Tổ chức và tổ chức cuộc họp từ xa: cuộc họp trong thời đại công nghệ mới.
Vào ngày 31 tháng 8 năm 2021-2022, Bộ trưởng Bộ Lao động Muriel Pénicaud cho biết tại một cuộc họp báo (1): 17% nhân viên đã làm việc từ xa hiệu quả, cứ 3 nhân viên thì có 2 người khao khát. Chưa kể đến những người độc lập và tự do không có văn phòng - sự lựa chọn được hướng dẫn bởi mối quan tâm về kinh tế hoặc sự thoải mái - cũng như, một fortiori , phòng họp.
Đạo đức phát triển và cùng với đó là cách để những người làm việc xem xét hoạt động nghề nghiệp của họ. Khi các giám đốc điều hành rời Paris, vào thời điểm mà tình trạng doanh nhân tự động đang đạt được số phiếu bầu, khi ngày càng có nhiều cha mẹ trẻ chiếm tỷ lệ 80% và vào thời điểm dân số đi du lịch, tòa nhà văn phòng trống rỗng và sắc lệnh của Macron (2) đưa ra các điều khoản có lợi cho việc làm từ xa. Về phần mình, những người chơi công nghệ đang vận động để cung cấp các công cụ trực tuyến hợp tác cho phép các dịch giả tự do và các nhà lãnh đạo doanh nghiệp tổ chức và thực hiện các cuộc họp từ xa với khách hàng và nhân viên của họ.
Lưu ý: ngoài việc làm cho hội nghị ảo có thể thực hiện được giữa những người tham gia không ở cùng một địa điểm hoặc những người không có phòng riêng, các công cụ họp trực tuyến có ưu điểm là tiết kiệm thời gian.
Cuộc họp ảo, hướng dẫn
Một cuộc họp từ xa sung mãn là một cuộc họp ảo được chuẩn bị tốt, được tiến hành tốt và được tóm tắt tốt. Tính chất ảo của cuộc họp mang lại những khó khăn cụ thể cần phải lường trước.
-
Chuẩn bị thượng nguồn
1 thời gian giai đoạn họp từ xa, kế hoạch của nó : đặt ngày và giờ, mời người tham gia và ghi lại câu trả lời của họ.
Khó khăn cụ thể: khi khách hàng hoặc cộng tác viên được mời tham gia hội nghị từ xa không phải tất cả đều ở cùng một múi giờ, Hãy cẩn thận với sự chênh lệch múi giờ trước khi thiết lập thời gian cho cuộc họp!
Ưu điểm của cuộc họp trực tuyến: hội nghị "trực tuyến" hiện có thể được theo dõi bất kể vị trí của người đó. Trong những điều kiện này, những người tham gia cuộc họp từ xa có nhiều khả năng đồng ý về một ngày và một giờ dễ dàng hơn.
Chuẩn bị nghiêm ngặt phía dưới: giống như bất kỳ cuộc họp nào, chuẩn bị là chìa khóa. Đặc biệt là khi các phiên ở khoảng cách xa nhau thì càng khó dẫn đầu.
Để đọc: cách chuẩn bị cho một cuộc họp
-
Tổ chức cuộc họp
Cuộc gọi tâm sự hoặc hội nghị truyền hình, chọn tham gia cuộc trò chuyện chỉ có âm thanh hoặc cho phép xâm nhập webcam ? Đây là khó khăn chính đặc trưng cho việc quản lý cuộc họp "trực tuyến".
- NGĂN NGỪA khả năng nhìn thấy những người tham gia: những người làm việc từ xa làm việc tại nhà không nhất thiết muốn tiết lộ phạm vi cá nhân của họ, một số thậm chí có thể bị đe dọa. Máy ảnh có thể là một rào cản đối với sự tham gia của họ.
- CHO khả năng nhìn thấy những người tham gia: Khi trò chuyện hoặc cuộc gọi hội nghị, khách không nhìn thấy nhau, họ có xu hướng ngắt lời và cắt đứt nhau thường xuyên hơn. Khi những người tham gia không biết nhau, việc thiếu video cũng khiến bạn khó biết bên nào đang phát biểu. Do đó, việc không có webcam có thể là nguyên nhân gây ra sự mất tổ chức của cuộc họp từ xa.
Mẹo: cung cấp một hội nghị ảo trực quan, với khả năng cho người tham gia không muốn thay thế hình ảnh của họ bằng hình đại diện.
Một khó khăn khác khi tổ chức hội nghị trực tuyến: kích động sự tham gia và thu hút sự chú ý đủ để ngăn khách hàng và nhân viên bị phân tâm bởi môi trường mà họ thấy mình - ở nhà, trong một điểm nghỉ mát, trên đường phố …
Trong bối cảnh này, các phẩm chất của người điều hành và tổ chức của người lãnh đạo cuộc họp từ xa phải được huy động ở mức độ lớn. Ví dụ: điều này liên quan đến việc cung cấp cho mọi người thời gian chào đón và thuyết trình được cá nhân hóa, dành thời gian phát biểu như nhau, truyền các phương tiện trực quan trong thời gian thực để thúc đẩy sự hiểu biết và chú ý, đặt ra càng nhiều câu hỏi càng tốt để khuyến khích mọi người lên tiếng - và tập trung -
-
Trả lời phỏng vấn và theo dõi
Hậu cuộc họp mang lại ý nghĩa cho cuộc họp: vấn đề là lưu giữ và giao tiếp bằng văn bản tóm tắt của hội nghị, để có thể hành động trên cơ sở này nhằm làm cho cuộc họp từ xa trở nên hữu ích.
