Thí điểm quy trình là gì?
Còn được gọi là người quản lý quy trình, đây là nhân viên phụ trách phát triển một hoặc nhiều quy trình. Anh ta chịu trách nhiệm thiết kế quy trình, tính hiệu quả của quy trình, giám sát hoạt động của nó và thực hiện các hành động cải tiến.
Cuộc sống hàng ngày của anh ấy:
- tài liệu,
- phối hợp,
- đo lường hiệu suất,
- trình bày kết quả cho những người ra quyết định,
- quản lý các dự án trong lĩnh vực của mình …
Vị trí trong sơ đồ tổ chức
Giống như một người quản lý dự án, người quản lý này thường không có quyền lực thứ bậc thực sự đối với các phòng ban và cộng tác viên tham gia vào quy trình mà anh ta chịu trách nhiệm. Anh ấy là một nhà quản lý tay ngang với tất cả những khó khăn liên quan.
Theo các công ty, giữa "chủ sở hữu quy trình và" người quản lý quy trình ", phạm vi trách nhiệm của thí điểm quy trình có sự khác biệt.
Anh ấy có thể ông chủ thực sự của một quy trình với các đặc quyền chiến lược. Trong trường hợp này, vị trí thứ bậc của nó gần với cấp quản lý.
Trong các tổ chức khác, vai trò của anh ấy chỉ giới hạn trong quản lý hoạt động . Sau đó, anh ta được gắn với một "chủ sở hữu quy trình", một ban quản lý doanh nghiệp, một thành viên của ủy ban quản lý hoặc trực tiếp quản lý chung cho một cơ cấu nhỏ.
Ở một số công ty, vai trò này được giao cho một người quản lý bộ phận. Điều này thường xảy ra khi các nhiệm vụ do nhân viên thực hiện đại diện cho phần chính của quy trình. Giải pháp này không phải là tối ưu theo nghĩa là một người quản lý tuyến khó có thể nghĩ "ngang ngược" và không phục vụ. Công việc của nó là cung cấp các kỹ năng. Mặt khác, loại hồ sơ này có thể thực hiện rất tốt chức năng “chủ sở hữu quy trình”. Vai trò của nó là có được các phương tiện để đạt được mức hiệu suất như mong đợi. Phần vận hành được giao cho người thứ ba tham gia 100% vào việc vận hành đúng quy trình.
Người quản lý chất lượng cũng thường đảm nhận chức năng này. Tiêu chuẩn ISO 9001 đã trải qua …
Nghề này tương đối gần đây. Quản lý bằng các quy trình liên quan đến việc đặt câu hỏi sâu sắc về hệ thống quản lý của các công ty, những người sau này thường cố gắng hết sức có thể để đưa vị trí này vào tổ chức của mình mà không cách mạng hóa phương thức hoạt động của họ. Điều này cung cấp cho các định nghĩa công việc, nội dung công việc và các vị trí phân cấp cũng đa dạng như chúng đa dạng.
Sự thừa nhận của quản lý chung, quyền lực và các phương tiện liên quan đến chức năng là những yếu tố then chốt cho sự thành công của vị trí này.
Nhiệm vụ của nó là gì?
Mục tiêu chính của nó là đảm bảo rằng các mục tiêu đã đặt ra (sự hài lòng của khách hàng, chất lượng, chi phí, thời hạn, v.v.) được thực hiện với các nguồn lực được phân bổ. Để làm điều này, nó can thiệp ở các cấp độ khác nhau:
Thiết kế quy trình
3 trường hợp phát sinh:
- Tích hợp quy trình hiện có vào hệ thống tổ chức: tính đến quy trình không được tối ưu hóa. Bước này đặt nền tảng cho công việc tối ưu hóa tiếp theo.
- Thiết kế lại quy trình hiện có: xem xét lại toàn bộ quy trình để có hiệu quả và hiệu suất cao hơn.
- Tạo một quy trình mới: thiết lập một tổ chức cho một sản phẩm hoặc dịch vụ mới.
