Thực hiện lập bản đồ rủi ro

Lập bản đồ rủi ro là gì?

Bản đồ là một biểu diễn trực quan có thể ở các dạng khác nhau: bảng, sơ đồ, quy trình, sơ đồ tư duy, v.v.

Nó tạo điều kiện thuận lợi cho sự hiểu biết về đối tượng được giải quyết và việc truyền tải thông tin giữa tất cả các bên liên quan.

Rủi ro trong dự án là một sự kiện ít nhiều có thể xảy ra, có thể gây thiệt hại và ảnh hưởng đến quá trình vận hành suôn sẻ của dự án.

Do đó, lập bản đồ rủi ro là một công cụ quản lý điều hành để có thể đại diện cho tất cả các rủi ro vốn có trong dự án và xác định các tác động của chúng.

Định nghĩa rủi ro

Có hai loại rủi ro:

• NS rủi ro nội sinh - được tạo ra bởi hoạt động của công ty
• NS rủi ro ngoại sinh - không do công ty tạo ra và có thể ảnh hưởng đến dự án

Một tình huống trở thành rủi ro ngay khi nó có tác động đến hoạt động kinh doanh.

Lợi ích của việc thiết kế bản đồ rủi ro

Lập bản đồ rủi ro đảm bảo tính bền vững của dự án. Sự thể hiện này cho phép người quản lý dự án tổng hợp tất cả các rủi ro liên quan đến dự án và tìm kiếm các giải pháp để kiểm soát chúng.

Ánh xạ này sẽ giúp bạn có thể:

• xác định điểm mạnh và điểm yếu của dự án
• tìm kiếm cơ hội và mối đe dọa

Để :

• tránh sự xuất hiện của các yếu tố nguy cơ
• hạn chế ảnh hưởng

Như vậy, việc kiểm soát các rủi ro của dự án sẽ giúp bạn có thể lường trước được sự xuất hiện của các vấn đề và sự bất thường.

Xem thêm: quản lý và quyết định rủi ro

Một dự án không có bản đồ rủi ro

Hậu quả có thể nguy hại, thậm chí gây tử vong nếu không lập bản đồ rủi ro:

• Tỷ lệ thất bại trong dự án
• Tăng ngân sách được phân bổ
• Nguy cơ mắc lỗi ngày càng tăng
• Thời hạn không được tôn trọng
• Xem xét không đầy đủ các tiêu chuẩn và quy định bắt buộc
• Vân vân.

Khi nào thực hiện lập bản đồ rủi ro?

Trong quá trình tiến hành một dự án, một số bước là cần thiết, chẳng hạn như: biểu hiện nhu cầu, phân tích chức năng của nhu cầu, lập kế hoạch dự án, đánh giá tải, kế hoạch truyền thông, v.v.

Lập bản đồ rủi ro là một trong những bước thiết yếu này. Tuy nhiên, để người quản lý dự án và các cộng tác viên của anh ta có thể hiểu được điều đó, điều quan trọng là dự án phải được định hình rõ ràng ở thượng nguồn. Nếu các yếu tố bị bỏ qua trong quá trình nghiên cứu sơ bộ, không phải tất cả các rủi ro sẽ được xác định.

Tóm lại, việc lập bản đồ rủi ro phải được thiết lập sau khi lập khung của dự án, trước khi thực hiện nó, sau đó xuyên suốt các đánh giá của dự án.

Làm thế nào để thực hiện một bản đồ rủi ro?

Lập bản đồ rủi ro là một phần của quy trình gồm năm bước theo quy trình dưới đây:

1. Bước 1: Xây dựng nhóm làm việc

   Bước đầu tiên này bao gồm việc thiết lập một tổ chức công việc để tạo ra bản đồ rủi ro. Người quản lý dự án phải có mặt, cũng như từng người có kiến ​​thức về kỹ thuật và / hoặc tổ chức về dự án.

