Làm việc từ xa với nhân viên, khách hàng, các nhà cung cấp dịch vụ khác nhau, khi bối cảnh yêu cầu, có thể chứng tỏ là điều cần thiết để duy trì công việc của một người. Tổ chức sự kiện từ xa dù là gì cũng không thể tùy cơ ứng biến mà cần có sự chuẩn bị và tổ chức tối thiểu.
Tại sao phải tổ chức một sự kiện trực tuyến?
Tình huống khẩn cấp, nghĩa vụ quan trọng, bối cảnh cụ thể, chiến lược truyền thông kỹ thuật số nhằm đạt được nhiều khách hàng tiềm năng hơn, để làm cho công ty / dịch vụ của anh ấy được biết đến, những người tham gia phân tán về mặt địa lý đều là những yếu tố có lợi cho việc tổ chức một sự kiện ảo hơn là một vật lý.
Bàn thắng
Tùy thuộc vào loại sự kiện được tổ chức - cuộc họp ảo, hội thảo trên web, cuộc gọi hội nghị… - các mục tiêu sẽ khác nhau đôi chút. Nhìn chung, tổ chức một sự kiện trực tuyến, cụ thể là nhằm:
- tiết kiệm thời gian và linh hoạt : tổ chức nhanh hơn, yêu cầu huy động một đội nhỏ và có thể tương đối dễ dàng hoãn lại nếu cần thiết.
- đạt được tầm nhìn : giao tiếp trực tiếp khi không ở cùng một nơi, cho phép một số lượng đáng kể người theo dõi hội nghị, đào tạo, v.v.
- củng cố mối quan hệ giữa công ty / nhóm và khách hàng của họ khi không có cửa hàng thực nào tồn tại hoặc có các địa chỉ liên hệ trải rộng trên toàn bộ lãnh thổ rộng lớn hơn hoặc ít hơn.
- vượt qua khả năng tổ chức một sự kiện vật chất : khi những người tham gia quá phân tán về mặt địa lý hoặc khi các trường hợp ngoại lệ hoàn toàn cấm một cuộc họp thực sự, chẳng hạn.
- giảm lượng khí thải carbon của bạn : ít hậu cần, tờ rơi, tài liệu in, tài liệu quảng cáo, v.v.
Thuận lợi
- Tốn ít thời gian và ít tốn kém hơn để tổ chức so với một sự kiện thực tế
- Mục tiêu / đối tượng được mở rộng
- Tương tác nâng cao
- Tăng tính linh hoạt
- Tối ưu hóa Lợi tức Đầu tư
Hạn mức
- Khả năng kỹ thuật đôi khi không chắc chắn
- Cần cho người tham gia có đầy đủ thiết bị
- Do dự / lạm dụng những người tham gia mới làm quen với chủ đề, nhiều lỗi khác nhau …
Các loại sự kiện ảo khác nhau
Có rất nhiều khả năng trong lĩnh vực này. Công cụ này phát triển với tốc độ cao, cung cấp hàng ngày các công cụ, dịch vụ mới, tất cả đều hiệu quả hơn những công cụ khác.
Tùy thuộc vào loại sự kiện trực tuyến được lên kế hoạch và các mục tiêu liên quan, sẽ phù hợp để sử dụng công thức này hoặc công thức kia. Trong số các sự kiện được sử dụng nhiều nhất, chúng tôi thấy cụ thể:
- những cuộc gọi đàm phán : cuộc gọi điện thoại cho hơn 2 người
- hội thảo : hội nghị trực tuyến, podcast
- hội chợ thương mại ảo : triển lãm trực tuyến tương tác
- hội thảo : hội thảo về một chủ đề cụ thể
- Moocs : các khóa học / đào tạo trực tuyến
- những cuộc trò chuyện : thảo luận về các chủ đề cụ thể
- các cuộc họp từ xa : cuộc họp với một số hoặc tất cả những người tham gia phân tán về mặt địa lý
Làm thế nào để tổ chức một sự kiện ảo?
Phần trình bày của các sự kiện được trình bày ngắn gọn ở đây.
Chuẩn bị cho sự kiện
Nhìn chung, bất kể loại sự kiện ảo nào, tổ chức sẽ được cấu trúc như sau:
- Xác định mục tiêu : kỳ vọng, lợi ích mong đợi, v.v.
- Lập kế hoạch : ngày, giờ, thời lượng
- Articulation / cấu trúc : thể thức, cấu trúc của sự kiện, chủ đề được giải quyết, tài liệu được chia sẻ, v.v.
- Khuyến mãi : lời mời hoặc trang web / trang dành riêng, mô tả về sự kiện, thông tin liên lạc thích hợp,
- Hồi tưởng : một vài ngày trước sự kiện được đề cập, sau đó 1 giờ trước đó, nhắc nhở về các liên kết kết nối, số nhận dạng và các tài liệu cần thiết nếu có …
- Thành lập và diễn biến của sự kiện,
- Cảm ơn và có thể gửi báo cáo, câu trả lời cho các câu hỏi được hỏi, tài liệu hỗ trợ và bản tóm tắt - đôi khi là video đầy đủ - về sự kiện.