Trong tất cả các trường hợp này, vai trò của hoa tiêu là:
- Mô tả mục đích của quá trình.
- Chính thức hóa các giai đoạn khác nhau (từ tài liệu hiện có, kiểm toán, phỏng vấn, v.v.).
- Xác định các tác nhân và bộ phận của tổ chức có liên quan, các giao diện với các quá trình, đầu vào và đầu ra khác.
- Xác định (hoặc đề xuất) các mục tiêu và chỉ số hoạt động (kpi).
- Xác định các rủi ro.
- Viết tài liệu liên quan (mô tả bằng hình ảnh của quy trình, bảng nhận dạng, v.v.).
Anh ta cũng có thể, tùy thuộc vào quy mô của cấu trúc và tổ chức của nó, đảm bảo hoặc tham gia vào việc phát triển bản đồ các quy trình kinh doanh.
Quản lý quy trình
Việc quản lý hoạt động của quy trình yêu cầu:
- Phối hợp các tác nhân.
- Giám sát việc áp dụng các thủ tục đã xác định.
- Tạo và phân phối báo cáo, trang tổng quan.
- Truyền đạt tất cả các yếu tố hữu ích cho các nhóm tham gia.
- Đảm bảo tính lưu động của các hoạt động.
- Điều trị rối loạn chức năng.
- Giải quyết xung đột.
- Đào tạo hoặc giám sát việc đào tạo diễn viên.
- Quản lý tài liệu - Anh ta tạo và duy trì tất cả tài liệu: tờ quy trình, thủ tục, v.v. Các thay đổi được triển khai yêu cầu cập nhật thường xuyên các tài liệu bị ảnh hưởng.
Cải thiện hiệu suất
Để đạt được các mục tiêu đã đặt ra, các hành động của nó bao gồm:
- Giám sát và phân tích hiệu suất - Từ trang tổng quan, tiện ích báo cáo BPM, phân tích, nghiên cứu thực địa… phi công sử dụng vô số kpi để theo dõi hiệu suất của quy trình và phát hiện điểm yếu.
- Xác định và thực hiện các cải tiến và thay đổi sẽ được thực hiện. Thí điểm có vai trò chính trong việc xác định các lĩnh vực cần cải tiến, sau đó phát triển và / hoặc giám sát việc xác định và thực hiện các hành động khắc phục. Nó có thể là cải tiến liên tục theo thời gian (kaizen) hoặc đại tu một phần hoặc toàn bộ quy trình.
- Đưa ra bản đồ rủi ro (xác định, ưu tiên các rủi ro - kế hoạch hành động để kiểm soát rủi ro).
- Tổ chức và dẫn đầu một cuộc đánh giá quá trình.
- Thử nghiệm hoặc dẫn đầu các cuộc đánh giá.
- Thúc đẩy sự thay đổi bằng cách giao tiếp và đào tạo các nhóm bị ảnh hưởng.
Năng lực của một thí điểm quy trình
Để thực hiện thành công các nhiệm vụ đa dạng này, người lái quá trình phải có một số kỹ năng.
Trong số các kỹ năng kỹ thuật:
- Có kiến thức chi tiết về các ngành nghề và hoạt động của một tổ chức.
- Xác định một quy trình và một tổ chức.
- Xác định mục tiêu và kpi (Các chỉ số hoạt động chính).
- Thiết kế một kế hoạch hành động.
- Thành thạo quản lý dự án.
- Biết các phương pháp và công cụ để giải quyết vấn đề.
- Biết cách dẫn dắt một cuộc họp.
Về kỹ năng cá nhân:
- Thể hiện sự nhanh nhẹn về tinh thần.
- Khả năng giao tiếp và thuyết phục khác thường.
- Lãnh đạo: không có thẩm quyền phân cấp, một phi công phải là một nhà lãnh đạo thực sự để huy động và thực hiện cùng nhau các tác nhân khác nhau như vậy (đôi khi có lợi ích khác nhau).
- Kỹ năng phân tích: hiểu ngoài con số.
