Cách tiếp cận và các thông lệ tốt cần được lưu giữ sẽ được rút ra từ phương pháp quản lý rủi ro nói chung cho dù là cho một dự án, một hoạt động mới, một cấu trúc mới, một cơ sở ở một quốc gia, v.v. Có nghĩa là, một tác phẩm gồm 2 giai đoạn chính: phân tích các lỗ hổng của dự án từ câu trả lời mà nhóm có thể cung cấp .
Mục tiêu là ngăn chặn những rủi ro này và nếu cần thiết dự đoán điều trị của họ để sẵn sàng khi thời gian đến.
Mọi dự án đều có phần rủi ro. Chúng tôi biết nó. Tuy nhiên, chúng ta quên nó, hay đúng hơn là chúng ta bỏ qua nó.
Nhưng sẽ rất nguy hiểm nếu làm như vậy. Cho dù đó là vấn đề thượng nguồn hay hạ nguồn, rủi ro đều có. Để tránh bị choáng ngợp, đây là một số bước để làm theo.
Các bước quản lý rủi ro
-
Biết những gì và những rủi ro chúng tôi đang nói về
Vì vậy, chúng tôi xác định những rủi ro. Cho dù bạn làm việc trong ngành CNTT, ô tô, thực phẩm hay các ngành công nghiệp khác, những rủi ro phổ biến nhất là:
- Rủi ro cụ thể đối với việc quản lý một dự án: một mục tiêu phi thực tế, thiếu ngân sách, rủi ro chính trị xã hội hoặc kinh tế của đất nước
- Rủi ro pháp lý: không tuân thủ hợp đồng, thay đổi môi trường pháp lý
- Rủi ro liên quan đến việc tuân thủ lịch trình: thời hạn quá ngắn
- Rủi ro con người: giao tiếp kém, phân phối nhiệm vụ kém theo kỹ năng của từng người, nhà cung cấp gặp rủi ro, khách hàng không chắc chắn, …
- Rủi ro kỹ thuật: không có khả năng tiếp cận các công nghệ cần thiết, độ phức tạp của dự án, thiếu nguồn lực
Để liệt kê chúng, hãy kêu gọi các nhóm của bạn! Động não là một phương pháp đã được chứng minh. Các vị trí và kỹ năng của bạn càng nhiều và đa dạng thì càng tốt: càng có nhiều ý tưởng và càng ít có cơ hội quên một yếu tố quan trọng.
-
Cách lường trước rủi ro
Và chúng tôi nói ngay với bạn rằng không có công thức thần kỳ nào cả! Mặt khác, có các giải pháp phòng ngừa. Khi danh sách rủi ro đã được lập, chúng sẽ cho phép bạn kiểm soát dự án của mình và hạn chế thiệt hại nếu có điều gì đó không mong muốn xảy ra.
Đến- Xếp hạng các rủi ro trong danh sách của bạn. Để làm điều này, hãy nhập thứ tự quan trọng của chúng theo:
- tác động có thể có của rủi ro
- mức độ thiệt hại
- chi phí tổng thể và lợi ích liên quan đến giải pháp của nó
NS- Đánh giá từng cái. Điều này sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng thể hơn về tổng thể và thậm chí bạn có thể nhận ra mối tương quan của một số.
Nếu bạn không biết cách phân loại những rủi ro này hoặc áp dụng hệ thống xếp hạng nào, hãy xem các nghiên cứu về FMEA, Quản lý rủi ro doanh nghiệp, HAZard và Khả năng hoạt động hoặc mô hình ROAM. Để có được chế độ xem đồ họa, bạn có thể thiết lập một ma trận rủi ro.
-
Nó vẫn là xác định chiến lược tốt nhất để áp dụng
Một số giải pháp có sẵn cho bạn:
- Bạn có thể chấp nhận rủi ro. Bạn cảm thấy rằng điều này không đủ nghiêm trọng, không đủ quan trọng để thay đổi dự án, hoặc rủi ro nó xảy ra là thấp.
- Sửa đổi dự án ngay từ đầu để hạn chế rủi ro hoặc tránh hoàn toàn
- Xây dựng kế hoạch khẩn cấp cho những rủi ro cao nhất. Mục tiêu ở đây là tìm ra các giải pháp thay thế cho các nhiệm vụ và vai trò bị ảnh hưởng bởi rủi ro.
- Hãy bảo hiểm … theo nghĩa đen hoặc trong mọi trường hợp đảm bảo nhất định!
- Hạn chế rủi ro khi chúng xảy ra bằng cách hành động cùng lúc với tiến độ của dự án
Để giúp bạn, đây là một số ví dụ về các giải pháp:
Họ phản ứng với những rủi ro phổ biến nhất trong quản lý một dự án, đó là quản lý:
- Đào tạo các nhóm của bạn về dự án. Họ phải biết mọi chi tiết và cách xoắn
- Đảm bảo rằng tất cả các kỹ năng bạn cần được tập hợp trong nhóm của bạn để thực hiện dự án của bạn
- Cho họ tham gia! Sự tự tin và động lực là những yếu tố quan trọng trong việc quản lý dự án tốt.
- Đảm bảo rằng mỗi thành viên đều đa năng ở ít nhất một vị trí khác. Nếu một trong số họ vắng mặt, dự án phải có thể tiếp tục mà không bị gián đoạn
Nota Bene: Chỉ định một người chịu trách nhiệm (theo kỹ năng của họ) đối với từng rủi ro được liệt kê. Điều này sẽ phân tích rủi ro, giám sát nó và viết một báo cáo chứa nhiều thông tin nhất có thể.
-
Một dự án liên tục phát triển, danh sách rủi ro của bạn cũng vậy
Đánh giá lại các rủi ro một cách thường xuyên và điều chỉnh các hành động được thực hiện để dự đoán tốt nhất các vấn đề.
- Vì điều đó luôn động não. Mọi người sẽ có thể đánh giá tiến độ của dự án và các rủi ro liên quan, các hành động đã được thực hiện và việc kết thúc rủi ro, nghĩa là một khi rủi ro (dự kiến) đã qua hoặc đã được giải quyết.
- Cập nhật danh sách của bạn , ghi càng nhiều thông tin về rủi ro càng tốt. Và đừng quên rằng mỗi sửa đổi của danh sách, nghĩa là mỗi hành động được thực hiện để tránh rủi ro này có thể tạo ra rủi ro khác! Bạn càng thu thập được nhiều thông tin thì sau này bạn càng dễ bị can thiệp.
Người ta sẽ hiểu rằng rủi ro là có thể xảy ra nhưng có thể xảy ra. Quản lý rủi ro cho phép bạn tăng cơ hội biến dự án thành hiện thực, tốt hơn hết là biến nó thành hiện thực theo hướng tích cực! Để làm được điều này, đừng ngần ngại đưa ra các hành động phòng ngừa, các hành động đơn giản trong trường hợp rủi ro vẫn xảy ra và tính toán đúng các chi phí tương đối.
Xem thêm: quản lý và quyết định rủi ro
