Six sigma: định nghĩa về phương pháp và cách thực hiện

Six Sigma bắt đầu vào những năm 1980 nhờ Motorola và được giới thiệu trong các ngành công nghiệp lớn một thập kỷ sau đó.

Đối với các công ty đang bước vào kỷ nguyên hoạt động xuất sắc, cách tiếp cận này là một cách để tìm kiếm hiệu quả và tối ưu hóa trong tổ chức của họ.

Định nghĩa của Six Sigma

Nó là một quá trình quản lý và cải tiến quy trình kinh doanh. Six Sigma dựa trên việc khai thác dữ liệu thống kê để có thể phân tích và kiểm soát các thông số hoạt động của một quy trình. Mục đích là giảm thiểu các nguyên nhân gây ra sự thay đổi nhằm nâng cao chất lượng và độ tin cậy của sản phẩm và dịch vụ.

Cách tiếp cận này được quản lý theo chế độ dự án, hướng đến khách hàng và có tác động mạnh mẽ đến bộ ba: Chất lượng, Chi phí, Thời gian. Như vậy, mục tiêu của Six Sigma là cải thiện hiệu suất của các quy trình kinh doanh để đảm bảo chất lượng sản phẩm và làm hài lòng khách hàng trong khi duy trì khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

Lĩnh vực ứng dụng

Six Sigma áp dụng cho bất kỳ tổ chức nào có hệ thống quản lý vận hành và nhóm dự án cho phép thực hiện quy trình này.

Một ngành công nghiệp hoặc một công ty dịch vụ có thể dễ dàng sử dụng Six Sigma miễn là các quy trình của họ đã được xác định và hoạt động tốt.

Các nguyên tắc và thách thức của Six Sigma

Nguyên tắc chính của Six Sigma là giảm sự biến đổi của một quá trình bằng cách kích hoạt hai tham số sau:

• giảm sự phân tán,
• tập trung quá trình.

Để đạt được kết quả này, điều quan trọng đầu tiên là phải xác định các quy trình kinh doanh chính và có các phương tiện để đo lường chúng.

Việc triển khai phương pháp tiếp cận Six Sigma là mối quan tâm của bất kỳ công ty nào muốn:

• giảm phàn nàn của khách hàng,
• giảm lãng phí và chi phí liên quan đến những điều không chất lượng,
• làm chủ các quy trình của bạn,
• nâng cao hình ảnh thương hiệu và sự hài lòng của khách hàng.

Hạn mức

Các giới hạn của cách tiếp cận này là phải biết rõ các quy trình của nó và có một nhóm chuyên trách làm việc trong chế độ dự án (Đai xanh và Đai đen).

Phương pháp Six Sigma trong 5 bước

Phương pháp được sử dụng để thiết lập Six Sigma là phương pháp DMAIC. Nó được cấu trúc xoay quanh năm giai đoạn, tượng trưng cho nguyên tắc cải tiến liên tục.

1. Xác định mục tiêu và phạm vi của dự án

   Xác định một hoặc nhiều quy trình và tạo nhóm làm việc với người quản lý dự án. Mục tiêu là xác định các tiêu chí tìm kiếm và kết quả thu được.

   • Xác định vấn đề, mục tiêu mong muốn
   • Xác định quy trình mục tiêu
   • Thu thập mong đợi và nhu cầu của khách hàng
   • Đào tạo nhóm dự án

   Các công cụ được sử dụng cho bước đầu tiên này là: Tiếng nói của khách hàng, SIPOC, phân tích chức năng, lưu đồ, CEM, QQOQCP

2. Đo lường, thu thập thông tin về hoạt động hiện tại

   Khi chu vi này đã được thiết lập, hãy thu thập thông tin cần thiết cho nghiên cứu. Mục đích của bước này là lập bản đồ trạng thái hiện tại của các quy trình đã được nhắm mục tiêu và thu thập dữ liệu cứng để xây dựng.

