần "Tổ chức của người quản lý" và các trang khác nhau của chúng tôi dành riêng cho các công cụ và thủ tục khác nhau liên quan đến hiệu quả nghề nghiệp hoặc để cho chúng tôi biết về các phương pháp của riêng bạn!
