Trước khi bắt tay vào một dự án cải tiến quy trình, bắt buộc phải hiểu các đặc điểm và cách thức hoạt động của nó. SIPOC là một công cụ rất thú vị cung cấp một cái nhìn tổng quan. (Lại) tìm hiểu cách sử dụng nó.
SIPOC là gì?
Từ viết tắt này là viết tắt của Nhà cung cấp Quy trình đầu vào Đầu ra Khách hàng (FIPEC trong tiếng Pháp có nghĩa là Nhà cung cấp - Đầu vào - Quy trình - Đầu ra - Khách hàng hoặc FITEC, chữ "P" của quy trình trở thành "T" của Chuyển đổi).
Đây là một phương pháp có trong hộp công cụ 6 sigma (trong giai đoạn "Xác định" của quá trình cải tiến DMAIC: định nghĩa vấn đề ). Chúng tôi cam đoan với bạn, không cần phải là "đai đen" mới biết cách sử dụng. Đặc biệt là vì nó có liên quan đến một số lượng lớn các dự án trong giai đoạn phân tích và chẩn đoán.
Chức năng của công cụ này
Được sử dụng bởi một nhóm dự án, công cụ dễ sử dụng này tạo điều kiện cho sự hiểu biết tổng thể về cách một quy trình hoạt động cho các mục đích khác nhau:
- chuẩn bị một bản đồ
- ghi lại một quá trình
- phân tích một sự cố
- xác định phạm vi của một dự án và các tác nhân bị ảnh hưởng
- mô tả một tình huống hiện tại so với một tình huống trong tương lai
- …
Bằng cách cung cấp câu trả lời cho các câu hỏi như:
- Các yếu tố đầu vào là gì?
- Các bên liên quan là ai? Nhà cung cấp và khách hàng?
- Yêu cầu của họ là gì?
- Các giai đoạn khác nhau của quá trình là gì?
Một công cụ hoạt động rất hiệu quả
SIPOC được hiện thực hóa bằng tài liệu trực quan như:
NS QUÂN NHU: xác định các nhà cung cấp bên trong và bên ngoài, cung cấp các yếu tố đầu vào
tôi ĐẦU VÀO: danh sách các yếu tố đầu vào (thông tin, nguyên liệu, v.v.) cung cấp cho quá trình và được chuyển đổi bởi các hoạt động trong tương lai
P TIẾN TRÌNH : mô tả các hoạt động chính, các bước, nhiệm vụ và hoạt động (không đi sâu vào chi tiết) biến đầu vào thành đầu ra
O ĐẦU RA: danh sách các kết quả đầu ra (kết quả, sản xuất, tài liệu, v.v.) dành cho khách hàng (hoặc cho các quy trình hạ nguồn khác)
VS KHÁCH HÀNG: xác định khách hàng bên trong và bên ngoài, trung gian và khách hàng cuối cùng
Các giai đoạn thực hiện sơ đồ
Bằng cách tuân theo một cách tiếp cận hợp lý, việc sử dụng SIPOC hiệu quả trong khi vẫn đơn giản.
-
Điều kiện tiên quyết - thành lập một nhóm sẽ làm việc trong dự án.
Công cụ được sử dụng dưới dạng một hội thảo , sử dụng bảng trắng và ghi chú Post-It, hoặc sơ đồ sẵn sàng sử dụng được tạo trong Excel, PowerPoint, v.v.
Động não là phương pháp ưa thích để xác định các yếu tố đặc trưng của một tổ chức.
Mô tả quy trình
Đây là bước đầu tiên. Dễ nhất là bắt đầu với góc độ này: mô tả 4 đến 6 hoạt động chính được thực hiện trong quy trình được nghiên cứu . Bằng cách này, bạn đi vào trọng tâm của vấn đề. Nên sửa các hoạt động bắt đầu và kết thúc, sau đó hoàn thành với các hoạt động được liên kết giữa 2 đầu.
Một điểm quan trọng là bám sát các hoạt động chính mà không bị lạc vào quá nhiều chi tiết. Mục tiêu của SIPOC là xây dựng một cái nhìn tổng hợp.
Câu hỏi ví dụ: những gì quá trình đạt được? Các hoạt động chính là gì?
Lưu ý các lối ra
Khi bạn biết quy trình làm gì, mô tả cơ chế của nó, bạn có thể liệt kê các kết quả đầu ra.
Câu hỏi: những gì quá trình sản xuất? Chúng ta có thể tìm thấy thông tin, dịch vụ, tài liệu… nào ở đầu ra?
Đếm khách hàng
Lưu ý những khách hàng bên ngoài và bên trong, những người được hưởng lợi từ "kết quả đầu ra" của bước trước
Câu hỏi: Sản phẩm đầu ra dành cho ai? Ai sẽ sử dụng chúng? Ai đang đợi họ?
Xác định các mục
Kiểm kê các yếu tố đầu vào thúc đẩy quá trình.
Câu hỏi: những gì cung cấp cho quá trình này? Nó cần gì để hoạt động?
Xác định vị trí các nhà cung cấp
Liệt kê các nhà cung cấp cung cấp các mặt hàng đầu vào.
Câu hỏi: ai cung cấp dữ liệu, vật liệu, dịch vụ, tài liệu đã xác định trong giai đoạn trước?
Một ưu điểm khác của sơ đồ này: mỗi bước giúp bạn có thể khóa bước trước và lấp đầy khoảng trống nếu cần. Ví dụ: bằng cách liệt kê các khách hàng, nhóm có thể nhận ra rằng một chuyến đi chơi đã bị bỏ lỡ.
Tệp này được tham chiếu trong: Quản lý quy trình - Tổ chức công ty
