Cho dù bằng văn bản hay lời nói, giao tiếp là cơ sở của bất kỳ mối quan hệ nào. Không có chia sẻ thông tin và tối thiểu các mối quan hệ, không có dự án, sản phẩm hoặc dịch vụ nào có cơ hội nhỏ nhất nhìn thấy ánh sáng trong ngày.
Ngoài ra, khi bạn giám sát phụ nữ và nam giới, việc giao tiếp tốt là điều cần thiết. Điều này, trong nhiều lĩnh vực và ở các cấp độ khác nhau:
- hiểu nhóm của bạn và thuyết phục giá trị của một định hướng,
- thương lượng với cấp trên về thời hạn bổ sung hoặc gia hạn ngân sách để hoàn thành dự án,
- trình bày kết quả phân tích hoặc chi tiết của một kế hoạch hành động cho hội đồng cấp cao,
- giao tiếp bằng văn bản với nhà cung cấp hoặc khách hàng,
- giải quyết xung đột giữa 2 nhân viên,
- trình bày một dự án, một sản phẩm / dịch vụ mới thông qua một sân ,
- Vân vân.
Chúng ta nói về phẩm chất của người giao tiếp và tài năng, nhưng nó thường là về một câu hỏi về kỹ thuật giao tiếp (văn bản rõ ràng và mạnh mẽ theo kênh đã chọn, biểu tượng của màu sắc, ngôn ngữ không lời, phân tích giao dịch, Lập trình ngôn ngữ thần kinh, v.v.).
Do đó, có thể đào tạo để sử dụng thành thạo những công cụ cần thiết cho hiệu suất cá nhân và do đó thành công trong nghề nghiệp của anh ta. Tất cả bắt đầu bằng một tin nhắn do người gửi gửi đến người nhận …
1 - Giao tiếp bằng văn bản
Chúng tôi không giao tiếp bằng văn bản như giao tiếp bằng miệng. Tùy thuộc vào thông điệp bạn muốn truyền tải, bạn nên chuyển sang phương tiện viết hơn là truyền miệng. Chẳng phải tục nói “văn vật còn” hay sao?
Ngoài ra, điều quan trọng là phải chăm sóc toàn bộ thông điệp của bạn: kênh mà bạn sẽ phân phối (email, bản ghi nhớ đơn giản, báo cáo bằng văn bản, thư giấy, v.v.); sự rõ ràng của thông tin được chia sẻ (từ vựng được sử dụng, thông tin được phổ biến, độ dài của thông điệp, giọng điệu, v.v.); "bao bì" của thông điệp (tính dễ đọc, màu sắc, hình minh họa, v.v.) …
Chọn kênh liên lạc phù hợp
Một số giải pháp có sẵn khi bạn muốn giao tiếp bằng văn bản. Tùy thuộc vào thông điệp muốn truyền tải, điều quan trọng là chọn kênh truyền thông phù hợp nhất: email, công văn, bản ghi nhớ, v.v.
Các phương tiện này đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Do đó, điều cần thiết là phải Hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi phù hợp để đạt được tầm quan trọng và tránh thất bại, phản hồi tiêu cực, hoặc thậm chí là một sự hiểu lầm đáng tiếc.
Một số ví dụ sử dụng:
- Thư trên giấy : bây giờ chủ yếu được sử dụng cho các thư "chính thức": thông báo, sa thải, v.v. Cú pháp ở đây sẽ chính xác, chu đáo. Từ vựng sẽ được điều chỉnh cho phù hợp với tình huống.
- Email / Email : báo cáo về cuộc họp, giao tiếp với các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài, với đồng nghiệp, nhóm, hệ thống phân cấp, truyền tải cuộc họp giữa các nhân viên (quản lý xung đột, phỏng vấn hàng năm, v.v.), v.v. Chúng tôi sẽ đảm bảo ở đây một cú pháp rõ ràng, có trật tự, bao gồm tất cả các yếu tố cần thiết trong khi cảm thấy dễ chịu khi đọc.
- Trình chiếu Powerpoint (hoặc bất kỳ phần mềm nào khác) : được sử dụng chủ yếu như một sự hỗ trợ khi thuyết trình bằng miệng, nhưng cũng được sử dụng trong bài thuyết trình về công ty, bộ phận của anh ấy, nhóm của anh ấy.
