Làm việc quá sức có thể trở thành tệ nạn của thế kỷ. "Luôn luôn nhiều hơn, luôn luôn tốt hơn" có giới hạn của nó. Giống như tất cả chúng ta đều có những giới hạn của riêng mình.
Làm thế nào để đối phó với nhịp điệu địa ngục và sự chậm trễ ít nhiều được áp đặt một cách tinh vi trong các công ty? Phải làm gì khi quản lý thời gian của bạn một cách tối ưu, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc và làm chủ hoàn hảo các giải pháp khác cho tình trạng quá nhiều tệp không còn đủ để đáp ứng thời hạn? Làm thế nào để tránh cái bẫy của sự kiệt quệ bằng cách xin hoãn một vụ án khi có thể?
Tại sao phải thương lượng gia hạn?
Vì sợ nghe có vẻ như một kẻ lười biếng, thất vọng về hiệu quả của bạn hoặc sự tự tin đã được đặt vào bạn, hoặc thậm chí không thể hiện bản thân trước nhóm của bạn, bạn sẽ tích lũy rất nhiều tệp và thấy mình hoàn toàn bị choáng ngợp bởi khối lượng công việc. Hơn nữa, bạn có thể thấy những hạt cát nhỏ xuất hiện sẽ chặn toàn bộ máy …
Tiếp tục khai thác năng lượng và dự trữ vô thời hạn sẽ không chỉ dẫn đến thảm họa cho nhóm / bộ phận / doanh nghiệp của bạn mà còn dẫn đến sự sụp đổ của chính bạn.
Để không rơi vào tình trạng kiệt sức, do đó, điều quan trọng là bạn phải có được, từ người giám sát của bạn, thời gian bổ sung cho hồ sơ đòi hỏi bạn nhiều thời gian nhất và đó là điều khó khăn - nếu không muốn nói là không thể - hoàn thành đúng hạn. Điều này, do bạn hoặc vì những lý do ngoài tầm kiểm soát của bạn.
Tất nhiên, quá trình này là tế nhị, nhưng vẫn cần thiết. Nhận thức sâu sắc và chuẩn bị tối thiểu sẽ giúp bạn chủ động, dám bước ra khỏi vùng an toàn của mình và thương lượng với sếp để hoãn lại thời hạn.
Thương lượng với sếp của bạn về việc hoãn một hồ sơ
Bạn đã xem xét các khả năng và bạn đã đi đến kết luận rằng hoàn toàn không khả thi nếu trả lại tất cả các tệp của bạn đúng hạn. Tuy nhiên, bạn đã nỗ lực hết sức để đạt được và hoàn thành đúng thời hạn và mục tiêu đã đề ra. Bạn không có lựa chọn nào khác ngoài việc đi tìm người giám sát của mình và yêu cầu thêm một chút thời gian.
Tuy nhiên, bạn không thể đàm phán với sếp của mình như với một đồng nghiệp bình thường. Do đó, điều cần thiết là phải chuẩn bị tốt cho cuộc phỏng vấn của bạn nếu bạn muốn nó mang tính xây dựng và đặc biệt là để phản hồi tích cực.
“Đừng gánh lên vai một gánh nặng vượt quá sức của bạn” - Tục ngữ Latinh
Đánh giá tình trạng quá tải công việc của bạn và hậu quả của nó
Do đó, bước đầu tiên trong quá trình chuẩn bị của bạn sẽ là đánh giá rõ ràng và chính xác sự “tràn ngập” công việc này. Bạn có thể bắt đầu bằng cách quan sát xung quanh và phỏng vấn các đồng nghiệp của mình, những người làm công việc tương tự để xác định xem họ có đang cảm thấy quá tải hay không (trong trường hợp đó, bạn có thể yêu cầu một cuộc phỏng vấn nhóm với sếp của mình).
Sau đó, lưu ý những điều sau:
- số lượng tệp được xử lý , thời gian và nguồn lực (vật chất, con người, ngân sách, v.v.) được phân bổ cho thành quả của từng người so với thời gian thực tế đã bỏ ra để đạt được chúng, nguồn lực thực sự đã bỏ ra, v.v.
