Các khía cạnh kỹ thuật thường ưu tiên giải quyết các mối quan tâm của con người trong bối cảnh biến đổi. Tuy nhiên, thành công nhất thiết đòi hỏi phải chấp nhận tổ chức mới và các nhiệm vụ mới / nhiệm vụ liên quan. Do đó, điều cần thiết là phải chuẩn bị và hỗ trợ sự thay đổi.
Có những phương pháp hiệu quả để hỗ trợ nhân viên của mình trong quá trình chuyển đổi và quản lý sự phản kháng có thể xuất hiện. Với những thất bại lặp đi lặp lại của các dự án CRM, nhận thức đã được nâng cao trong các công ty lớn chuyên triển khai các công cụ này. Tuy nhiên, vẫn còn một chặng đường dài phía trước đối với các chủ thể chưa quen thuộc với các kỹ thuật quản lý dự án hiện đại.
Thay đổi quy trình
Bất kỳ sự chuyển đổi nào cũng được tạo thành từ các giai đoạn khác nhau mà điều cần thiết là bạn phải biết nếu bạn muốn thành công trong dự án của mình. Trong mô hình quản lý sự thay đổi của mình, Kurt Lewin, nhà nghiên cứu tâm lý xã hội, đã xác định 3 giai đoạn chính, được tượng trưng bằng phép ẩn dụ về một khối băng:
- " Giải phóng " - " Rã đông ": đây là bước thiết yếu để chuẩn bị cho sự thay đổi. Mục tiêu là làm cho nhân viên nhận thức được rằng một sự chuyển đổi là không thể tránh khỏi, để thuyết phục họ rằng tổ chức không có kết quả nào khác ngoài kết quả của việc làm khác Sự phản kháng xuất hiện ngay từ giai đoạn đầu tiên này.
- " Trao đổi " - " Thay đổi ": giai đoạn này thể hiện sự thay đổi cụ thể. Tâm trí sẵn sàng cho sự mới lạ nhờ cảm giác cấp bách do bước trước tạo ra, các phương pháp mới được xác định. Bước này được chia thành nhiều giai đoạn phụ mà bạn không nên bỏ qua.
- " Làm lạnh " - " Gel ": một khi các thay đổi được thông qua, mục tiêu là ổn định và củng cố tổ chức mới, phương pháp làm việc mới, v.v. Nếu bỏ qua giai đoạn này, dự án có thể nhanh chóng thất bại với việc quay trở lại tình trạng cũ.
Tuy nhiên, mô hình này đôi khi được coi là đơn giản, vạch ra các đường chính của bất kỳ sự chuyển đổi nào và đặt nền tảng cho một chiến lược quản lý thay đổi thành công.
Tại sao lại hỗ trợ các phép biến hình?
Quyết định chuyển đổi không có mục tiêu, thực hiện nó mà không lo lắng về các tác động ở tất cả các cấp và ngạc nhiên rằng nó không hiệu quả, mà nhân viên không tuân thủ ít nhất là phổ biến hơn nhiều so với nó có vẻ như. Đây là ví dụ điển hình của một thay đổi không được chuẩn bị và / hoặc không được kèm theo đúng cách. Kết quả của cách tiếp cận như vậy chắc chắn là thất bại.
Bằng cách ấy, lãnh đạo quản lý thay đổi toàn diện , từ việc phản ánh ý tưởng của một dự án mới đến việc giám sát việc thực hiện dự án đó, thông qua truyền thông và việc thực hiện kèm theo là chìa khóa thành công .
Suy nghĩ về một sự chuyển đổi theo cách toàn cầu cung cấp chìa khóa thành công bằng cách biến nó thành hiện thực, đặc biệt là:
- Phân tích các yếu tố thay đổi để đo lường tác động của các dự án đối với nhóm, bộ phận hoặc thậm chí toàn bộ công ty và tránh những cạm bẫy.
- Kiểm tra các lực lượng khác nhau liên quan để hiểu rõ hơn về sự thay đổi và hỗ trợ nó, chỉnh sửa nếu cần thiết hoặc từ bỏ ý tưởng.
- Thiết lập mối quan hệ nhân quả trong quá trình chuyển đổi để trình bày dự án một cách thông minh.
- Xác định các lực cản vốn có trong bất kỳ thay đổi nào để hiểu rõ hơn và khắc phục chúng.
- Thích ứng và đón nhận những thách thức mới bình tĩnh nhất có thể: trong một thế giới thay đổi liên tục, các công ty phải liên tục đổi mới. Điều này đòi hỏi những thay đổi vĩnh viễn mà điều cần thiết là phải biết cách quản lý để hy vọng tiếp tục phát triển.
Làm thế nào để thúc đẩy sự thay đổi một cách hiệu quả?
Một khi quy trình đã quen thuộc, một loạt các công cụ và phương pháp có thể hỗ trợ và làm phong phú dự án ở các giai đoạn và cấp độ khác nhau và cuối cùng, đảm bảo sự thành công và bền vững của dự án.