Xây dựng và điều chỉnh bài phát biểu và từ vựng của bạn
Một khi phương tiện đã được chọn, điều quan trọng là phải điều chỉnh cách viết của nó theo chủ đề và (những) người mà bức thư muốn gửi đến. Các từ vựng và cấu trúc câu sẽ không giống nhau tùy thuộc vào việc đó là một thông báo trước khi sa thải, một cuộc phỏng vấn đơn giản trong cuộc họp, bài thuyết trình về một dự án mới hay một lời mời đến một cuộc họp…
Làm cho các bài viết của họ dễ đọc, thoáng mát, đầy màu sắc, súc tích và có tác động
Để được đọc với sự ghen tị và đặc biệt là được lắng nghe, điều quan trọng là phải không chỉ chăm chút về chất mà còn về hình thức giao tiếp của nó. Ngoài ra, các văn bản sẽ thông thoáng, các câu và đoạn văn sẽ có độ dài hợp lý và các hình ảnh minh họa tiềm năng để phù hợp với văn bản . Chúng tôi sẽ đảm bảo rằng mọi thứ đều có thể hiểu được!
Màu sắc được sử dụng (cho cả chữ và hình minh họa) đều không nhỏ và nên được chọn cẩn thận. Ví dụ: phấn màu có tác động ít hơn so với các màu sáng hơn, mạnh hơn, sẽ được chào đón nhiệt tình hơn. Tuy nhiên, hãy cẩn thận, đừng lạm dụng màu đỏ (đồng nghĩa với nguy hiểm vô thức).
Ngoài ra, nếu một người giao tiếp theo cách quốc tế, điều cần thiết là phải được thông báo đầy đủ về các thói quen và phong tục và tính biểu tượng của màu sắc ở quốc gia mục tiêu. Điều này là để tránh những cạm bẫy có thể gây tử vong.
2 - Giao tiếp bằng miệng
Nếu giao tiếp bằng văn bản được phản ánh một cách tự nhiên theo bản chất của nó, một miệng đang được chuẩn bị bằng nhau. Bởi vì, trừ khi bạn là người chuyên nghiệp trong việc ứng biến, mặt sân rất nhanh có thể trở nên trơn trượt và không thể kiểm soát được tình hình. Vì vậy, để đảm bảo một hiệu ứng tích cực và phù hợp với mục tiêu ban đầu, một số kỹ thuật phải được thành thạo - ít nhất là đã biết. Ở đây có một ít. Tất nhiên, danh sách này không đầy đủ!
Nói
Cho dù đó là với mục đích dẫn dắt cuộc họp, trình bày một dự án mới, quản lý xung đột, v.v. Nói trước đám đông, kể cả trước mặt 1 người, cần có sự chuẩn bị tối thiểu. Ngay cả trong tình huống khủng hoảng hoặc "khẩn cấp", điều quan trọng là phải nghỉ ngơi trong 5 phút để không bị cuốn theo cảm xúc. Sử dụng đúng từ ngữ, giọng điệu và dòng chảy phù hợp là những tài sản cần thiết để giao tiếp bằng miệng có liên quan và hiệu quả, đặc biệt là trong những thời điểm khó khăn.
Nói trước đám đông không phải dành cho tất cả mọi người. Tuy nhiên, có một số mẹo để đạt được điều này:
- học kiểm soát căng thẳng của bạn để biến nó thành động cơ chứ không phải phanh,
- thu hút sự chú ý những người đối thoại của anh ấy với một bài phát biểu được điều chỉnh, phù hợp và một cử chỉ phù hợp với những gì người ta nói,
- kết cấu sự can thiệp của anh ấy để không mất khán giả trong suốt quá trình,
- làm việc của anh ấy không lời : gần 95% giao tiếp liên quan đến cử chỉ và giọng điệu được sử dụng.
Để hiểu sâu hơn về chủ đề này, mời các bạn cùng khám phá phần của chúng tôi dành riêng để nói .
