Làm thế nào để tổ chức hoạt động của một nhân viên bán hàng mới?

Dù kỹ năng bán hàng của một nhân viên bán hàng lưu động là gì, chúng cũng chẳng có ích gì nếu họ không thể tối ưu hóa thời gian gặp mặt trực tiếp với khách hàng. Một tổ chức chặt chẽ sẽ cho phép nó giảm đáng kể - hoặc thậm chí loại bỏ - tất cả “thời gian chết”, cho dù có áp đặt hay không.

Tổ chức này phụ thuộc trước hết vào công ty, trước khi chính nhân viên bán hàng. Cô ấy phụ thuộc vào việc cung cấp khuôn khổ và các công cụ để việc tuyển dụng mới có hiệu quả mà không bị chậm trễ. Thật vậy, trừ khi anh ta có kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh tế tương tự, người bán mới phải được giúp hiểu nhanh nhất có thể tất cả các yếu tố của hoạt động trong tương lai của anh ta. Do đó tầm quan trọng của chất lượng đào tạo trong giai đoạn hội nhập.

Tóm lược

• Định nghĩa rõ ràng về tập khách hàng
• Tệp khách hàng đầy đủ và hoạt động
• Tổ chức và tối ưu hóa các chuyến thăm hàng năm
• Kiến thức chuyên sâu về sản phẩm hoặc dịch vụ
• Để nhanh chóng làm quen với lĩnh vực này
• Viết hoa trên báo cáo hoạt động bán hàng
• Các nguyên tắc chính để giải phóng thời gian dành cho các cuộc gặp mặt trực tiếp

Tổ chức tốt bắt đầu với một định nghĩa rõ ràng về tập khách hàng

Vì các sản phẩm được tiếp thị ở B đến B có thể sử dụng các kênh phân phối khác nhau - thậm chí là cạnh tranh - cho người tiêu dùng cuối cùng, điều cần thiết là công ty xác định và mã hóa khách hàng của mình.

Để các nhóm bán hàng dễ dàng chiếm đoạt, điều quan trọng là sự phân loại này được thể hiện trong các thuật ngữ được sử dụng trong các thị trường liên quan.Ví dụ: nhà sản xuất, nhà tích hợp, khách hàng cuối cùng, v.v.

Việc phân loại này phải được thành thạo bởi người mới tham gia, vì vậy đừng chần chừ khi kết thúc chu kỳ đào tạo của mình. để kiểm tra kiến ​​thức của bạn về tổ chức phân phối nói chung và mã hóa khách hàng nói riêng thông qua bảng câu hỏi bằng văn bản. Việc xác minh này sẽ ngăn ngừa các sai sót có hại cho doanh nghiệp, cụ thể là bằng cách cấp các điều kiện thương mại cho những khách hàng không được hưởng lợi từ chúng.

Lưu ý rằng đối với bộ phận bán hàng, hệ thống mã hóa có liên quan cho phép bộ phận này đo lường hoạt động của các nhân viên bán hàng theo danh mục khách hàng, được chia nhỏ theo bộ phận.

Ví dụ, diễn biến từng tháng:

• Trong tổng số khách hàng đang hoạt động (kể từ khi nhân viên bán hàng đến)
• trong tổng số Khách hàng tiềm năng đã truy cập (= số lượng khách hàng tiềm năng)
• Khách hàng mới đã mở so với số lượng khách hàng tiềm năng (= chất lượng của việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng)

Bằng cách so sánh phân bổ doanh số của tất cả nhân viên bán hàng theo% theo danh mục, công ty có thể xác định những người hoạt động trên mức trung bình trong một hoặc nhiều danh mục và rút kinh nghiệm từ khóa đào tạo này cho toàn bộ lực lượng bán hàng. Như vậy sẽ giúp nhân viên kinh doanh thay đổi tổ chức của mình cho phù hợp.

Trong ngắn hạn, một loạt các chuyến thăm cùng với một nhân viên bán hàng "thiếu hụt danh mục" với người giỏi nhất trong danh mục đó có thể giải quyết tình huống này.

Tệp khách hàng đầy đủ và hoạt động

Thật ngạc nhiên khi nhiều công ty chỉ tuyển dụng nhân viên bán hàng mới của họ chỉ một danh sách các địa chỉ với vị trí của họ và số lượng mua hàng của họ trong năm trước, khiến anh ta bất lực trong việc xây dựng kế hoạch hành động.

