Chúng ta sẽ thấy trên trang này các kỹ thuật và công cụ ghi chú sao cho hiệu quả. Mục tiêu: khai thác tốt nhất cuộc họp, buổi đào tạo, hội nghị… Khám phá những cách thực hành tốt cần biết để biết cách ghi chép hiệu quả.
Ai mà không cảm thấy thất vọng sau một cuộc họp vì không thể viết ra giấy hoặc máy tính / máy tính bảng tất cả những điểm quan trọng cần nhớ. Để cải thiện trong lĩnh vực này cũng như nhiều lĩnh vực khác, cần phải tuân theo một số nguyên tắc cơ bản để tiến bộ.
Tại sao phải ghi chép?
Mục tiêu là giữ lại thông tin hữu ích chính sau cuộc họp hoặc sau đó rất lâu.
Trong suốt cuộc họp: để ghi nhanh các câu hỏi để hỏi sau hoặc các điểm cần làm rõ.
Để sau này, hãy nhớ:
các điều kiện của cuộc họp (chủ đề, ngày tháng, người tham gia, v.v.)
Quyết định quan trọng,
các số liệu đưa ra và thông tin thực tế khác được truyền trong quá trình trao đổi,
các bước tiếp theo sau cuộc họp,
các hành động sẽ được thực hiện sau đó
Một đức tính khác của việc ghi chú là buộc bản thân phải tỉnh táo và tập trung vào những gì đang được nói.
Những điểm chính của việc ghi chú nhanh chóng và hiệu quả
Bằng cách biết một số thực hành tốt và đặc biệt là sử dụng chúng, bài tập trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
Dưới đây là một số mẹo với hướng dẫn viết nhanh, ngắn gọn và có cấu trúc
-
Trước khi cuộc họp bắt đầu
Bạn phải biết chính xác những gì bạn mong đợi từ cuộc họp . Điều này sẽ giúp bạn chọn thông tin để viết ra dễ dàng hơn. Lập kế hoạch để có được một danh sách các giải pháp để giải quyết một vấn đề? Ghi chú của bạn sẽ chứa các nguyên nhân đã xác định của vấn đề, danh sách các giải pháp khả thi, (các) giải pháp được giữ lại, cách triển khai, v.v.
Dưới cùng
Các yếu tố cần thiết, phần tham khảo của tài liệu: ngày, người tham gia, đối tượng thảo luận. Thông tin này giúp bạn phân loại ghi chú và tìm kiếm thông tin chính dễ dàng hơn.
Sử dụng các câu ngắn hoặc các từ khóa tốt hơn. Cái bẫy là cố gắng phiên âm toàn bộ nguyên văn. Không, bạn phải hiệu quả bằng cách tổng hợp những gì được nói trong một vài câu hoặc từ.
Viết ra câu hỏi của bạn nếu bạn không có cơ hội để đặt chúng xuống ngay lập tức. Điều này sẽ giúp bạn giải tỏa tâm trí và bạn có thể quay lại với nó sau. Dành một không gian riêng trên trang tính của bạn với một hộp kiểm bên cạnh mỗi câu hỏi.
Sử dụng các ký hiệu (>, =,…) và chữ viết tắt (bcp, avt, tx…) để tiết kiệm thời gian: bạn sẽ chỉ làm việc năng suất hơn và có thể tổng hợp nhiều ý tưởng trong một vài từ.
Một lời khuyên: hãy bắt đầu với các ký hiệu và chữ viết tắt mà bạn nắm vững và sau đó làm phong phú dần cơ sở dữ liệu của bạn. Để có hiệu quả, việc sử dụng các phím tắt này phải theo bản năng.
Hình thức
Chia trang tính của bạn thành nhiều phần , theo ý tưởng, theo chủ đề, theo giai đoạn …
Lạm dụng các đoạn văn, danh sách, số … Nói tóm lại, toàn bộ kho kỹ thuật cho phép bạn cấu trúc các ghi chú của mình.
Sử dụng đèn huỳnh quang, bút màu … Để gạch dưới, hãy khoanh tròn những điểm quan trọng.
Sau cuộc họp
Ngay lập tức đọc lại ghi chú của bạn, trong khi bạn vẫn đang trong đề tài, để kiểm tra xem không có gì bị quên, để hoàn thành các điểm nhất định và sắp xếp các bài viết.
Công cụ
Những người đam mê bàn phím có thể sử dụng máy tính xách tay hoặc thậm chí là máy tính bảng.
Những công cụ này tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chú và tổ chức tiếp theo .Một tài liệu được chia sẻ trong một cú nhấp chuột! Phần mềm như Evernote là phải có. Chúng tập trung tất cả các chức năng cần thiết trong một công cụ duy nhất.
Sơ đồ tư duy
Càng sáng tạo, làm việc ở chế độ trực quan, càng thoải mái hơn khi ghi chú dưới dạng sơ đồ tư duy với các liên kết giữa các chủ đề khác nhau. Có sẵn phần mềm giúp nhập và sắp xếp ý tưởng dễ dàng hơn. Về mặt miễn phí: xmind, freemind
Tệp này được tham khảo trong: Hiệu quả của người quản lý - Quản lý thời gian: hiệu quả, năng suất và sự thanh thản - Giao tiếp tốt bằng văn bản - Tổ chức và điều hành cuộc họp một cách hiệu quả
