Nhóm dự án - lập và quản lý

Tóm lược

• Nhóm dự án là gì?
• Tại sao phải thành lập nhóm dự án?
• Làm thế nào để thành lập đội?
• Các phương pháp hay nhất để lãnh đạo một nhóm dự án

Yếu tố con người là một yếu tố cần thiết cho sự thành công của một dự án: quan tâm đến việc lựa chọn và quản lý nhóm dự án của bạn cũng quan trọng như việc cấu trúc hoặc lập kế hoạch.

Nhóm dự án là gì?

Giống như bản thân dự án, nhóm dự án được phân biệt với các hoạt động thường trực ( dịch vụ ở đâu hướng ) bởi tuổi thọ giới hạn và kích thước ngang của nó. Ngoại trừ các tổ chức thuộc loại lực lượng đặc nhiệm Ở đâu biệt kích (ví dụ: để đáp ứng một cuộc gọi thầu lớn đòi hỏi nhiều tháng làm việc toàn thời gian), các thành viên của nhóm dự án sẽ đến từ các phòng ban khác nhau. Họ sẽ dành một phần thời gian của mình cho dự án, với sự đồng ý của cấp trên.

Loại tổ chức ngang này (trong chế độ dự án) có nghĩa là rất thường xuyên, các nhóm dự án không có sự tồn tại "vật chất" và tập hợp những người ở xa nhau về mặt địa lý.

Tại sao phải thành lập nhóm dự án?

Trong trường hợp không có một tổ chức được xác định rõ ràng, một dự án có thể nhanh chóng biến mất đằng sau những mệnh lệnh của cấu trúc cố định.

• Để kết hợp các kỹ năng của nhân viên: Nhiệm vụ của một nhóm dự án là đạt được các giải pháp mà các hoạt động vĩnh viễn không thể tiếp cận được với từng cá nhân. Điều này tránh "làm việc trong các hầm chứa", bằng cách phân chia các dịch vụ để đạt được mục tiêu chung.
• Để thu hút và thúc đẩy nhân viên nhiều hơn: một dự án thường đưa ra các mục tiêu cụ thể hơn và ngắn hạn hơn các hoạt động thường xuyên. Việc tham gia vào một nhóm dự án khuyến khích sự tự chủ của nhân viên liên quan đến cấu trúc thứ bậc và có thể là một nguồn đánh giá cao cá nhân. Một nhóm đặc biệt cũng cung cấp khả năng dễ dàng giao phó trách nhiệm hơn (phụ trách một phân đoạn của dự án, quản lý một nhóm phụ) cho các thành viên của nhóm dự án ít quen với việc có họ trong bối cảnh quản lý phân cấp.

Làm thế nào để thành lập đội?

• Người quản lý dự án

  Một mặt, việc lựa chọn người quản lý dự án phải tích hợp các tiêu chí đòi hỏi cá nhân: phẩm chất nội tại (nghiêm khắc, trách nhiệm, khiêm tốn, v.v.), kinh nghiệm chuyên môn, kiến ​​thức về hồ sơ. Mặt khác, sự lựa chọn này đi ngược lại sự hạn chế về khả năng sẵn có do tổ chức nội bộ hoặc thị trường cung cấp, nếu dự kiến ​​tuyển dụng từ bên ngoài.

  Sau khi được bổ nhiệm, anh ta sẽ phải thể hiện mức độ phẩm chất quản lý của mình để xây dựng và lãnh đạo một nhóm đáp ứng nhu cầu của dự án và gắn kết.

• Thành lập một đội

  Người quản lý dự án có thể sử dụng Cấu trúc phân chia công việc (WBS), bằng cách kết hợp các hoạt động dự án với các kỹ năng cần thiết . Trên cơ sở này, anh ta có thể nghiên cứu tính khả dụng trong cấu trúc vĩnh viễn và chọn các cấu hình. Nếu khả năng sẵn có không cho phép đáp ứng nhu cầu trong nhóm, thì cần phải xem xét tuyển dụng, liên quan đến nguồn nhân lực, hoặc gọi một chuyên gia tư vấn.

  Ba điểm chú ý:

  - Không cần thiết phải tích hợp một cách có hệ thống một cộng tác viên vào nhóm dự án nếu sự cộng tác của họ chỉ được mong đợi vào một điểm cụ thể hoặc trong một thời gian rất hạn chế . Điều này có thể tránh lãng phí thời gian trong quản lý và đàm phán với quản lý tuyến.

  - Mối quan hệ cá nhân là một thông số phụ trong quá trình lựa chọn đội, mặc dù không thể bỏ qua. Chúng đến sau kỹ năng, điều này cần được đặt lên hàng đầu.

  - phẩm chất kỹ thuật của nhân viên . Rốt cuộc, nó không phải là phức tạp nhất. Chúng có thể dễ dàng nhận biết thông qua các công cụ truyền thống của tổ chức. Ngoài ra, nếu thiếu một kỹ năng nào đó, bạn hoàn toàn có thể huy động nó thành hậu quả bằng cách nhờ một người nào đó trong nội bộ hoặc một chuyên gia bên ngoài. Mặt khác, một nhóm hoạt động không tốt sẽ khó tập hợp lại với nhau hơn.