Lập trình ngôn ngữ thần kinh hoặc NLP
NLP được tạo ra bởi John Grinder và Richard Bandler ở Hoa Kỳ vào những năm 1970 và dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản, từ đó nó có tên:
- Lập trình : cách phản ứng của chúng ta dựa trên những trải nghiệm ẩn sâu trong bản thân, được dùng làm tham chiếu cho hành vi của chúng ta.
- Thần kinh : cách thay đổi, lập trình lại hành vi của chúng ta.
- Ngôn ngữ : ảnh hưởng của ngôn ngữ lời nói và ngôn ngữ không lời của chúng ta đối với các tương tác của chúng ta với người khác.
Theo những người sáng tạo ra phương pháp này, mọi người đều có nguồn lực để thay đổi. Đó là một câu hỏi về kỹ thuật và ý chí.
Phân tích giao dịch hoặc TA
Xuất hiện vào những năm 1960, Phân tích Giao dịch (TA) là dựa trên tính cách (mỗi cá nhân đều có 3 trạng thái bản ngã của mình: Trẻ em, Cha mẹ và Người lớn), các mối quan hệ xã hội và giao tiếp giữa các cá nhân (trao đổi quan hệ ở đây được gọi là "giao dịch"). Nó cho phép giải mã tâm linh thực sự về những gì được phát "ở đây và bây giờ" trong quá trình tương tác giữa một số người.
Tùy thuộc vào trạng thái của bản thân chúng ta, chúng ta hoạt động theo những cách khác nhau. 3 trạng thái có thể được diễn đạt rất ngắn gọn như sau:
- thời trang trẻ em : hoạt động theo cảm giác, một cách tự phát, hoặc kích động - thậm chí là khiêu khích - như trẻ em. Một chế độ như vậy, nếu nó được chứng minh là tối ưu về mặt sáng tạo và đổi mới, có thể nhanh chóng dẫn đến một khuôn khổ quá linh hoạt, thiếu - hoặc thậm chí là thiếu thẩm quyền.
- chế độ cha mẹ : một chức năng khá di truyền và tương đối không linh hoạt. Thường xuyên được sử dụng bởi các nhà quản lý và giám đốc điều hành, chế độ này có thể chỉ trích, bắt bớ hoặc thậm chí khá nhân từ, đôi khi quá bảo vệ.
- thời trang người lớn : một hoạt động được thúc đẩy bởi thực tế ở đây và bây giờ, phát sinh từ kinh nghiệm của chính chúng ta và không bị ký sinh bởi cảm xúc hoặc di sản của cha mẹ. Rất thực tế, quản lý ở chế độ "người lớn" được thực hiện đến cùng có thể được coi là hoàn toàn không có tính nhân văn. Do đó, cần phải đảm bảo giữ cân bằng giữa sự bốc đồng của trẻ và sự nghiêm khắc của cha mẹ.
Bằng cách nhận thức được cách hoạt động của chính mình và của những người đối thoại, người quản lý sẽ có thể học cách tạm thời sửa đổi cách làm việc của mình để giao tiếp tốt hơn. Một sự tái cân bằng cần thiết để có được sự hài hòa tốt đẹp trong công việc.
Độ cao
Hữu ích - thậm chí cần thiết - quảng cáo chiêu hàng hoặc nghệ thuật thuyết phục nhanh chóng và hiệu quả khán giả là một công cụ cần thiết cho người quản lý. Cho dù đó là trình bày một dự án mới cho nhóm của bạn và khiến họ nhanh chóng tham gia, tranh luận hiệu quả để chuyển đổi thành công hay gửi một ý tưởng mới cho hệ thống phân cấp của bạn, thì quảng cáo chiêu hàng là CÔNG CỤ để bạn nắm vững!
Pitcher là một nghệ thuật có thể học được. Đó là về việc đưa ra một bài phát biểu ngắn gọn và mạnh mẽ mà chúng tôi mở ra như sau:
- Treo lên : thu hút sự chú ý của khán giả,
- Cầu hôn : giải thích lý do cho sự can thiệp của anh ấy,
- Loại bỏ sự miễn cưỡng : loại bỏ những nghi ngờ cổ điển,
- Tranh cãi : trình bày những điểm mạnh của dự án của anh ấy,
- Cải tổ : lặp lại thông điệp của bạn theo một cách khác,
- Kết luận : lái điểm về nhà với một phần tử gây rối.