- Cuộc phỏng vấn : những gì đã hiệu quả, những khó khăn gặp phải, những gì thích, những gì có thể được cải thiện, v.v.
Các sự kiện ảo khác nhau
Cuộc họp qua điện thoại với một số
Cuộc gọi hội nghị không phải là mới. Nhiều người sử dụng chúng thường xuyên trong kinh doanh.
- Xác định chủ đề được giải quyết, mục tiêu của cuộc thảo luận và các điểm khác nhau cần giải quyết.
- Chọn sự hỗ trợ phù hợp.
- Xác định ngày và giờ gọi.
- Chọn một vị trí yên tĩnh có lợi cho cuộc gọi hội nghị.
- Liên hệ với những người tham gia, cảm ơn sự hiện diện của họ, nêu chủ đề sẽ được thảo luận, phương pháp luận được chọn, nếu có, cũng như mục tiêu của cuộc gọi, nhắc lại các quy tắc ứng xử tốt của cuộc gọi hội nghị.
- Tiến hành thảo luận, chú ý không làm ảnh hưởng đến lời nói của người khác (tiếng ồn xung quanh, v.v. Nên sử dụng nút "Tắt tiếng" khi không nói để không làm phiền người khác bằng tiếng ồn của người nói. 'Bàn phím, cho thí dụ).
- Kết thúc cuộc gọi bằng cách cảm ơn tất cả những người tham gia.
- Gửi báo cáo chính xác về các cuộc thảo luận cho tất cả những người tham gia và có thể cho các bên thứ ba bị ảnh hưởng.
Hội thảo
Hội thảo trên web là đòn bẩy tuyệt vời cho một doanh nghiệp. Họ làm cho nó có thể giao tiếp đại chúng, để công khai một chuyên môn, một sản phẩm / dịch vụ mới, v.v.
Tất cả những người tham gia phải được trang bị đầy đủ phần cứng và phần mềm để có thể theo dõi hội nghị ở định dạng được cung cấp (có thể cần micrô, loa, tai nghe, webcam) và hưởng lợi từ tốc độ đủ cao.
- Xác định các mục tiêu và chọn một chủ đề và một bài thuyết trình có khả năng thu hút khán giả mục tiêu.
- Lập kế hoạch cho một ngày, một thời gian, một khoảng thời gian.
- Gửi lời mời đăng ký hội thảo trên web.
- Gửi lời nhắc 1 giờ trước hội nghị trực tuyến cho tất cả những người đăng ký và chỉ định các phương thức kết nối.
- Chạy webinar: chào mừng, trình bày nội dung (hình ảnh động phải đủ độ động và tương tác không thua ai).
- Khuyến khích người tham gia… tham gia (phản ứng, đưa ra ý kiến của họ, đặt câu hỏi của họ…).
- Trả lời các câu hỏi trong một khoảng thời gian xác định. Mời những người tham gia có câu hỏi khác gửi qua email.
- Đóng và cảm ơn.
- Gửi bản tóm tắt của hội thảo trên web và / hoặc liên kết để xem lại hội thảo.
Podcast
Podcast là một yếu tố quan trọng trong chiến lược truyền thông kỹ thuật số. Nó cho phép công ty giải quyết một chủ đề liên quan đến hoạt động của mình, với mục đích tăng khả năng hiển thị và làm việc trên hình ảnh của mình với một nhóm khách hàng tiềm năng lớn.
Một podcast có thể được trình bày bởi một người, một chuyên gia trong lĩnh vực của anh ta và nói một mình về chủ đề này, hoặc có thể tích hợp các chuyên gia khác nhau tập hợp xung quanh một người dẫn chương trình.
- Xác định mục tiêu của podcast và chủ đề được giải quyết
- Thu thập thông tin về chủ đề này, có thể tìm kiếm các chuyên gia có khả năng can thiệp
- Vẽ kế hoạch chính xác và / hoặc kịch bản
- Ghi lại podcast: tập hợp các bên liên quan khác nhau nếu cần, quan tâm đến ngoại hình và ngôn ngữ không lời
- Sản xuất podcast (chỉnh sửa, văn bản trình bày, tải lên, v.v.)
- Chuẩn bị quảng cáo và phân phối (email, trang web, mạng nội bộ, mạng xã hội, v.v.)
Cuộc họp từ xa
Đây là một thực tế phổ biến ở nhiều công ty. Khi chúng tôi có một số - nếu không phải tất cả - cộng tác viên làm việc từ xa hoặc trên đường hoặc thường xuyên di chuyển, họ rất cần thiết để gắn kết mọi người lại với nhau.