• Khơi dậy tinh thần đồng đội

  Ba yếu tố đảm bảo duy trì một nhóm dự án đoàn kết trong thời gian dài.

  1. Một định nghĩa rõ ràng về “ai làm gì”, thông qua việc chia sẻ các tài liệu khung dự án: OBS, WBS, các thông số kỹ thuật của dự án (PMP, PAQ, v.v.). Do đó, người quản lý dự án phải đảm bảo rằng tổ chức của dự án được chia sẻ tốt bởi các nhà quản lý tương ứng trong cơ cấu thường trực - cả về bản chất của trách nhiệm và khối lượng công việc do dự án gây ra.
  2. Quy tắc hoạt động rõ ràng: tần suất họp, các kênh liên lạc được sử dụng, lưu trữ tài liệu, chia sẻ thông tin, v.v.
  3. Các mục tiêu đầy tham vọng và có thể đạt được được đặt ra thường xuyên, có ý nghĩa đối với nhân viên, để họ tham gia theo thời gian.

  Hệ thống này phải được duy trì theo thời gian bằng cách sử dụng các kỹ thuật hỗ trợ thích hợp.

Các phương pháp hay nhất để lãnh đạo một nhóm dự án

Giám đốc dự án đảm nhận vai trò quản lý. Do đó, anh ta có thể quản lý nhóm của mình theo cách giống như một trưởng bộ phận: thiết lập mục tiêu, quản lý xung đột, ủy thác một số nhiệm vụ …

Với tất cả các tương tác trong nhóm dự án giữa các cá nhân phản ứng theo kinh nghiệm và nhu cầu của họ, thậm chí cả chiến lược cá nhân, vai trò của người lãnh đạo là cơ bản. Thật vậy, anh ta phải làm cho thế giới nhỏ bé này hoạt động cộng sinh hoàn hảo trong một thời gian xác định. Chất lượng của các mối quan hệ trong nhóm là một điểm rất quan trọng nếu không muốn nói là cốt yếu, bởi vì phức tạp nhất để quản lý là con người.

Ngoài các phẩm chất lãnh đạo (sự công nhận nhóm đến từ phẩm chất cá nhân của người lãnh đạo chứ không phải từ địa vị của anh ta), lãnh đạo một nhóm đòi hỏi phải áp dụng một phong cách quản lý phù hợp và sử dụng các thông lệ tốt.

• Day-to-day: một hệ thống trao đổi công thái học, nhanh nhẹn và chia sẻ

  Các phương tiện liên lạc, chia sẻ tài liệu làm việc phải được mọi người dùng chung và làm chủ. Ví dụ: nếu EDM chuyên dụng là phương pháp chia sẻ ưa thích để trao đổi tệp, thì TẤT CẢ tài liệu được lưu trữ ở đó tốt hơn là lưu trữ một phần của nó trên máy chủ cục bộ và một phần khác nằm rải rác trong email. Trong trường hợp sử dụng công cụ quản lý dự án cộng tác (Nhóm, Slack, Planzone, v.v.), thì công cụ đó phải là kênh liên lạc duy nhất và không được chồng chéo lên những người khác (những hoạt động thường xuyên hoặc của những người khác liên quan đến các sáng kiến ​​cá nhân ). Thời gian thảo luận dành riêng cho việc thiết lập các công cụ giao tiếp khi bắt đầu dự án có thể là một cách để tránh trùng lặp và mất thông tin.
• Thường xuyên: họp (có kiểm duyệt) để quản lý tiến độ thực hiện nhiệm vụ

  Mặc dù các phương tiện giao tiếp hiện tại cho phép trao đổi thông tin tức thời, nhưng thời gian trao đổi tập thể như các cuộc họp (đánh giá dự án, ban kỹ thuật hoặc chỉ đạo, v.v.) là điều cần thiết để đưa ra tầm nhìn chung về tiến độ của dự án và tìm ra giải pháp cho các điểm bám sát. . Tuy nhiên, hãy cẩn thận để không rơi vào tình trạng “đoàn tụ”, nơi quá nhiều cuộc họp được tổ chức làm giảm năng suất của nhóm và ổn khi dự án tiến triển.

• NS xây dựng đội ngũ

  Bất kể hình dạng của nó, xây dựng đội ngũ (các hoạt động được cung cấp cho nhân viên để khám phá đồng nghiệp của họ trong một môi trường bên ngoài môi trường làm việc thông thường: bootcamp, trò chơi thoát hiểm, đi xanh, v.v.) là lý tưởng để đoàn kết và thống nhất một nhóm. Nó tăng cường sự gắn kết của nhóm và tạo ra một môi trường thuận lợi để hợp tác tốt hơn. NS xây dựng đội ngũ có thể được sử dụng ở nhiều thời điểm khác nhau trong dự án: khởi động, gắn kết lại nhóm, lễ kỷ niệm thành công của dự án.

Để tìm hiểu thêm về chủ đề này, hãy đọc bài viết của chúng tôi về quản lý nhóm dự án