Biết cách đóng dự án của bạn, để làm gì?
Đừng “bột phát lại” với mỗi dự án mới
Đây là mục tiêu của "REX" (phản hồi trải nghiệm) nổi tiếng, "bài học kinh nghiệm »Hoặc các báo cáo dự án. Bất kể kết quả của dự án như thế nào, những bài học (thành công hay sai sót) rút ra từ dự án phải được xác định và làm nổi bật để đưa vào những bài học sau.
Dự án kết thúc, một quá trình chuyển đổi nhiều hơn một kết thúc
Đóng cửa thể hiện cả sự kết thúc của dự án, kết quả sẽ được đánh giá, nhưng cũng là sự bàn giao cho dự án tiếp theo hoặc cho các hoạt động lâu dài, trong trường hợp giai đoạn dự án đi trước giai đoạn hoạt động. Tất cả các vật phẩm được sản xuất trong giai đoạn đóng cửa sau đó sẽ tạo thành các nguồn tài nguyên có giá trị cho tương lai.
Công cụ
Báo cáo kết thúc
Tài liệu cuối cùng được viết về dự án, nó tóm tắt những thách thức của dự án, kết quả của nó và các quá trình dẫn đến những kết quả này. Ngoài việc phân tích các tỷ lệ (tài chính, kinh doanh, nhân sự) và báo cáo kỹ thuật, báo cáo kết thúc phải xem xét các sai lệch quan sát được so với kế hoạch dự án ban đầu. Những câu hỏi sau đây sẽ giúp bạn có thể thực hiện một đánh giá phương pháp luận:
- Phương pháp quản lý dự án - sự lựa chọn đã kết trái chưa? (ví dụ: Scrum chứ không phải Prince2)
- Lập kế hoạch(Loại biểu đồ GANTT) - độ lệch trung bình của việc hoàn thành nhiệm vụ so với lịch trình ban đầu là bao nhiêu? Đường dẫn quan trọng có bị thay đổi không? Nếu vậy, nguyên nhân là gì, ngoại sinh hay do phân tích lập kế hoạch sai lầm?
- Quản lý tác vụ - WBS có phù hợp để quản lý dự án không? Nó đã trải qua bất kỳ sửa đổi nào trong quá trình dự án (tổ chức lại, bổ sung); có bị đội dự án chiếm đoạt không? Tiến độ của dự án đã được trang bị đầy đủ chưa (bảng điều khiển)?
- Quản lý rủi ro - các rủi ro được xác định khi bắt đầu dự án đã được xác định đúng cách chưa? Một số đã bị đánh giá thấp hoặc đánh giá thấp? Hậu quả tài chính nào (dự phòng, trượt giá)?
Danh sách kiểm tra kết thúc dự án
Đây là danh sách các nhiệm vụ và công việc sẽ được sản xuất khi kết thúc dự án để xác nhận chắc chắn việc kết thúc dự án trong điều kiện tốt. Nó thường bao gồm ba lĩnh vực:
- Quản lý tài liệu - báo cáo kết thúc dự án, lưu trữ, đề xuất sửa đổi hệ thống tham chiếu quản lý dự án, v.v.;
- Quản lí hợp đồng - hóa đơn cuối cùng, lần thanh toán cuối cùng, lần giao hàng cuối cùng được nộp, bảng kê khai các dịch vụ được thực hiện bởi bên giao dịch chính…;
- Sự hài lòng của khách hàng - danh sách các yêu cầu được đáp ứng và chưa được đáp ứng, phản hồi chính thức (biểu mẫu được gửi khi kết thúc nhiệm vụ, CRM) và phản hồi không chính thức từ khách hàng, giải phóng mặt bằng hoặc cơ sở nếu có, v.v.
Danh sách kiểm tra này rất cần thiết vì nó cho phép dự án được đóng "vật lý", chẳng hạn như việc lưu trữ các tệp hoặc giải phóng mặt bằng chuyên dụng, cho phép nhân viên thừa nhận sự kết thúc của dự án và thương tiếc nó.
Việc kết thúc dự án đúng cách cũng gửi một tín hiệu đến các hoạt động đang diễn ra, cuối cùng có thể đưa nội dung dự án trở lại dạng hoạt động hoặc phục hồi nguồn nhân lực trong một số trường hợp.
Cuộc họp kết thúc
Nó được thực hiện bởi người quản lý dự án ở chế độ "mở", có nghĩa là tất cả nhân viên phải có khả năng thể hiện cảm xúc của bản thân và thực hiện đánh giá của riêng họ về dự án (kỹ thuật, quản lý, phương pháp luận).
Đây là cơ hội để ghi nhận sự đóng góp của mọi người vào kết quả của dự án, cho dù kết quả là gì. Các tài liệu chuẩn bị cho cuộc họp (tóm tắt báo cáo tổng kết, trình bày kết quả) cũng như chương trình nghị sự đều được toàn đội đồng xây dựng. Cuối cùng, tất cả những gì còn lại là để kỷ niệm sự kết thúc của dự án, tốt nhất là trong một khung cảnh thân mật hơn.
Thực hành tốt
Khi nào đóng dự án của bạn?
Quá trình kết thúc nên được thực hiện ngay trước hoặc ngay sau khi chính thức chấm dứt dự án, tùy thuộc vào việc nó bị xử phạt bởi một sự kiện hay bởi việc phân phối một sản phẩm có thể giao được. Không nên can thiệp quá sớm, nếu không sẽ chưa thấy được một số kết quả.
Cũng không nên chốt dự án quá muộn, có nguy cơ thời gian trôi qua sẽ tạo ra sự méo mó trong nhận thức về công việc được thực hiện hoặc kiến thức mà cộng tác viên thu nhận được sẽ “bốc hơi”, và cuối cùng chỉ tạo ra một bản báo cáo. . tưới xuống hàng rào.
Làm thế nào để giao tiếp hiệu quả khi kết thúc một dự án?
Ở đây, cần phải lùi lại một bước khỏi dự án để rút ra từ nó những gì có thể hữu ích cho một loại công chúng cụ thể: nội bộ (nhân viên hoạt động thường xuyên) hoặc bên ngoài (ví dụ: đối với các dự án cơ sở hạ tầng công cộng); ở cấp độ chuyên đề (kinh doanh) hoặc chức năng (phương pháp luận). Có hai cách chính để giao tiếp nội bộ về một dự án trong giai đoạn kết thúc:
- Giấy hoặc phương tiện kỹ thuật số : bản tin, tờ rơi, tập sách nhỏ, báo cáo tóm tắt … Giọng điệu của giao tiếp trong trường hợp này phải được điều chỉnh phù hợp với đối tượng mục tiêu.
- Các cuộc họp để trình bày dự án với các bên thứ ba : các cộng tác viên, hoặc thậm chí là những người bên ngoài, có thể được mời tham gia vào một buổi thuyết trình về dự án, sẽ tập trung vào những điểm nổi bật của dự án, chẳng hạn như những đổi mới kỹ thuật hoặc phương pháp đã được áp dụng hoặc những bài học kinh nghiệm. Nên nhắm vào tiêu đề của cuộc họp là: "Hưởng ứng lời kêu gọi về các dự án đổi mới: bài học từ phương pháp nhanh áp dụng cho khu vực công", hơn là "Báo cáo của dự án X".