2. Bước 2: Xác định rủi ro

   Xác định rủi ro bao gồm liệt kê tất cả các rủi ro liên quan đến dự án. Mục đích của bước này là nghiên cứu một loạt các rủi ro, các kịch bản sự kiện dựa trên tiền sử và các tuyên bố của chuyên gia để xem xét các tình huống cực đoan.

   Các loại rủi ro khác nhau mà bạn có thể phải đối mặt:

   • Tài chính
   • Kỹ thuật
   • Con người
   • Thuộc về môi trường
   • Tổ chức
   • Vân vân.

   Trong bước này, những cạm bẫy cần tránh:

   • Rủi ro và nguy cơ khó hiểu
   • Nhầm lẫn nguyên nhân và hậu quả

3. Bước 3: Phân tích rủi ro

   Phân tích rủi ro là một đầu vào để xếp hạng rủi ro, giúp hiểu được bản chất của rủi ro bằng cách tính đến các nguyên nhân, nguồn gốc và hậu quả (tích cực và tiêu cực). Phần này nhóm lại các nguồn có thể gây thiệt hại cho dự án.

4. Bước 4: Đánh giá rủi ro

   Việc đánh giá rủi ro xác định khả năng chấp nhận của các tình huống rủi ro đã xác định. Đánh giá này được thực hiện bởi sự kết hợp của một số yếu tố:

   • Tần suất: đo xác suất xảy ra tình huống có hại.
   • Mức độ nghiêm trọng: đo lường hậu quả của thảm họa.

   Sự kết hợp giữa tần suất và mức độ nghiêm trọng dẫn đến mức độ nghiêm trọng. Một thang điểm phải được xác định cho mỗi người trong số họ.

   Ở giai đoạn này, điều rất quan trọng là phải xác định:

   • rủi ro chấp nhận được
   • giới hạn chấp nhận
   • rủi ro không thể chấp nhận được

   Mục tiêu là xác định các khu vực rủi ro:

   • rủi ro thường xuyên được đặc trưng bởi tần suất cao và mức độ nghiêm trọng thấp
   • rủi ro nghiêm trọng với mức độ nghiêm trọng cao và tần suất thấp
   • rủi ro không đáng kể, tức là với tần suất và mức độ nghiêm trọng thấp
   • rủi ro cao, tức là tần suất và mức độ nghiêm trọng cao
   • rủi ro trung bình: tần suất và mức độ nghiêm trọng trung bình

   Những cạm bẫy cần tránh ở giai đoạn này, cụ thể là:

   • đánh giá chủ quan
   • nhầm lẫn giữa rủi ro nhỏ và giải pháp rõ ràng
   • không xác định được ngưỡng rủi ro có thể chấp nhận được

5. Bước 5: Xác định kế hoạch hành động

   Mục đích của bước cuối cùng này là xác định một kế hoạch hành động để có thể:

   • loại bỏ rủi ro
   • giảm rủi ro

   Làm thế nào để làm gì?

   • Tính đến những rủi ro cao hơn mức rủi ro có thể chấp nhận được.
   • Tập trung vào rủi ro cao trước, sau đó đến rủi ro nghiêm trọng cao và cuối cùng là rủi ro tần suất cao.
   • Xác định các hành động để ứng phó với các mối đe dọa và tận dụng tối đa các cơ hội.

   Cái bẫy cần tránh: quên lập ngân sách cho kế hoạch hành động của bạn.

Một số ví dụ về rủi ro trong một dự án

Để minh họa cho việc lập bản đồ rủi ro này, dưới đây là một số ví dụ về những rủi ro phổ biến nhất trong một dự án:

• sự thất bại của một nhà cung cấp
• nhu cầu hoặc thay đổi của khách hàng được xác định kém
• thiếu đồng hồ công nghệ
• tài nguyên không có sẵn
• nhà thầu phụ không tôn trọng các thông số kỹ thuật
• nguyên liệu hết hàng
• Vân vân.