Điều cần thiết là quản lý bán hàng chuẩn hóa tệp khách hàng (lý tưởng là từ một công cụ CRM) cho toàn bộ lực lượng bán hàng của nó. Ngoài các chi tiết quản trị (tình trạng pháp lý, địa chỉ, điều kiện thương mại và thanh toán, v.v.), tệp phải chứa cho mỗi tài khoản:

• Lịch sử của tổng số lần mua hàng, theo từng năm, với chi tiết từng tháng - trong ít nhất hai hoặc ba giai đoạn trước đó (để đánh giá bất kỳ biến thể không điển hình nào).
• Đối với mỗi giai đoạn này, chi tiết mua hàng, theo nhóm sản phẩm, tốt nhất là chi tiết đơn đặt hàng
• Tên, chức năng, chức danh và chi tiết liên hệ cá nhân của tất cả những người quan trọng cần liên hệ, bao gồm cả đối tượng quan tâm của họ hoặc thậm chí những đối tượng cần tránh.

Nhân viên bán hàng phải có thể thêm ngày đến thăm của họ (và do đó đánh giá cao tần suất) và lập kế hoạch cho phép anh ta giúp những khách hàng lớn nhất tối ưu hóa đơn đặt hàng của họ bằng cách hưởng lợi từ các điều kiện tốt nhất có thể theo hồ sơ của họ.

Dựa trên hồ sơ này, anh ta có khả năng phân loại khách hàng của mình mỗi năm theo thứ tự doanh thu giảm dần và phân khúc họ:

• Khách hàng A: số% nhỏ đại diện cho% doanh thu lớn nhất
• Khách hàng B: khách hàng sau tích lũy ít nhất 85 đến 90% tổng doanh thu
• Khách hàng C: Số lượng lớn các khách hàng nhỏ lẻ chiếm phần còn lại của doanh thu trong kỳ.

Sau khi được thông báo đúng đắn về chính sách của công ty, đặc biệt là chiến lược phát triển ưu tiên của công ty, người bán phải có khả năng, thông qua việc phân tích khách hàng của mình, để xác định một kế hoạch hành động bao gồm:

• Danh sách những khách hàng A quan trọng nhất để luôn hài lòng bằng mọi giá
• Khách hàng B và C tạo thành những khả năng phát triển tốt nhất
• Các họ sản phẩm để đẩy
• Số lượng khách hàng thuộc các danh mục nhất định sẽ tăng lên bằng cách tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Tổ chức và tối ưu hóa các chuyến thăm hàng năm

Số lượng khách hàng trong mỗi danh mục nhân với số lượt truy cập hàng năm ước tính cần thiết, nhân lại với thời lượng trung bình có thể xảy ra của mỗi lượt truy cập tiềm năng về "thời gian đối mặt" cần thiết để bao phủ đầy đủ khu vực.

Ở giai đoạn này, đừng quên việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng cần thiết: Không có khách hàng nào là vĩnh cửu hoặc buộc phải giữ những nhà cung cấp giống nhau suốt đời.

Do đó, nhân viên bán hàng phải làm mọi thứ để ghi nhớ phần này của hoạt động của mình trong mọi trường hợp, cho dù anh ta:

• … ở đỉnh cao thành công của anh ấy (sau đó anh ấy có nhiều thời gian để cống hiến hết mình cho nó)
• … ở dưới đáy hố (lo lắng về nó thì đã muộn lắm rồi)

Trong mọi trường hợp, để chắc chắn nhất có thể về việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng thành công, anh ta phải:

• 1 - Hình thành và liên tục tăng danh sách cập nhật, đầy đủ nhất có thể, các khách hàng tiềm năng:
• Sắp xếp theo danh mục
• Bao gồm tên và địa chỉ (được đánh dấu trên bản đồ, như khách hàng)
• Đề cập đến loại hoạt động
• 2 - Đặt số lượng liên hệ tiềm năng mỗi tuần
• Giữ mục tiêu đó bất kể điều gì
• Bù đắp cho vi phạm, nếu có, vào tuần sau

Vào cuối năm đầu tiên hiện diện, nhân viên bán hàng mới phải có cái nhìn đầy đủ rõ ràng về khách hàng của họ để có thể thực hiện dự báo bán hàng theo tài khoản đáng tin cậy cho năm sau. Ít nhất đối với mỗi khách hàng A, phần lớn khách hàng B, tổng số khách hàng khác. Đừng quên thêm khách hàng tiềm năng, những người có nhiều khả năng sẽ chuyển thành khách hàng.