- công việc hàng ngày được thực hiện (vốn có đối với nhiệm vụ của bạn và "ngoài hợp đồng").
- trục trặc : các yếu tố không lường trước được hoặc ký sinh hàng ngày làm phiền tổ chức của bạn (các quyết định bên ngoài được đưa ra quá muộn, sứ mệnh và vai trò của từng phần mềm không được xác định đầy đủ, lỗi thời hoặc không tương thích, v.v.), cho dù trong công ty hay với đối tác của bạn (nhà cung cấp, nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài, v.v.) .).
- căng thẳng (quá nhiều áp lực, môi trường ồn ào, lỗi máy tính, một số người giữ thông tin, một số nhân viên của bạn vắng mặt thường xuyên, bầu không khí chung không tốt, v.v.)
Đối với mỗi điểm, hãy viết ra những hậu quả cụ thể - trực tiếp và / hoặc gián tiếp - đối với công việc của bạn (chậm trễ trong việc xử lý các phần nhất định của dự án, gián đoạn khả năng tập trung, mệt mỏi về thể chất và tinh thần, làm thêm, mất tinh thần, rối loạn giấc ngủ, v.v.).
Xác định nguyên nhân gây tràn của bạn
Sử dụng các ghi chú ở trên, xác định một cách khách quan các nguyên nhân quá tải công việc của bạn. 2 trục:
- động cơ vốn có trong hoạt động của chính bạn : thiếu tổ chức, quản lý thời gian kém, đánh giá quá cao một số kỹ năng của bạn, lựa chọn kỹ thuật có hại, lỗi tính toán, thiếu động lực, v.v.
- lý do ngoài tầm kiểm soát của bạn: trục trặc tổ chức trong công ty của bạn, căng thẳng chung, quản lý không phù hợp hoặc có hại, áp lực quá mức, mục tiêu không thể đạt được, cắt giảm nhân viên, giữ lại thông tin bởi một số đồng nghiệp không quan tâm, cố ý phá hoại, vắng mặt các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài, các vấn đề CNTT tái diễn, v.v.
Chuẩn bị phòng thủ của bạn
Dựa trên phân tích này, hãy chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn của bạn với cấp trên của bạn bằng cách quan tâm đến phát triển các giải pháp cho sự miễn cưỡng và lập luận phản bác của anh ấy với các yếu tố cụ thể . Cuộc đàm phán này với sếp của bạn đòi hỏi sự chuẩn bị chu đáo (cũng cần có thời gian), sự can đảm và khiêm tốn, nhưng cũng phải thực sự khách quan về phía bạn.
Ngay cả khi, ở giai đoạn này, bạn có thể dễ dàng nói rằng mọi thứ sẽ tự cải thiện hoặc mọi thứ cuối cùng sẽ trở lại trật tự, không chạy trốn và đảm nhận trách nhiệm của bạn với tư cách là một người quản lý . Bạn sẽ chỉ trì hoãn thời hạn cho một cuộc đối đầu không thể tránh khỏi. Nó là vì hạnh phúc của bạn và của nhóm của bạn.
Đừng để bản thân bị choáng ngợp!
Giải pháp tốt nhất để tránh phải thương lượng thêm thời gian để hoàn thành nhiệm vụ hoặc hiển thị bất kỳ tệp nào vẫn là hành động ngược dòng , ngay cả khi đôi khi đàm phán hóa ra là không thể tránh khỏi! Một số mẹo để không bị choáng ngợp:
- quản lý thời gian của bạn một cách tối ưu và hợp lý để giữ thăng bằng,
- chữa lành sự tự tin của bạn ,
- hình thành chính mình , nếu cần thiết hoặc yêu cầu sự giúp đỡ của một huấn luyện viên để hoàn thiện một số khía cạnh trong nhiệm vụ của bạn,
- giao tiếp hiệu quả - với nhân viên của bạn, các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài của bạn, hệ thống phân cấp của bạn,
- dám nói không , hoặc thậm chí thương lượng nếu không thể từ chối,
- tăng sức lôi cuốn của bạn , điều này sẽ cho phép bạn thuyết phục hơn,
- học cách ủy quyền hiệu quả .
