Báo cáo chi phí nghiệp vụ: làm thế nào để quản lý chúng?

Đó là một khoản đầu tư có lợi nhuận khi xem xét những thách thức:

• Tiết kiệm ngân sách: kiểm soát các chi phí này tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định các khoản trượt giá và nêu bật các nguồn tiết kiệm đáng kể.
• Dê hoạt động: để giảm bớt công việc hành chính và do đó cải thiện năng suất của nhân viên: những người có báo cáo chi phí được hoàn trả và kiểm soát viên quản lý. Thật vậy, những nhân viên liên quan ít nhất phải bị ảnh hưởng đến việc thực hiện các nhiệm vụ của họ trong hoạt động kinh doanh cốt lõi của họ.
• Sự hài lòng của nhân viên: quy tắc rõ ràng, số tiền xác định, v.v. tránh mọi cuộc thảo luận và do đó gây ra sự bất mãn của người dân. Bất kỳ sự thiếu chính xác nào cũng có thể tạo ra các khiếu nại và các cuộc thảo luận vô hiệu mà không có giá trị gia tăng nào cho công ty. Do đó, Rigor được yêu cầu phải hành động một cách phòng ngừa. Ngoài ra, nhân viên mong đợi được hoàn trả kịp thời các chi phí nghề nghiệp của họ.

Hòa hợp lợi ích của người lao động và công ty theo quy định của pháp luật

Khi một nhân viên chi tiền cho nhu cầu hoạt động nghề nghiệp của mình, công ty phải hoàn trả, trong giới hạn quy định của pháp luật và chính sách của công ty. Để được hoàn trả số tiền thực tế đã ứng trước, nhân viên phải xuất trình bản kê khai tuân thủ, kèm theo các tài liệu chứng minh.

Trong lĩnh vực này, lợi ích tương ứng của người sử dụng lao động và người lao động xung đột. Người lao động muốn “chi tiêu” nhiều nhất có thể vào các báo cáo chi tiêu: đi ăn nhà hàng, chọn khách sạn sang trọng,… Người sử dụng lao động muốn hạn chế chi tiêu và tiết kiệm tiền. May mắn thay, pháp luật quy định quyền và nghĩa vụ của các bên.

Nhân viên có thể yêu cầu hoàn trả các chi phí nghề nghiệp hợp lý và tương xứng của mình một cách hợp lệ.

Được hoàn trả các chi phí nghiệp vụ mà không được coi là khoản thù lao bổ sung hoặc quyền lợi bằng hiện vật, với 3 điều kiện:

• Chi phí này được phát sinh thay mặt cho người sử dụng lao động, như một phần của hợp đồng lao động của người lao động.
• Số tiền tương xứng với mục tiêu ngân sách đặt ra.
• Chi phí được xác minh và trình bày để hoàn trả thực tế.

Hoàn trả chi phí đi lại và các chi phí khác

Trong bối cảnh này, luật pháp buộc người sử dụng lao động phải bồi hoàn cho người lao động. Báo cáo chi phí được lập cụ thể cho các chi phí kinh doanh sau:

• Bữa ăn: khi đi công tác hoặc đến nơi làm việc mà người lao động không về nhà kịp giờ ăn thì người sử dụng lao động phải bồi hoàn các khoản tiền phát sinh cho người lao động.
• Chi phí vận chuyển : Cho dù anh ta sử dụng phương tiện cá nhân của mình hay phương tiện công cộng, nhân viên có thể yêu cầu hoàn trả một cách hợp lệ một phần số tiền đã chi tiêu. Việc hoàn trả các hành trình có thể được thực hiện trên cơ sở quy mô km do cơ quan quản lý thuế chỉ định hoặc theo chi phí thực tế.
• Nhà ở , ví dụ như khi một nhân viên đi công tác buộc phải ngủ trong khách sạn.
• Chi phí viễn thông, quần áo đặc biệt, tài liệu …

Người sử dụng lao động có thể điều chỉnh chính sách báo cáo chi phí để tránh lạm dụng

Nếu luật pháp yêu cầu hoàn trả chi phí chuyên môn trên cơ sở báo cáo chi phí, tuy nhiên, người sử dụng lao động có một số thời gian để hạn chế lạm dụng có thể xảy ra và tiết kiệm khoản ngân sách nặng nề này. Việc thiết lập một chính sách như vậy cho phép công ty thiết lập một khuôn khổ ràng buộc và chặt chẽ. Đặc biệt, nhà tuyển dụng có thể khám phá 3 hướng:

1. Đặt giới hạn chi tiêu theo loại chi phí, trong một số tiền hợp lý.
2. Áp đặt các thông lệ kinh tế : ưu tiên phương tiện công cộng hơn phương tiện cá nhân, chọn khách sạn có vị trí trung bình, v.v.
3. Hạn chế hoàn trả trong thời gian.

Cảnh báo :

• - Trong mọi trường hợp, người sử dụng lao động không thể từ chối việc hoàn trả các chi phí nghề nghiệp hợp lý và tương xứng.
• - Chính sách của công ty phải phù hợp với thỏa ước tập thể hiện hành nếu có.

Báo cáo chi phí: mô hình và quy trình

Để được hoàn trả, nhân viên phải lập bản kiểm kê các khoản đã chi cho mô hình sau:

• Cho biết ngày chi tiêu.
• Mô tả chi tiêu, chẳng hạn như để biện minh cho tính hợp pháp của nó trong khuôn khổ lĩnh vực chuyên môn.
• Bản chất của chi phí: ăn, ở, đi lại, …
• Số tiền người lao động ứng trước.

Tài liệu tóm tắt tất cả các chi phí cho một khoảng thời gian nhất định hoặc cho một chuyến đi. Nó phải được kèm theo các tài liệu hỗ trợ: biên lai, hóa đơn, v.v.

Người sử dụng lao động có thể cung cấp mẫu báo cáo chi phí cho nhân viên của mình để có sự hài hòa hơn và quản lý dễ dàng hơn.

Sau khi tài liệu đã được hoàn thành, nhân viên gửi nó cho bộ phận kế toán của công ty trong thời hạn quy định. Nó được hoàn trả theo các điều khoản do công ty cung cấp, thường là trong vòng một tháng.

Làm thế nào để tiết kiệm trong việc quản lý tẻ nhạt?

Tiếp nhận, xác minh và hoàn trả các báo cáo chi phí là một công việc nặng nhọc và mang lại ít giá trị gia tăng cho công ty. Người sử dụng lao động có thể xem xét các hệ thống khác nhau để đơn giản hóa việc quản lý, 2 giải pháp thường được áp dụng:

1. Sử dụng một công cụ phần mềm để phi vật chất hóa, tự động hóa và tăng tốc quá trình xử lý.
2. Lựa chọn bồi thường cho các chi phí chuyên môn trên cơ sở tỷ lệ cố định : người sử dụng lao động có thể thích bồi thường cố định hơn bồi hoàn thực tế. Công ty định kỳ trả các khoản phụ cấp theo tỷ lệ cố định, số tiền này được tính toán trên cơ sở quy mô tỷ lệ cố định của URSSAF.

Giải pháp trả thưởng theo tỷ lệ cố định này cũng có những ưu điểm cho nhân viên: nó giúp công việc của họ dễ dàng hơn - không còn phải lưu giữ các tài liệu hỗ trợ hoặc điền vào các bảng Excel - và cho họ quyền tự chủ nhất định trong việc quản lý các chi phí nghề nghiệp của họ.