Quản lý thời gian là một nghệ thuật tương đối khó khi làm việc ở vị trí quản lý. Thật vậy, những sự gián đoạn khác nhau và đa dạng có thể thường xuyên kéo dài thời gian trong ngày của người quản lý, phá hoại tổ chức hoặc thậm chí cả mục tiêu và sự nghiệp của anh ta nếu anh ta không biết cách quản lý chúng một cách hiệu quả.
Các cuộc điện thoại đột xuất, email gấp hơn lần sau, thông báo, đồng nghiệp quá ồn ào, nhân viên cần thông tin quan trọng hoặc đơn giản là bất kỳ thông tin nào, v.v. Hãy nghĩ lại, các yếu tố cản trở sự tập trung và làm gián đoạn ngày làm việc của chúng ta rất nhiều.
Do đó, để duy trì hiệu quả, điều cần thiết là phải biết cách quản lý tất cả những sự gián đoạn này, vốn có thể làm chúng ta chậm lại và phá hoại công việc của chúng ta.
Tại sao biết cách quản lý lỗi?
Có thể đối phó với những gián đoạn kéo dài ngày làm việc của chúng tôi là điều thú vị ở các cấp độ khác nhau. Điều này cho phép, trong số những thứ khác, để:
- Kiểm soát thời gian của bạn : thời gian là không thể kéo dài, điều quan trọng là có thể tổ chức và lập kế hoạch công việc của bạn theo thời hạn, mức độ ưu tiên, v.v. Sự gián đoạn là những hạt cát nhỏ hoàn toàn có thể phá hoại tổ chức đẹp đẽ này đối với những ai không biết cách quản lý chúng.
- Thực hiện các sứ mệnh của nó : sự gián đoạn tạo ra sự trì hoãn nhỏ, từ đầu đến cuối, có thể tạo thành sự chậm trễ đáng kể trong việc hoàn thành công việc của anh ta, hoặc thậm chí phá hoại công việc. Biết cách quản lý những khoảng thời gian gián đoạn này là một đảm bảo thành công trong nhiệm vụ của nó.
- Đạt được các mục tiêu đã đặt : sự gián đoạn liên tục ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng và số lượng công việc được cung cấp.
- Đạt được hiệu quả : đa nhiệm có giới hạn về hiệu quả.
- Tối ưu hóa sự tập trung của bạn : Rất khó để duy trì sự chú ý và tập trung tối đa khi bạn thường xuyên bị quấy rầy. Ngoài ra, việc phá vỡ hình ảnh phản chiếu của bạn đòi hỏi một nỗ lực bổ sung khi quay trở lại công việc của bạn và chọn ra chuỗi phản ánh của bạn. Một sự lãng phí đáng kể thời gian và năng lượng mà điều quan trọng là phải biết cách dừng lại.
Làm thế nào để luôn tập trung vào công việc dù bị gián đoạn?
Nếu bạn nhận ra rằng sự gián đoạn hàng ngày, lặp đi lặp lại trong ngày đang làm gián đoạn công việc của bạn, thì đã đến lúc bạn phải hành động!
-
Giữ sổ đăng ký
Bước đầu tiên đơn giản là ghi chú cẩn thận tất cả những gián đoạn trong ngày làm việc của bạn trong khoảng thời gian vài ngày. Giữ một nhật ký mà bạn sẽ lưu ý những điều sau:
- Ngày và giờ của sự gián đoạn.
- Bất kỳ ai : danh tính và chức năng.
- Lý do gián đoạn : Mô tả ngắn gọn lý do của sự xáo trộn.
- Chấp nhận hay không : sự gián đoạn có hợp lý không?
- Mức độ khẩn cấp : lý do cho sự xáo trộn này là thực sự khẩn cấp hay nó có thể chờ đợi?
-
Phân tích
Sau khi đăng ký của bạn đã được điền trong một vài ngày - một tuần là thời gian tốt để phân tích, bạn sẽ có thể xem xét kỹ hơn tất cả thông tin này .
Những gián đoạn mà bạn đã liệt kê là không hợp lý sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả của bạn một cách không cần thiết. Bạn cần phải tìm một cách hiệu quả để tránh chúng trong tương lai.
Đối với những xáo trộn hợp pháp, điều quan trọng là phải phân tích xem liệu chúng có thể đã được dự đoán trước hay không và nếu có thì theo cách nào (xem bên dưới).
-
Diễn
Những gián đoạn không chính đáng sẽ phải được loại bỏ bằng một chiến lược hiệu quả để đạt được kết quả nhanh chóng: từ chối một cách lịch sự và hiệu quả các yêu cầu ngẫu hứng, xác định thời gian mà bạn không thể bị quấy rầy trong bất kỳ hoàn cảnh nào, v.v.
Tại vì một số gián đoạn không chỉ hợp lý mà còn khẩn cấp . Đó là bạn cần thiết để quản lý chúng khi chúng phát sinh . Đối với điều này, thật thú vị khi dành thời gian trong chương trình làm việc hàng ngày của bạn cho những trường hợp khẩn cấp này mà không làm gián đoạn các nhiệm vụ còn lại của bạn. Bằng cách tham khảo ý kiến đăng ký của bạn, bạn sẽ có một ý tưởng tương đối tốt về thời gian dành cho việc giải quyết những gián đoạn hợp pháp và khẩn cấp này.
Ngoài ra, sổ đăng ký của bạn cũng cho phép bạn có một cái nhìn rõ ràng về tất cả các lý do làm phiền không khẩn cấp nhưng chính đáng khác . Bạn cần thiết lập một phương pháp để những gián đoạn này không còn làm gián đoạn công việc của bạn, nhưng vẫn được xử lý (các cuộc họp thảo luận thường xuyên, sắp xếp các cuộc họp định kỳ cho các vấn đề không khẩn cấp khác nhau, thiết lập thời gian hàng ngày hoặc hàng tuần mà bạn hoàn toàn có thể sẵn sàng và có thể bị quấy rầy, v.v.).
Đề xuất và mẹo để quản lý các loại gián đoạn khác nhau
Chăm sóc tổ chức của bạn
Tổ chức tốt trong công việc đòi hỏi kỷ luật tốt và một số mẹo đơn giản:
- Cắt các thông báo khác nhau của bạn khi bạn không bị làm phiền trong bất kỳ trường hợp nào: email, nhạc chuông điện thoại thông minh, chuyển tiếp cuộc gọi, v.v.
- Lên lịch các cuộc họp thường xuyên với các địa chỉ liên hệ thông thường của bạn . Điều này sẽ cho phép họ liệt kê các yếu tố họ muốn trao đổi với bạn khi phát sinh và chia sẻ chúng với bạn trong các cuộc họp này.
- Lên lịch thời gian hoạt động : đặt trước các khoảng thời gian mà trong thời gian đó bạn hoàn toàn có thể sử dụng và sẵn sàng thảo luận. Chuyển thông tin cho nhân viên của bạn. Họ cần biết rất rõ ràng khi nào họ có thể làm phiền bạn và khi nào họ không thể. Điều này sẽ tránh được những gián đoạn vô cớ trong khi thúc đẩy trao đổi. Tuy nhiên, đừng lạm dụng việc “đừng làm phiền”, vì vai trò của một người quản lý là bạn phải lắng nghe nhân viên của mình. Như mọi khi, đó là tất cả về sự cân bằng!
Đọc : " Tối ưu hóa tổ chức của bạn để đạt hiệu quả hơn! "
Biết cách nói không
Biết cách từ chối với sự tin tưởng và không hung hăng là điều cần thiết để tránh bị gián đoạn không đúng lúc. Bằng cách cứng rắn, nhưng mang tính xây dựng, bạn củng cố vị trí lãnh đạo của mình và thúc đẩy quyền tự chủ và sáng kiến.
Ngoài ra, bạn củng cố sự tự tin và tính quyết đoán của mình. Điều này sẽ cho phép bạn làm việc năng suất và hiệu quả hơn trong các nhiệm vụ quản lý của mình.
Đọc : "Từ chối về mặt ngoại giao, nhưng hiệu quả."
Quản lý bộ ngắt
Cộng tác viên ồn ào, tính cách khó quản lý, tính cách nổi loạn… một số cá nhân có thể khó quản lý hơn những người khác. Tuy nhiên, bạn phải học cách làm điều đó. Vì lợi ích của riêng bạn, nhưng cũng vì lợi ích của toàn bộ nhóm của bạn. Mỗi nhân vật có một cách làm riêng. Với tư cách là người quản lý, bạn có trách nhiệm điều chỉnh cách quản lý của mình theo người đối thoại và tình huống.
Một mẹo nhỏ để rút ngắn thời gian gián đoạn một cách hợp lý là cảnh báo người đối thoại của bạn ngay từ đầu rằng bạn chỉ có vài phút để dành cho họ. Đừng mời anh ấy ngồi xuống và yêu cầu anh ấy đi thẳng vào vấn đề. Nếu vấn đề không thể được giải quyết ngay lập tức, hãy lên kế hoạch dành thời gian cùng nhau để thảo luận rộng hơn và hiệu quả hơn.
Đối mặt với những điều không mong đợi
Một sự gián đoạn có thể yêu cầu bạn dừng ngay việc đang làm và hành động nhanh chóng.
Hít thở sâu và quản lý cảm xúc hiệu quả để hạn chế căng thẳng và hành động hiệu quả, khách quan nhất có thể. Biết cách đưa ra quyết định đúng đắn bằng cách dựa vào các công cụ như cây quyết định hoặc ma trận quyết định.