Trong trường hợp (đáng tiếc) khi công ty không yêu cầu anh ta đưa ra dự báo, người sau đó thực hành việc đơn phương áp đặt các mục tiêu bán hàng, tuy nhiên anh ta sẽ quan tâm đến việc thực hiện chúng vì:

• Đảm bảo sự thông thạo của lĩnh vực này (hoặc thậm chí chứng minh, nếu cần)
• Xây dựng một kế hoạch hành động thực tế để đạt được mục tiêu của bạn
• Giúp công ty tránh được tình trạng thiếu hụt chất lượng dịch vụ
• Bảo vệ lợi ích của bạn liên quan đến các mục tiêu được giao không thực tế

Điều này phải tạo thành MỘT (chứ không phải THE) dự báo, sẽ là hữu ích so với cái khác, được chia nhỏ theo dòng sản phẩm. Sự so sánh của 2 cách tiếp cận hoạt động để đưa ra một dự báo tối ưu: xác suất cao để thu được các số liệu đáng tin cậy …

Kiến thức chuyên sâu về sản phẩm hoặc dịch vụ

Thực tiễn cho thấy rằng bất kể độ tuổi, kinh nghiệm hoặc thời gian đại diện bán hàng đã ở trong công ty, họ không bao giờ biết đủ về các sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ bán : phẩm chất và lỗi của họ - cũng như tất cả những gì của đối thủ cạnh tranh của họ. Quan sát này phải dẫn dắt công ty vĩnh viễn đưa chủ đề về phía trước, trong thông báo thường xuyên và trong tiến hành giáo dục thường xuyên.

Các nhà cung cấp sản phẩm B đến B thường bán một lượng lớn các SKU khác nhau - hàng trăm hoặc thậm chí vài nghìn. Các sản phẩm này được nhóm và hệ thống hóa bởi các họ đồng nhất cho phép đo lường tốt hơn doanh số bán hàng và sự phát triển của chúng.

Do đó, để tối ưu hóa việc tổ chức hoạt động của mình, nhân viên bán hàng có thể xác định đòn bẩy đầu tiên cho sự phát triển kinh doanh của nó bằng cách phân tích doanh số bán hàng theo nhóm sản phẩm cho từng khách hàng chính. Do đó, nó có thể phát hiện những người mà nó không bán (hoặc kém) toàn bộ phạm vi mặc dù một lượng mua đáng kể.

Để giúp nhân viên bán hàng đánh giá tốt hơn tiềm năng bán hàng và sức nặng của từng dòng sản phẩm, công ty phải cung cấp cho họ các danh sách bao gồm:

1. 1 - theo tham chiếu, tầm quan trọng giảm dần của:
   • Doanh số hàng năm trên toàn quốc
   • Những người thuộc lĩnh vực được ủy thác
   • Doanh số hàng năm trên toàn quốc cho các loại khách hàng chính, nếu khác biệt đáng kể so với mức trung bình
2. 2 - Theo đối thủ cạnh tranh, danh sách các trận đấu với tài liệu tham khảo của riêng họ
3. 3 - Giá bán trên mỗi mét tuyến tính, cho giá đỡ ngang và dọc, trong trường hợp bán lại cho công chúng

Để thực hiện dự báo bán hàng bổ sung cho những dự báo do khách hàng đưa ra , nhân viên bán hàng thu thập tất cả thông tin từ những năm trước, về sản phẩm, càng xa càng tốt về:

• Sự phân bổ doanh số bán hàng theo thời gian
• Ngày ra mắt trong quá khứ (và trong tương lai) cho phiên bản mới
• Những sản phẩm cũ ngừng sản xuất
• Ngày,% và tác động của việc tăng giá và khuyến mại

Để nhanh chóng làm quen với lĩnh vực này

Trừ khi bạn đã hoạt động đủ lâu cho một công ty khác trong cùng lĩnh vực kinh tế, nhân viên bán hàng mới sẽ mất vài tháng để hiểu các đặc điểm cụ thể của lĩnh vực của mình. Cho dù về mặt địa lý, kinh tế, cạnh tranh hay hành chính

Để đẩy nhanh quá trình, công ty phải cho công ty biết những thông số nào cần tính đến để đo lường các giá trị địa lý của lĩnh vực của mình và xây dựng kế hoạch hành động của mình:

• Các chỉ số giá trị cụ thể cho các sản phẩm hoặc dịch vụ được bán (ví dụ):
  • - Sống giàu có?
  • - Số lượng dân cư?
  • - Một hay nhiều phạm trù xã hội - nghề nghiệp?
  • - Số lượng xe cơ giới? theo thương hiệu?
  • - Số lượng doanh nghiệp phân loại?
  • - Khác ?
• Các vị trí cạnh tranh
• Diễn biến về doanh thu, số lượng khách hàng của một số năm trước
• Duy trì việc mua lại (những khách hàng quan trọng cần theo dõi chặt chẽ)
• Tiềm năng phát triển (theo danh mục khách hàng và theo sản phẩm)
• Tìm kiếm khách hàng tiềm năng (loại khách hàng và sản phẩm ưa thích)
• Những sai lầm để tránh? Thuộc kinh tế?