Tuy nhiên, điều quan trọng cần ghi nhớ là, cũng như trong nhiều lĩnh vực, ý thức chung vẫn là yếu tố chính tạo nên sự thành công của một dự án. Vì vậy, trước khi bắt tay vào hành động, điều quan trọng là phải có quan điểm đầy đủ để phân tích tình hình, hành động phù hợp bằng cách lựa chọn các phương pháp và phương tiện
Các công cụ hữu ích để quản lý sự thay đổi
Phạm vi của các phương pháp và mô hình có thể được quan tâm trong bối cảnh chuyển đổi là rất rộng. Ở đây có một ít.
Đường cong tang
Bà ấy biểu thị một cách sơ đồ các giai đoạn khác nhau nội tại của bất kỳ thay đổi nào mà bất kỳ cá nhân nào trải qua trước khi chấp nhận hoàn cảnh mới và sống trọn vẹn với nó: sốc / phủ nhận, tức giận / sợ hãi, buồn bã / trầm cảm, tìm kiếm ý nghĩa và sự thanh thản.
Để hỗ trợ hiệu quả sự thay đổi, người quản lý phải tự mình trải nghiệm và trải qua các giai đoạn khác nhau liên quan đến sự thay đổi này càng nhanh càng tốt.
Tìm hiểu thêm về đường cong đau buồn
Phân tích trường lực
Được triển khai bởi Kurt Lewin, ma trận này cho phép phân tích các lực khác nhau - tích cực VÀ tiêu cực - khi đối mặt với sự tắc nghẽn để cho phép nó không bị cản trở: khắc phục tình hình, xem xét lại - thậm chí đôi khi từ bỏ - một ý tưởng / dự án quá tham vọng chứng tỏ là quá phức tạp để thực hiện theo lý do miễn cưỡng được liệt kê.
Công cụ này có ưu điểm là đơn giản trong quá trình thực hiện. Ví dụ, nó có thể được sử dụng riêng lẻ hoặc trong một phiên động não.
Sử dụng ma trận phân tích trường lực.
Phương trình thay đổi
Được phổ biến bởi Richard Beckhard và Reuben T. Harris, công cụ này giúp bạn có thể thực hiện phân tích chính xác một tình huống nhất định thông qua việc nghiên cứu các điều kiện và khả năng khác nhau liên quan đến bất kỳ sự biến đổi nào.
Do đó, ý tưởng là để nắm bắt tình hình để đưa ra quyết định phù hợp và hành động phù hợp để vượt qua sự phản kháng.
(lại) khám phá phương trình Beckhard và Harris
Leavitt Diamond
Đây là một công cụ rất thú vị để xác định và đo lường các tác động mà một thay đổi có thể có ở tất cả các cấp của công ty.
Mục tiêu là xác định các thành phần quan trọng khác nhau của tổ chức - các cá nhân, nhiệm vụ, tổ chức và công nghệ -, các mối tương tác tồn tại giữa chúng và phân tích các tác động của sự thay đổi theo cách toàn cầu để vạch ra một kế hoạch hành động như phù hợp nhất có thể và hoàn toàn thành công trong việc quản lý sự thay đổi đã nói.
Tìm hiểu thêm về Leavitt Diamond
Mô hình Burke và Litwin
Công cụ tương đối phức tạp này cho phép '' phân tích và đánh giá các khía cạnh tổ chức và môi trường cần thiết để thay đổi thành công, xác định các mối liên hệ nguyên nhân và kết quả giữa các khía cạnh khác nhau này và thực hiện bất kỳ điều chỉnh nào với mục đích cải thiện hiệu suất.
Nó xoay quanh 12 yếu tố tổ chức tạo nên bất kỳ sự thay đổi nào, được chia thành 3 nhóm chính - yếu tố chuyển đổi, yếu tố giao dịch và yếu tố hiệu suất.
Sử dụng ma trận Burke và Litwin
Bánh xe tương lai
Mục đích chính của công cụ này được sử dụng trong các phiên động não là để xây dựng một biểu diễn đồ họa về hậu quả của một thay đổi , sự kiện, vấn đề hoặc thậm chí là một xu hướng.
Mục tiêu là quyết định xem một dự án có thể được triển khai dựa trên những lợi ích mong đợi hay không (đặc biệt là trong giai đoạn quyết định GO / NO-GO) hoặc xác định lại chu vi, phạm vi và mục tiêu của dự án.
Vẽ bánh xe tương lai
Mô hình chuyển tiếp cầu William
Theo William Bridge, một nhà tư vấn người Mỹ về quản lý sự thay đổi, mỗi cá nhân, khi đối mặt với bất kỳ sự thay đổi nào, đều trải qua 3 giai đoạn khác nhau trong quá trình: từ bỏ những gì đã có, khoảnh khắc do dự và bắt đầu mới.
Mục đích của mô hình là đảm bảo rằng các cá nhân nắm quyền sở hữu dự án thay đổi và trở thành những người ủng hộ nhiệt thành cho dự án đó hơn là phản đối nó ít nhiều quyết liệt.
Sử dụng mô hình Bridge
