1 - Định nghĩa các bên liên quan của một dự án
Đây là tất cả những người và tổ chức có liên quan gì đó đến dự án. Họ trực tiếp tham gia vào việc tiến hành các hoạt động, hoặc họ bị ảnh hưởng bởi vấn đề ban đầu, bởi sự lựa chọn hoặc thực hiện các giải pháp. Một số bên liên quan có thể gây ảnh hưởng ở các cấp độ khác nhau.
Những người chơi chính này nằm ở vị trí cả trong nội bộ - ở bất kỳ cấp độ nào trong hệ thống phân cấp của công ty - và bên ngoài (một nhà cung cấp quan tâm đến các phương pháp cung cấp khách hàng mới, v.v.).
Ví dụ, nhà điều hành sản xuất được công nhận là chuyên gia trong chức năng của mình đòi hỏi sự chú ý đặc biệt để tính đến chuyên môn của anh ta, dự đoán quản lý thay đổi, v.v.
Theo định nghĩa, một dự án tích hợp một số lượng tốt các tác nhân khác nhau cũng như các kỳ vọng và nhu cầu riêng của họ. Tùy thuộc vào bạn để soạn thảo với những hồ sơ này để đáp ứng họ và cuối cùng đạt được mục tiêu đặt ra cho bạn .
Các bên liên quan là ai?
Như chúng ta vừa thấy, danh sách tiềm năng là rất lớn. Dưới đây là các cấu hình chính:
Nội bộ:
- Nhà tài trợ (hoặc người nộp đơn, hoặc thậm chí là khách hàng nội bộ): đó là người đầu tiên được dự án quan tâm
-
Nhà tài trợ dự án : nhà tài trợ dự án, chủ nhiệm dự án.
- Người dùng, dịch vụ bị ảnh hưởng : những người trực tiếp quan tâm đến các sản phẩm được phân phối (ví dụ: lực lượng bán hàng cho một phần mềm CRM mới). Cả trưởng bộ phận và nhân viên đều phải được tính đến. Những người dùng cuối này giữ vị trí trung tâm trong dự án, bởi vì họ sẽ trực tiếp sử dụng dịch vụ, tổ chức mới hoặc sản phẩm thu được từ dự án.
- Hướng : đại diện cho quyền ra quyết định và kiểm soát cuối cùng
- Nhóm dự án : bao gồm người quản lý dự án cũng như các thành viên khác trong nhóm
- Các dịch vụ hỗ trợ liên quan : kế toán, hậu cần, nhân sự, CNTT, v.v. cung cấp hỗ trợ trong bối cảnh công việc phân tích và thiết kế giải pháp.
- Cổ đông: họ đang chờ đợi một kết quả, một màn trình diễn nâng cao di sản của họ
- Các chuyên gia khác : đưa ra lời khuyên theo thời gian (giám đốc chức năng, v.v.)
- Công đoàn và đại diện người lao động: các bên liên quan này thận trọng trong việc bảo vệ lợi ích của nhân viên.
Bên ngoài:
Phạm vi của các bên liên quan được xem xét không giới hạn trong phạm vi của công ty …
- Khách hàng: đối tượng đầu tiên có liên quan từ bên ngoài, bị tác động trực tiếp nếu vai trò của họ trong việc sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp bởi dự án - hoặc gián tiếp (ví dụ: trong trường hợp dự án tổ chức nhằm cải thiện chất lượng của một quá trình) .
- Các nhà cung cấp : vật chất, dịch vụ, lao động
- cơ quan công quyền : trong trường hợp dự án của bạn phải là một phần của khuôn khổ pháp lý chính xác
- Các cộng đồng người dùng khác nhau, của người hâm mộ, v.v. Hiện diện trên mạng xã hội.
- Các tổ chức tư nhân: đây là các hiệp hội, tổ chức phi chính phủ khác nhau …
- Các nhà đầu tư và đối tác tài chính: họ có các yêu cầu về lợi nhuận và đảm bảo các nguồn lực.
2 - Tại sao bạn quan tâm đến các bên liên quan trong dự án của bạn?