Viết hoa trên báo cáo hoạt động bán hàng

Để nhân viên bán hàng có thể liên tục tối ưu hóa việc sử dụng thời gian của họ, họ vẫn cần có một công cụ để lưu trữ và biên dịch dữ liệu về các lượt truy cập của họ. Thông tin này được nhập từ một báo cáo, dễ dàng hoàn thành ngay tại cơ sở của khách hàng.

Công cụ này tổng hợp:

• số lượng và chất lượng lượt truy cập
  1. 1 - cho Khách hàng cũ (% hoạt động trong việc duy trì và phát triển khách hàng)
  2. 2 - đến Khách hàng tiềm năng (% số lượng khách hàng tiềm năng)
  3. 3 - mở khách hàng mới (so với số lượng khách hàng tiềm năng = chất lượng của việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng)
  4. 4 - theo nhóm ngành của khách hàng (= thông tin tương tự như §1,2,3)
  5. 5 - Tổng số
• Kết quả của mỗi lần truy cập
  1. 1- Khách hàng vắng mặt (= nguyên nhân có thể kiểm soát được? Kinh tế hay không?)
  2. 2 - Khách hàng có hàng hoặc nói chung là không có nhu cầu vào ngày đến thăm (= thời gian không hợp lý?)
  3. 3 - Khách hàng hoặc Khách hàng tiềm năng không quan tâm (= khách hàng tiềm năng để được hướng dẫn tốt hơn)
  4. 4 - Thứ tự sẽ theo sau (= không thể kết luận?)
• số lượng đơn đặt hàng *
  1. 1 - Khách hàng cũ
  2. 2 - Mới
  3. 3 - theo loại khách hàng
  4. 4 - về số lượt truy cập (= bằng hoặc lớn hơn nhân viên bán hàng trung bình?)
• Số km đã đi
  1. 1 - từ chuyến khởi hành qua đêm cho đến ngày tiếp theo (= km / ngày)
  2. 2 - giữa các lần truy cập (số km chia cho số lần truy cập = chất lượng của chuyến tham quan)

* Giá trị đơn hàng thực hiện trong mỗi trường hợp được tính bằng cách nhân số lượng đặt hàng trong mỗi gia đình sản phẩm với giá trung bình đã thỏa thuận (cho tất cả nhân viên bán hàng) do đại diện của mỗi gia đình. Ngay cả khi giá trị này chỉ ở mức trung bình, nó cho phép so sánh giá trị của các đơn đặt hàng mà nhân viên bán hàng thực hiện theo nhóm khách hàng với tất cả các đơn hàng nhận được tại công ty. Nếu nhân viên bán hàng đang làm công việc của mình, những người anh ta nhận sẽ đáng giá hơn!

Bằng cách chia giá trị của các đơn đặt hàng cho số km đi mỗi ngày, anh ta sẽ có một ý tưởng chính xác về giá trị của các chuyến tham quan của mình (doanh thu trên mỗi km).

Báo cáo hoạt động này, được tích lũy mỗi tuần, sau đó mỗi tháng, trở thành theo thời gian l 'Yếu tố cơ bản của sự phát triển trang tổng quan bán hàng mà, nắm vững lịch sử hoạt động của nó, cho phép nó (lại) lập kế hoạch hành động của mình.

