Công cụ phù hợp để sử dụng đúng cách… Cũng như việc mày mò, điều quan trọng là phải được trang bị tốt để giải quyết đúng các vấn đề phát sinh.
Dưới đây là bảng xếp hạng các công cụ quản lý dự án để sử dụng theo nhu cầu được đề cập. Đối với mỗi nhu cầu, chúng tôi cung cấp một công cụ hoặc một phần hoàn chỉnh hơn giải quyết một nhu cầu cụ thể trong một hộp. Lưu ý rằng một công cụ có thể được sử dụng cho một số mục đích.
Tóm lược
- Công cụ tạo khung: phân tích nhu cầu, mục tiêu, ngân sách, vai trò và trách nhiệm, thông số kỹ thuật
- Công cụ thiết kế: phân tích trước, sắp xếp thứ tự ưu tiên, nhiệm vụ cần thực hiện, giao tiếp, quản lý rủi ro
- Các công cụ quản lý dự án: làm việc nhóm, giải quyết vấn đề, ra quyết định, quản lý, thực hiện các giải pháp
- Công cụ hàng rào : báo cáo dự án
- Các công cụ hiệu suất cá nhân cho người quản lý dự án : tổ chức cá nhân và truyền thông
Các công cụ để tạo khung cho một dự án
Các công cụ để xác định nhu cầu, ưu tiên, hiệu chỉnh một dự án là gì?
Thể hiện nhu cầu
Một bước cần thiết để không đi sai, việc thể hiện nhu cầu đáng được quan tâm đặc biệt.
Con thú có sừng - 3 câu hỏi đơn giản để xác định sự cần thiết của dự án và đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều có cùng bước sóng.
Đặt mục tiêu của dự án
Khi các nhu cầu đã được xác định, các mục tiêu cụ thể cần được thiết lập. Lý tưởng là xây dựng một hệ thống các mục tiêu để làm cho chúng hoạt động hiệu quả hơn.
Cây mục tiêu - một công cụ để tổ chức và chia nhỏ các cấp độ khác nhau của mục tiêu. Giúp đỡ trong việc hiểu các mục đích.
Lập ngân sách
Một bước thiết yếu trong việc xác định phương tiện để thực hiện sứ mệnh được đề cập.
Nhìn thấy nó chủ đề "Ước tính chi phí dự án" .
Xác định vai trò và trách nhiệm
Tổ chức tốt dựa trên một định nghĩa rõ ràng và chính xác về việc ai sẽ làm gì. Trách nhiệm được thiết lập, nhiệm vụ và vai trò được xác định rõ ràng là một đảm bảo cho hiệu quả. Mọi người đều biết nhiệm vụ và lĩnh vực phụ trách của mình.
Ma trận RACI - xác định vai trò của từng người trong quản lý dự án
Viết một thông số kỹ thuật
Mục đích của các thông số kỹ thuật là chính thức hóa các nhu cầu, xác định các sản phẩm phân phối và chia sẻ chúng giữa các bên liên quan khác nhau. Nó đi kèm với tiến độ của dự án như một tài liệu tham khảo.
Hướng dẫn viết + ví dụ về thông số kỹ thuật
Các công cụ để thiết kế một dự án
Một khi các nhu cầu và mục tiêu đã rõ ràng và được xác nhận, đã đến lúc chuyển sang giai đoạn chuẩn bị của dự án.
Tiến hành phân tích trước
Trước khi tổ chức công việc của nhóm, cần có một cuộc điều tra toàn cầu để xác định những điểm cần giải quyết nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Phân tích khoảng cách - xác định các hành động và nhiệm vụ cần thực hiện để chuyển từ tình huống hiện tại sang tình huống tương lai.
Ưu tiên các hoạt động được thực hiện
Quản lý dự án tốt dựa trên việc sắp xếp thứ tự ưu tiên các điểm cần giải quyết và các công việc cần thực hiện. Lợi ích là sự tập trung nhanh chóng vào các lĩnh vực quan trọng thay vì bị lạc vào việc giải quyết các chủ đề ít ảnh hưởng đến mục tiêu dự án.
- Ma trận MoSCow - phân loại các yêu cầu của một dự án theo mức độ nghiêm trọng của chúng.
- Phương pháp 20-80 (hoặc Pareto) - làm nổi bật những điểm có tác động nhiều nhất.
Lập kế hoạch cho các công việc cần thực hiện
Để tổ chức một dự án và đáp ứng các thời hạn, sẽ có lợi khi chia nhỏ nó thành các giai đoạn hoạt động và sắp xếp chúng trên quy mô thời gian. Sự phối hợp được tạo điều kiện thuận lợi. Mỗi diễn giả có một cái nhìn rõ ràng về các hoạt động sắp tới liên quan đến mình cũng như những người khác. Người quản lý dự án duy trì tầm nhìn toàn cầu về tất cả các hoạt động.
- WBS - Cơ cấu phân chia công việc - chia nhỏ dự án thành các đơn vị có thể quản lý (giai đoạn, tiểu dự án, gói công việc, v.v.).
- PERT để lên lịch các tác vụ.
- Gantt - điều phối trình tự các bước và hình dung chúng theo lịch trình, vị trí các mốc thời gian.
- Kế hoạch retro - lập kế hoạch cho các giai đoạn bắt đầu từ một thời hạn cố định.
Tổ chức giao tiếp
Giao tiếp tốt cần được tổ chức. Thông báo cho ai? Vào thời điểm nào? Để biết thông tin gì? Điều quan trọng là phải biết trước mục tiêu của từng bên liên quan.