Mẹo: sử dụng nền tảng cộng tác hoặc bất kỳ ứng dụng nào khác có chức năng chia sẻ có thể hữu ích cho mục đích này. Chia sẻ quan điểm và tài liệu là cơ hội để tất cả mọi người có mặt tại hội nghị trực tuyến cảm thấy được quan tâm bởi hướng tới.
Làm thế nào để chọn công cụ họp từ xa cộng tác của bạn?
Có nhiều công cụ cải tiến thúc đẩy một cuộc họp từ xa có tổ chức và hiệu quả, dưới đây là các tiêu chí chính để hướng dẫn sự lựa chọn của bạn:
- Một công cụ được điều chỉnh cho phù hợp với các đặc điểm cụ thể của các cuộc họp trực tuyến của bạn. Số lượng người tham gia, các tùy chọn nhắn tin văn bản, âm thanh và / hoặc video, khả năng chia sẻ và nhận xét đồng thời trên các tài liệu, hệ thống khảo sát trực tuyến và chức năng bỏ phiếu từ xa, chức năng bảng trắng ảo, không gian cộng tác, bảng điều khiển và thống kê … mỗi công cụ họp từ xa mang đến sự khác biệt các tính năng và tùy chọn. Điều quan trọng là phải tham khảo chúng để lựa chọn một giải pháp phù hợp.
- Một giao diện hấp dẫn và một chế độ hoạt động trực quan. Để tạo điều kiện thuận lợi cho cuộc họp từ xa, đặc biệt là với những vị khách không nhất thiết phải quen thuộc với công nghệ kỹ thuật số, bạn nên kiểm tra tính dễ sử dụng của phần mềm SaaS.
- Một phiên bản dùng thử miễn phí và một mức giá cạnh tranh. Để xác minh rằng nền tảng này có phù hợp với mục đích sử dụng của bạn hay không, bạn nên thử nghiệm nó miễn phí trước. Sau đó, so sánh giá của các đối thủ cạnh tranh để chọn giá trị tốt nhất cho đồng tiền, và đọc các điều kiện chấm dứt hợp đồng!
- Bạn có lo ngại về mã hóa và bảo mật dữ liệu? Phần lớn các công cụ họp từ xa cung cấp hệ thống bảo mật đảm bảo dữ liệu được bảo mật và không bị "rò rỉ" thông tin. Để mã hóa mạnh hơn, hãy đảm bảo tuân theo tiêu chí này để chọn công cụ giao tiếp ảo của bạn.
Các nhà lãnh đạo của công cụ họp từ xa:
Uy tín của một giải pháp hội nghị trực tuyến cũng là một tiêu chí tốt khi lựa chọn giải pháp phù hợp nhất. Vì vậy, đây là một số trình chỉnh sửa đã được thử nghiệm và phê duyệt rộng rãi:
- WebEx của Cisco (3): chức năng video với chia sẻ màn hình và chú thích đồng thời, hệ thống hội nghị truyền hình bắt đầu từ € 15 mỗi tháng cho tối đa 8 người cho mỗi cuộc họp từ xa. Ưu điểm: chia sẻ vai trò của người điều phối, ghi chép các hội nghị và bảng trắng.
- GoToMeeting (4): trên máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại, phần mềm hội nghị truyền hình có bảng điều khiển với giao diện trực quan và chức năng, giúp tổ chức hoàn hảo. +: Dùng thử miễn phí 14 ngày để tự mình kiểm tra.
- Google Hangouts (5): Ít "pro" hơn so với hai giải pháp trước đó, công cụ họp từ xa của Google được phân biệt bởi tính dễ sử dụng và khía cạnh thú vị của nó.
- Skype for Business (6): Các cuộc họp trực tuyến miễn phí cho tối đa 10 người tham gia, với tính năng chia sẻ màn hình và nhắn tin nhanh, công cụ cá nhân này trở thành giải pháp chuyên nghiệp của bạn cho một cuộc họp từ xa!
- Tamashare (7): "phòng họp ảo" này nhấn mạnh công nghệ mã hóa và sao lưu dữ liệu, đảm bảo bạn có thể làm việc và cộng tác một cách an toàn.
(1) http://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/dossier_de_presse_-_conference_de_presse_31082017.pdf
(2) https://www.legifrance.gouv.fr/eli/ordonnance/2017/9/22/MTRT1724787R/jo
(3) https://www.webex.fr/
(4) https://www.gotomeeting.com/fr-fr
(5) https://hangouts.google.com/
(6) https://www.skype.com/fr/business/
(7) https://www.tamashare.com/