Các trang tổng quan này sẽ giúp bạn có thể đánh giá cả "khung hình đóng băng" và "phim" về hoạt động của:

• bản thân nhân viên bán hàng
  1. 1 - trong sự phát triển của nó theo thời gian (hàng tuần, hàng tháng, hàng năm, tích lũy, trung bình động, v.v.)
  2. 2 - so với mục tiêu đặt ra
  3. 3 - so với mức trung bình và tốt nhất của các đồng nghiệp của anh ấy
• toàn bộ lực lượng bán hàng
  1. 1 - để phát hiện lý do thực sự cho sự thành công của một số
  2. 2 - xác định các nguyên nhân phổ biến có thể xảy ra (hoặc không) của các hư hỏng
  3. 3 - phát hiện nhu cầu đào tạo của tập thể và cá nhân

Các nguyên tắc chính để giải phóng thời gian dành cho các cuộc gặp mặt trực tiếp

Người bán phải làm mọi thứ để tối ưu hóa hết mức có thể phần thời gian còn lại dành riêng cho các nhiệm vụ khác nhau:

• Công việc hành chính (thực hiện ngoài giờ làm việc của khách hàng)
• Các lối đi theo yêu cầu của công ty (giới hạn đến mức tối thiểu nghiêm ngặt được yêu cầu)
• Nhận hoặc xác nhận cuộc hẹn (tránh những lần thăm khám không cần thiết)
• Lập kế hoạch (và thích ứng với nhu cầu kinh tế) các chuyến du lịch hàng tuần của anh ấy
• Lập kế hoạch liên hệ đầu tiên trong ngày ngay khi khách hàng đầu tiên mở cửa
• Hẹn gặp khách hàng cuối cùng ngay trước khi đóng cửa
• Chuyển động từ khách hàng này sang khách hàng khác:
  • - Bằng cách xác định trước địa chỉ của khách hàng, khách hàng tiềm năng và bãi đỗ xe
  • - Bằng cách tính toán con đường ngắn nhất (được ghi nhớ trên bản đồ để cải thiện)
  • - Bằng phương tiện vận chuyển hiệu quả nhất (tùy địa điểm, ngày, giờ
• Địa điểm lưu trú qua đêm (càng gần khách hàng đầu tiên của ngày hôm sau càng tốt)

Vì cho phép nhân viên bán hàng "chộp lấy" những phút quý giá sẽ được tích lũy trong số giờ đạt được cho các cuộc họp trực tiếp hiệu quả, anh ta phải:

• Kiểm soát ngày, giờ hoặc khoảng thời gian khi tránh truy cập vào một phần cụ thể trong lĩnh vực của bạn
• Tính đến giờ, ngày thăm khám hoặc cuộc hẹn do khách hàng đặt ra
• Chuẩn bị các chuyến thăm để có thể truy cập ngay vào thông tin cần thiết trên trang web (tệp chứa các bản sao của đơn đặt hàng, hóa đơn, thư từ, v.v.)
• Có tài liệu, giá cả và điều kiện cập nhật (và sạch sẽ ngay lập tức; và đủ số lượng để đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng)
• Giới hạn thời gian của các chuyến thăm đến thời gian duy nhất cần thiết để kết thúc
• Có "lịch trình" gồm 31 phần tách biệt, để phân loại theo ngày tất cả các tài liệu yêu cầu hành động từ nhân viên bán hàng hoặc công ty để được khởi chạy lại
• Có một bảng kế hoạch lịch để bù đắp cho trí nhớ bị thiếu hụt tự nhiên của bạn
• Mang theo tất cả tài liệu, hồ sơ, máy tính bảng … của bạn trong một "chiếc cặp" sang trọng và bất khả xâm phạm (trong các chuyến thăm cơ sở do khách hàng đề xuất!)
• Đảm bảo tính khả dụng vĩnh viễn ngay lập tức của chiếc xe của bạn trong mọi điều kiện khí hậu
• Tiếp cận tức thì với tình trạng giao thông, vị trí của bãi đậu xe liên quan đến khách hàng và khách hàng tiềm năng
• Có tất cả các phương tiện liên quan để tiết kiệm thời gian ô tô (Số điện tử, Paybyphone, đăng ký bãi đậu xe ở các thành phố lớn, v.v.)

Xem các ấn phẩm của anh ấy

Tác giả - Daniel BURNAND -

Công việc của anh ta

Tự học, tác giả bắt đầu bán hàng từ năm 18 tuổi.

Với ngôn ngữ tiếng Anh chỉ dành cho hành lý, ông đã tạo dựng sự nghiệp tại một số công ty con của Pháp, Châu Âu và Châu Á của các công ty đa quốc gia của Mỹ.

Mới bắt đầu làm nhân viên bán hàng, anh ấy đã leo lên quản lý , sau khi đã trải qua sự giám sát của các đại diện bán hàng và sự phối hợp tiếp thị quốc tế.

Giáo viên của Tổ chức Thương mại của những người du hành tại Học viện Lực lượng Bán Negocia (CCI de Paris), anh ấy đã kết thúc sự nghiệp của mình với tư cách là chuyên gia tư vấn tuyển dụng.