Kế hoạch truyền thông - một công cụ quan trọng để kiểm soát giao tiếp của bạn trong suốt các giai đoạn của vòng đời dự án
Quản lý rủi ro
Để tránh những sự kiện không lường trước được làm tổn hại đến sự thành công của dự án, nên chủ động và thành lập một tổ chức để phòng ngừa và quản lý rủi ro, nếu cần thiết.
Công cụ :
Quản lý rủi ro dự án - ngăn ngừa và lường trước việc xử lý các sự kiện ảnh hưởng đến sự thành công của công việc được thực hiện.
Các công cụ để chạy một dự án
Để tiến bộ trong việc phân tích và giải quyết các câu hỏi được đặt ra, các nhà quản lý dự án phải thành thạo nhiều công cụ khác nhau.
Sản xuất công việc tập thể
Nhóm dự án, người sử dụng chính, người quản lý vận hành… sức mạnh của tập thể là sản xuất ra công việc có giá trị gia tăng cao.
Truy cập tệp tiến hành cuộc họp - để khám phá các công cụ giúp làm việc tập thể đối với các đối tượng, để thông báo hoặc để quyết định.
Giải quyết vấn đề
Giải quyết vấn đề là một hoạt động trung tâm trong quản lý dự án.
Truy cập thư mục công cụ và phương pháp để giải quyết vấn đề - nhiều công cụ để phân tích một vấn đề, liệt kê các giải pháp và chọn một công cụ để sử dụng.
Kích thích sự sáng tạo
Một điểm quan trọng khác: để thoát khỏi đường ray và định hình phản ứng sáng tạo cho một vấn đề, cụ thể là phát minh ra các giải pháp sáng tạo với giá trị gia tăng:
- Động não - "động não" cổ điển
- Sáu chiếc mũ - một phương pháp hoàn chỉnh và hiệu quả
- Động não ngược - một cách tiếp cận bổ sung để động não
Quyết định
Làm thế nào để lựa chọn giữa các lựa chọn thay thế khác nhau? Một số công cụ hỗ trợ việc ra quyết định. Việc sử dụng chúng được khuyến khích.
Truy cập chủ đề "Hỗ trợ quyết định" - để đưa ra các lựa chọn trong suốt dự án, đưa ra giải pháp cuối cùng (Cây quyết định, ma trận quyết định…).
Thí điểm dự án
Điều quan trọng là phải giữ quyền kiểm soát dự án. Chỉ đạo là một hoạt động chính để tập trung vào các mục tiêu và thời hạn, ngay cả khi nó có nghĩa là xem xét lại con đường đã thực hiện để đạt được kết quả mong muốn.
- Bảng điều khiển dự án - để giám sát dự án và báo cáo cho các bên liên quan (xem tổng quát hơn bảng điều khiển là gì).
- Đánh giá tổng quan dự án : để nắm bắt tiến trình của các giai đoạn.
Thực hiện các giải pháp
Khi các giải pháp đã được chọn, bước tiếp theo là tổ chức triển khai chúng.
- Kế hoạch hành động - tổ chức và lập kế hoạch thực hiện các giải pháp và thiết bị đã chọn.
- Bánh xe tương lai - quản lý thay đổi, một hành động quan trọng cho sự thành công của dự án.
Các công cụ để kết thúc một dự án
Lập báo cáo kết thúc dự án
Bất kỳ dự án nào cũng là một cơ hội để tiến bộ trong thực tiễn và trong tổ chức của nó. Việc đóng tệp một cách hợp lý dẫn đến việc thiết lập một bản tóm tắt.
Báo cáo dự án - ghi lại kết quả: điều gì hiệu quả, điều gì không thành công, các lĩnh vực cần cải thiện cho các dự án trong tương lai.
Các công cụ hiệu suất cá nhân cho người quản lý dự án
Theo quan điểm cá nhân, người quản lý dự án có sẵn một loạt các công cụ để giúp anh ta đạt được hiệu quả cá nhân và giao tiếp của mình.
Có tổ chức
Các công cụ và phương pháp cho phép bạn hiệu quả hơn, hiệu quả hơn trong công việc. Một điểm rất quan trọng đối với một người quản lý dự án, phải tiếp xúc với nhiều người đối thoại và phải giám sát / quản lý các nhiệm vụ đa dạng vì họ rất nhiều.
- Sơ đồ tư duy : Sử dụng bản đồ tư duy giúp sắp xếp các ý tưởng dễ dàng hơn.
- Phương pháp GTD : một cách tiếp cận toàn cầu để quản lý các nhiệm vụ của bạn một cách hiệu quả.
- Phương pháp pomodoro : một phương pháp khác của năng suất cá nhân.
Các phương pháp hay để giao tiếp hiệu quả
Giao tiếp là điều cần thiết để chia sẻ ý tưởng của bạn và hiểu ý kiến của người khác. Thành thạo tốt, đó là một vũ khí đáng gờm để tận dụng tối đa mọi người và thuyết phục. Các chủ đề cần tham khảo:
- - Thuyết trình thành công : cần thiết để truyền tải ý tưởng của bạn một cách hiệu quả.
- - Sử dụng lắng nghe tích cực và biết cách đặt câu hỏi đúng cơ sở để thực sự nghe được những gì người đối thoại của bạn muốn diễn đạt.
Cũng đọc: làm thế nào để chọn phần mềm quản lý dự án?