   • Thu thập dữ liệu có thể đo lường
   • Xây dựng cơ sở dữ liệu với các mục đã thu thập
   • Đo trạng thái hiện tại của quy trình

   Các công cụ và chỉ số cần sử dụng: ánh xạ quy trình, chỉ báo năng lực: (CAM, CMK, CAP, CPK), BSC (Thẻ điểm cân bằng).

3. Phân tích các chức năng

   Sau đó là thời gian để thu thập tất cả các thông tin thu thập được và nghiên cứu các kết quả thu được.

   • Phân tích số liệu quy trình
   • Xác định nguyên nhân gốc rễ của rối loạn chức năng

   Các công cụ để phân tích trục trặc, trong số những công cụ khác: FMEA, Phân tích dữ liệu, Phân tích rủi ro, sơ đồ tương quan, kiểm tra giả thuyết, kế hoạch thực nghiệm …

4. Cải tiến, triển khai các giải pháp

   Sau khi phân tích, xác định các giải pháp bằng các hành động khắc phục và / hoặc phòng ngừa để giảm sự biến đổi của quá trình. Mỗi hành động phải được nhập vào một bảng giám sát với sự chỉ định của người quản lý.

   • Xác định các giải pháp
   • Chuyển các giải pháp này thành hành động
   • Ghi lại những hành động này trong một bảng theo dõi kế hoạch hành động
   • Chỉ định một người quản lý cho mỗi hành động

   Công cụ để dựa vào: bảng theo dõi kế hoạch hành động.

5. Kiểm soát, duy trì các giải pháp bằng cách duy trì công việc

   Bước cuối cùng này củng cố bước trước đó và giúp đảm bảo rằng các giải pháp đã chọn có lợi. Trong trường hợp này, điều quan trọng là phải duy trì các giải pháp đã được cung cấp.

   • Tạo một kế hoạch giám sát
   • Cập nhật tài liệu
   • Đào tạo tài nguyên
   • Giao tiếp về các giải pháp được cung cấp

   Điều quan trọng là phải luôn ghi nhớ việc duy trì và cải tiến liên tục các quá trình và hệ thống quản lý của nó.

   Các phương tiện và công cụ cho phép giám sát thường xuyên hiệu lực và hiệu quả của các quá trình: tiêu chuẩn, biểu đồ kiểm soát, kế hoạch giám sát, chỉ số và bảng điều khiển …

Công cụ

Để minh họa phương pháp tiếp cận Six Sigma và phương pháp DMAIC, dưới đây là hai công cụ quản lý trực quan để sử dụng.

Công cụ SIPOC được sử dụng rộng rãi trong quy trình Six Sigma. Nó cho phép toàn bộ quá trình được đóng khung:

• Nhà cung cấp: nhà cung cấp
• Đầu vào: dữ liệu đầu vào cần thiết cho quá trình hoạt động bình thường
• Quy trình: hoạt động chuyển đổi dữ liệu đầu vào thành dữ liệu đầu ra
• Đầu ra: thông tin, dịch vụ hoặc sản phẩm cuối cùng được cung cấp bởi quá trình
• Khách hàng: các tác nhân xác định kỳ vọng và nhu cầu của họ đối với sản phẩm / dịch vụ cuối cùng

Thẻ kiểm soát , đối với nó, là một công cụ cho phép chính thức hóa và trực quan hóa kết quả của các quan sát được thực hiện. Và do đó, hiểu sự thay đổi của quá trình được nghiên cứu:

1. Xác định tiêu chí được quan sát
2. Xác định mức dung sai có thể chấp nhận được. Thực hiện nghiên cứu, các phép đo
3. Chính thức hóa kết quả trên bản đồ
4. Nghiên cứu kết quả được hiển thị
5. Tìm nguyên nhân của các tiêu chí không nằm trong ngưỡng chịu đựng

Xem thêm Kaizen và chiến lược cải tiến liên tục