Xác định các nhiệm vụ quan trọng nhất
Khó sắp xếp thứ tự ưu tiên nhiệm vụ của bạn theo mức độ quan trọng của chúng. Tại sao việc tổ chức xây dựng nhóm tiếp theo của nhóm bạn lại ít quan trọng hơn việc chuẩn bị bản trình bày PowerPoint cho bộ sưu tập cuối cùng của bạn? Trả lời email của bạn cũng không quan trọng bằng việc đặt ngân sách dự báo? Thay vì ưu tiên, hãy phân loại.
- Hành chính : nhiệm vụ thường khó khăn, nhưng hỗ trợ cần thiết cho nhiệm vụ của bạn. Tuy nhiên, mức độ tập trung cần thiết để hoàn thành những nhiệm vụ này là ít hơn.
- Chiến lược : đây là tất cả các nhiệm vụ yêu cầu ra quyết định. Để đạt được hiệu quả tốt nhất, bạn cần phải tập trung cao độ và đạt năng suất cao nhất.
- Thời gian rảnh rỗi : "danh sách việc cần làm" cực kỳ chuyên nghiệp của bạn cũng có vị trí trong lịch trình hàng ngày của bạn. Miễn là bạn nhận được sự hài lòng từ nó, động lực sẽ dễ dàng tìm thấy.
Phân tích và tối đa hóa hiệu quả của nó
Xác định năng suất cao nhất của bạn
Lên kế hoạch cho các nhiệm vụ chiến lược của bạn ở đỉnh cao về sự tập trung và năng suất: ở đa số mọi người, đỉnh điểm này xảy ra rất sớm vào buổi sáng, gần như khi thức dậy.
Ông chủ của Virgin, giám đốc Vogue, giám đốc điều hành Apple … rất nhiều doanh nhân thành đạt thức dậy lúc bình minh. Bởi vì họ quan sát thấy năng suất cao nhất của họ vào đầu giờ sáng (4:30 đối với một số người!), Nhưng cũng bởi vì đây là thời gian trong ngày mà họ ít bị quấy rầy nhất.
Trong thực tế, điều này đòi hỏi bạn phải sửa đổi thói quen của mình, nếu có thể.
- Đưa ra thời gian thức dậy của bạn. “Mọi thứ đều được chơi trước tám giờ”… Sự thành công trên toàn thế giới của cuốn sách phát triển bản thân này đã tiết lộ cho cả thế giới tầm quan trọng của những khoảnh khắc buổi sáng quý giá này. Ngoài việc dành thời gian cho bản thân - thiền, chơi thể thao … - nó còn cho phép bạn đến văn phòng sớm hơn.
- Văn phòng của bạn không mở cửa đón bình minh? Ít nhất hãy cố gắng đến vào ngày 1 ờ để không bị phân tâm bởi đồng nghiệp của bạn . Và tránh những cuộc trò chuyện dài dòng xung quanh máy pha cà phê, hãy bắt tay vào công việc ngay lập tức. Bạn sẽ có nhiều thời gian để thư giãn sau đó, khi các nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn đã hoàn thành …
Nhiệm vụ chiến lược sớm nhất vào buổi sáng … miễn là bạn đến văn phòng sớm!
Tối ưu hóa những khoảnh khắc trôi nổi
Rất nhanh chóng, bạn bị ngập trong email và bị gián đoạn bởi các cộng tác viên của bạn. Sau 2 đến 3 giờ thực hiện các nhiệm vụ chiến lược (tùy thuộc vào sức chịu đựng của bạn), bạn có thể tận dụng những phiền nhiễu này tại văn phòng để bắt tay vào công việc yêu cầu ít tập trung hơn.
Lưu ý rằng từ buổi trưa, bạn sẽ tập trung vào thực đơn bữa trưa của mình … Hãy nhớ đóng các tệp chính của bạn trước thời điểm này trong ngày. Và sau khi ăn trưa? Bạn tiêu hóa: bạn đang chuyển động chậm chạp, đây không phải là lúc để đưa ra các quyết định chiến lược. Nếu phải tránh các cuộc gặp thượng đỉnh từ giữa trưa đến hai giờ trưa, thì bây giờ là thời điểm tuyệt vời để lên kế hoạch cho các nhiệm vụ "vui vẻ" của bạn.
Tận hưởng năng suất làm việc sau giờ giải lao
Cà phê chắc chắn làm tăng năng suất của bạn. Vì nó có chứa caffein, nhưng cũng bởi vì giờ nghỉ giải lao là thời gian để bạn duỗi chân và đầu óc tỉnh táo. Bạn không uống cà phê? Tuy nhiên, hãy nghỉ ngơi.
Thời gian nghỉ ngơi, dù chỉ 5 phút, cho phép bạn chuyển sang nhiệm vụ mới trong điều kiện tốt nhất. Đi uống nước, chào đồng nghiệp, gọi điện thoại cá nhân …
"Chu kỳ ultradian"
Bạn liên tục trải qua chu kỳ 24 giờ: chúng ta nói về một chu kỳ sinh học. Nó được chia thành các khoảng thời gian khoảng 90 phút: chu kỳ ultradian.
- Sự bắt đầu của chu kỳ ultradian được đánh dấu bằng một đỉnh cao về năng suất : bộ não của bạn đang hoạt động hết tốc lực.
- Năng lượng và sự tập trung giảm dần, cho đến khi bạn chìm trong trạng thái tỉnh táo : bạn mất hiệu quả.
Bằng cách quan sát chu kỳ của chính mình, bạn nhận thấy rằng năng suất của bạn luôn được tăng lên vào các thời điểm giống nhau trong ngày. Hãy tận dụng sự quan sát của bạn!
Mặc dù buổi sáng thường là thời điểm tốt nhất trong ngày để lập kế hoạch cho các nhiệm vụ quan trọng của bạn, nhưng không có gì ngăn cản bạn xác định các khung thời gian tốt khác. Bằng cách xác định thời gian làm việc kém hiệu quả nhất trong ngày, bạn có thể lập kế hoạch nghỉ ngơi hiệu quả và tối ưu hóa thời gian làm việc hiệu quả hơn.
Lập kế hoạch công việc một cách thông minh
Tập trung vào khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất trong ngày để giảm bớt thời gian làm việc.
Thật vậy, giảm thời gian làm việc đang mang lại cho bạn cơ hội có một cuộc sống chất lượng hơn. Có thể đi từ 8 giờ đến 6 giờ sáng không? Tất cả phụ thuộc vào các ràng buộc về thứ bậc của bạn, nhưng cũng phụ thuộc vào tổ chức của bạn tại nơi làm việc!
Bằng cách lập kế hoạch nhiệm vụ một cách thông minh, vào những thời điểm hiệu quả nhất trong ngày, bạn sẽ làm việc nhanh hơn. Một cách tốt để làm việc ít hơn… Và vòng tròn là đức tính tốt: ngày làm việc ngắn hơn sẽ thúc đẩy hiệu suất của bạn!