Để cung cấp cho bạn tất cả các cơ hội thành công trong công việc của bạn , với tư cách là người quản lý dự án, bạn phải xác định tất cả các bên liên quan cũng như kỳ vọng, mối quan tâm và yêu cầu của họ. Điều quan trọng là có thể lôi kéo họ tham gia vào dự án của bạn. Và để dự đoán cách quản lý của họ.
Một khi công việc này được hoàn thành, hãy phân tích xem chúng có thể ảnh hưởng tích cực hay tiêu cực đến dự án như thế nào. Một số tác nhân có quyền làm hỏng nó bất cứ lúc nào.
Ngoài ra, hãy phân biệt những người mà bạn có thể dựa vào để thuyết phục, để truyền tải thông điệp, để có thêm nguồn lực… Sự hỗ trợ thường quyết định đến sự thành công của một dự án.
3 - Phân tích các bên liên quan
Làm thế nào để xác định các bên liên quan?
Chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu từ một vòng kết nối đầu tiên: những người có liên quan / bị ảnh hưởng nhiều nhất như nhà tài trợ, người dùng cuối, v.v., liệt kê họ và sau đó hỏi họ những người khác có thể bị ảnh hưởng bởi dự án và vì lý do gì.
Sau đó, tiến hành theo cách tương tự với những người liên hệ mới: thu thập các đề xuất và lời khuyên của họ.
Làm thế nào để phân tích các liên kết của họ với dự án?
Để hiểu đầy đủ về cách từng bộ phận có thể bị ảnh hưởng, bạn có thể:
- Trao đổi trực tiếp trong một cuộc phỏng vấn
- Tiếp thu ý kiến của đồng nghiệp hoặc một bên liên quan khác
- Phân tích tài liệu dự án : tiền dự án, nghiên cứu cơ hội, nghiên cứu khả thi, phân tích rủi ro … bằng cách suy nghĩ từng thời điểm ai có thể bị ảnh hưởng hoặc có kỳ vọng cụ thể
Lập kế hoạch hành động
Hành động của bạn không chỉ giới hạn trong việc xác định các lực lượng hiện diện. Bạn phải phát triển một kế hoạch quản lý các bên liên quan thực sự theo hồ sơ của họ.
Đối với một số người, các hành động sẽ được mong đợi. Đây thực chất là các hành động truyền thông: nêu chi tiết các mục tiêu và phương pháp được áp dụng, thông báo về tiến độ hoạt động, cảnh báo về rủi ro có thể xảy ra, về những khó khăn gặp phải, v.v.
Sau khi xác định, hãy xem xét kết hợp chúng vào kế hoạch truyền thông dự án của bạn.
Xây dựng bảng tóm tắt
Bằng cách kiểm tra chéo thông tin, bạn có thể xây dựng các cấu hình chính xác và các hành động liên kết, nếu cần:
|
Nội bộ hoặc bên ngoài | Tên | hàm số | Sự miêu tả | Tác động hoặc kỳ vọng | Hành động được thực hiện |
Cần lưu ý :
Sự khác biệt giữa yêu cầu và kỳ vọng là gì? Yêu cầu là rõ ràng, đó là những gì một dự án tạo ra. Ví dụ: có thể xử lý gấp đôi số lượng khiếu nại của khách hàng trong cùng một nhóm. Sự mong đợi được ngụ ý. Chúng bao gồm những lợi ích trực tiếp hoặc gián tiếp của một sản phẩm có thể phân phối. Ví dụ: người yêu cầu có thể mong đợi mức độ căng thẳng trong nhóm của họ giảm xuống bằng cách cung cấp cho họ các công cụ để giải quyết các khiếu nại của khách hàng nhanh hơn và dễ dàng hơn. Nó không phải là một yêu cầu mà là một kỳ vọng ngầm.
Hướng dẫn PMBOK ®, tư vấn để đánh giá tác động và / hoặc hỗ trợ của mỗi bên bằng cách sử dụng ma trận quyền lực / lợi ích. Sự thể hiện này mang lại một tầm nhìn tổng hợp về các bên liên quan được coi là ưu tiên cũng như loại hành động liên quan:
