Sự kết thúc của các cuộc thảo luận không đánh dấu sự kết thúc của công việc về chủ đề này. Giai đoạn hành động diễn ra với mục đích thực hiện các nhiệm vụ hoạt động nhất định hoặc đào sâu một hoặc nhiều điểm cụ thể để cung cấp các phân tích mới.
Sau đó, báo cáo cuộc họp đóng vai trò là tài liệu tham khảo cho tiến trình và kết quả thu được từ cuộc họp nói trên. Để không quên bất cứ điều gì, nó được khuyến khích viết báo cáo này ngay sau khi kết thúc . Một số soạn thảo nó trước giai đoạn kết luận và tinh chỉnh nó khi bạn tiếp tục. Tương tự như vậy, báo cáo cuộc họp phải được gửi đến những người liên quan không chậm trễ: trong vòng tối đa 2 hoặc 3 ngày . Những ý tưởng vẫn còn mới trong tâm trí của những người tham gia.
Đối với hình thức, hãy nghĩ về giữ nó ngắn gọn (không sao chép từng cuộc trao đổi …), sạch , có hiệu lực . Tương tự như vậy, để dễ đọc hơn, báo cáo phải có cấu trúc tốt . Sử dụng các phần, đoạn văn có đánh số, dấu đầu dòng, v.v.
Báo cáo cuộc họp mẫu
Dưới đây là những điểm chính được tìm thấy trong các báo cáo này.
Mục tiêu của cuộc họp . Đây là câu trả lời cho câu hỏi: "tại sao ngày đó bạn lại tập hợp những người này ở nơi này,?".
Ngày họp
Danh sách hiện tại . Tùy chọn thêm dịch vụ của họ nếu bạn đang ở trong một cấu trúc lớn.
Người thứ ba trong bản sao là người không tham gia, nhưng là một bên liên quan trong các chủ đề được xử lý (ví dụ: cấp trên theo cấp bậc, v.v.)
Đối tượng thảo luận , với mỗi lần:
Tóm tắt nội dung thảo luận, nếu cần, đừng ngần ngại đề cập đến tài liệu, ghi rõ nơi tìm hoặc đính kèm chúng như một phụ lục của báo cáo. Làm tương tự cho các bài thuyết trình được sử dụng.
kết luận và quyết định được thực hiện khi thích hợp
hành động: đề cập đến những người chịu trách nhiệm cho các hành động, những người sẽ chỉ đạo việc thực hiện và sẽ đảm bảo báo cáo trong quá trình tổng hợp trong tương lai. Chỉ định khi nào hành động nên được thực hiện. Lưu ý rằng báo cáo chỉ viết những gì đã được quyết định trong giai đoạn tổng hợp.
Ngày và địa điểm có thể có cuộc họp tiếp theo
Nhận xét và đánh giá chung : hiệu quả của công việc được cung cấp, bầu không khí, các vấn đề cụ thể liên quan đến tổ chức, các lĩnh vực cần cải tiến, v.v.
Chú ý đến không thêm nhận xét cá nhân chưa được chia sẻ trong các cuộc thảo luận. Báo cáo phải trung thành với sản xuất của nhóm.
Cuối cùng, khuyên bạn nên nhờ ai đó đọc bản báo cáo khác mà người biên tập trước khi phát sóng để đảm bảo rằng mọi thứ đều rõ ràng và không có gì bị lãng quên.
Sau báo cáo cuộc họp …
Bắt đầu giai đoạn thực hiện và giám sát các hành động …