Cuộc họp có thể được thực hiện chỉ bằng âm thanh hoặc bằng video. Tuy nhiên, máy ảnh có thể là một yếu tố hãm hại đối với một số người: nhút nhát, ngại tiết lộ môi trường cá nhân của mình hoặc chỉ đơn giản là kết nối internet không đủ.
Nhìn chung, các cuộc họp ảo này được tổ chức như sau:
- Preperation : lập kế hoạch, xác định chương trình và nội dung, chuẩn bị các tài liệu cần thiết khác nhau, gửi lời mời và thể thức, v.v.
- Tổ chức cuộc họp : trong video - với khả năng dành cho những người tham gia muốn thay thế hình ảnh của họ bằng hình đại diện - hoặc chỉ bằng âm thanh. Hoạt ảnh phải được làm việc trên thượng nguồn. Thách thức là phải giữ sự chú ý của mọi người từ đầu đến cuối, cho phép mọi người thể hiện bản thân và lắng nghe người khác, phân bổ thời gian nói một cách hợp lý …
- Trả lời phỏng vấn và theo dõi : truyền báo cáo của cuộc họp cho những người tham gia, liệt kê những điểm tích cực và cần cải thiện trong quá trình họp từ xa.
Xưởng
Các hội thảo trực tuyến đã gia tăng trong vài năm. Họ tập hợp một số lượng người nhất định xung quanh một chủ đề cụ thể. Các quan điểm, ý tưởng, đề xuất và giải pháp được trao đổi tại đó. Khi các cộng tác viên của một nhóm nhận thấy họ bị phân tán về mặt địa lý, có thể thích hợp cho người quản lý tổ chức một hội thảo trực tuyến. Để thành công, những khoảnh khắc tương tác từ xa này đòi hỏi một tổ chức nhạy bén.
- Xác định mục tiêu của hội thảo (dạy một kỹ năng mới, thử nghiệm phương thức tổ chức cuộc họp mới, đào sâu một chủ đề cụ thể hoặc bất kỳ kỹ năng nào …), lý do tổ chức hội thảo cũng như mục tiêu mà hội thảo hướng tới.
- Xác định nội dung của hội thảo, kế hoạch thuyết trình và lựa chọn những người tham gia (trình độ kỹ năng tối thiểu, lĩnh vực hoạt động, v.v.).
- Xác định diễn biến của hội thảo (chào mừng, giới thiệu, các chủ đề được đề cập, quy tắc tương tác, thời lượng của các giai đoạn khác nhau, v.v.).
- Chuẩn bị bất kỳ tài nguyên nào (phân tích, nghiên cứu, dữ liệu khác nhau, khóa học, định nghĩa, v.v.).
- Chọn các công cụ sẽ được chia sẻ và sử dụng bởi tất cả những người tham gia.
- Hầu như tập hợp những người tham gia hội thảo khác nhau.
- Xác định vai trò của từng việc, các mục tiêu và nhiệm vụ, thời hạn và phương pháp luận.
- Tạo động lực cho hội thảo nhằm duy trì mối liên kết bất chấp khoảng cách và duy trì sự chú ý và tham dự của tất cả các thành viên trong nhóm.
Mooc
Mục tiêu ở đây là đưa trực tuyến một hoặc nhiều khóa học hoặc đào tạo mà người tham gia / người đăng ký có thể theo dõi theo tốc độ của riêng họ. Việc thiết lập một sự kiện như vậy đòi hỏi, ngược dòng, thời gian nhất định cũng như các kỹ năng đa dạng và phong phú.
- Thiết lập một nhóm dự án đa ngành với nhiều kỹ năng khác nhau (các chuyên gia trong chủ đề được giảng dạy, nhà thiết kế đa phương tiện, nhà thiết kế đồ họa, chuyên gia CNTT, tiếp thị, v.v.
- Xác định mục tiêu của bạn
- Xác định mục tiêu của Mooc là gì: dạy, thông báo
- Kiến trúc các dòng chính của nội dung
- Xác định các công nghệ và công cụ sẽ được sử dụng
- Thiết kế nội dung: nội dung và hình thức, tài nguyên, video, bài tập, bài tập về nhà, các hướng dẫn khác nhau
- Thiết kế các phương tiện truyền thông: báo chí, mạng nội bộ, mạng xã hội, trang web, gửi thư, tiếp thị kỹ thuật số, v.v.
- Kiểm tra Mooc với một nhân viên nhỏ và khắc phục mọi lỗi và các trục trặc khác nhau, kiểm tra xem tất cả các tài nguyên cung cấp có hoạt động bình thường không, v.v.
- Thúc đẩy Mooc
- Khởi chạy Mooc
Tệp này được tham chiếu trong: Cuộc họp từ xa: từ lập kế hoạch đến phỏng vấn trực tuyến.
