Để bài thuyết trình của bạn thành công và để dự án của bạn thành công như kế hoạch, điều cần thiết là bạn phải chuẩn bị kỹ lưỡng trước sự can thiệp bằng lời nói của mình, hiểu rõ chủ đề của bạn, thông thạo tất cả các khía cạnh của thuyết trình trước đám đông và có khả năng thuyết phục.
Quên những bài thuyết trình hào nhoáng đi, bạn cần phải mạnh mẽ! Bạn sẽ không có cơ hội hai lần để thuyết phục khán giả của mình.
Chuẩn bị hồ sơ của bạn một cách cẩn thận
Thời gian dành cho việc chuẩn bị bài thuyết trình, phát triển chiến lược thuyết trình, biên soạn các thông tin khác nhau mà bạn muốn truyền tải, các yếu tố có thể hỗ trợ cho bài thuyết trình của bạn, các dữ kiện và các số liệu quan trọng khác không bị lãng phí. Thật vậy, điều này sẽ cung cấp cho bạn sự đảm bảo cần thiết cho một bài thuyết trình thành công. Bạn cần phải nắm vững chủ đề của mình đến từng chi tiết nhỏ nhất.
Nghiên cứu khán giả của bạn
Điểm này rất cần thiết cho việc truyền tải đúng thông điệp của bạn. Nó sẽ cho phép bạnđiều chỉnh bài phát biểu của bạn và cấu trúc bài thuyết trình của bạn để đạt được mục tiêu của bạn. Đó là sự đảm bảo cho việc giao tiếp tốt với khán giả của bạn. Vì vậy, hãy tự hỏi bản thân:
- Những người mà bạn sẽ trình bày tệp / dự án của mình là ai : quản lý trực tiếp, thành viên trong nhóm của bạn, đồng nghiệp, nhà cung cấp, khách hàng, đối tác bên ngoài, kỹ thuật viên, chuyên gia, cố vấn, nhà đầu tư, v.v. ?
- Các liên hệ của bạn có biết bạn không : họ biết gì về lý lịch của bạn, hoạt động của bạn, kỹ năng của bạn, tính cách của bạn, v.v. ?
- Khán giả của bạn sẽ bao gồm bao nhiêu người : một vài người hay một hội lớn hơn?
- Khán giả của bạn có thoải mái với chủ đề bạn sẽ thảo luận không : những người liên hệ của bạn có biết lĩnh vực can thiệp của bạn hay đó là một thứ hoàn toàn xa lạ với họ?
- Những người liên hệ của bạn biết gì về dự án của bạn : họ có tham gia vào bất kỳ cách nào trong dự án của bạn không, bạn đã gửi cho họ một bài thuyết trình ngắn chưa, v.v. ?
- Kỳ vọng của họ là gì : họ có muốn biết thêm thông tin, được yên tâm về một số điểm nhất định, có thể tiếp tục thực hiện phần dự án của họ hay không, để giải quyết một số vấn đề liên quan đến dự án, v.v. ?
- Bối cảnh mà bạn hoạt động là gì : thời kỳ căng thẳng, thay đổi đáng kể hay ngược lại, một khí hậu yên bình và tích cực?
Xác định rõ mục đích của bài thuyết trình của bạn
Đây là một điểm thiết yếu khác sẽ cho phép bạn không lãng phí thời gian của mình: hãy nói thật rõ ràng với những gì bạn mong đợi từ bản trình bày này:
- Mục tiêu cuối cùng của bạn là gì : thu được tiền, sự chấp thuận của cấp trên để tung ra một sản phẩm mới, sự cam kết của nhóm bạn đối với một dự án mới, bắt đầu một bước ngoặt chuyên nghiệp, thăng tiến trong sự nghiệp của bạn, v.v. ?
- Bạn mong đợi điều gì từ bài thuyết trình này : bỏ chặn một dự án bị trì hoãn bởi một mối quan tâm cụ thể, xác nhận ngân sách, tài chính, quan hệ đối tác, bắt đầu phản ánh về một chủ đề cụ thể, giành được thị phần mới, v.v. ?
- Mong đợi thông tin nhất định từ những người đối thoại của bạn : các yếu tố bạn không nắm vững nhưng bạn cần tiếp tục, thời hạn cho một / nhiều giai đoạn dự án bị trễ, chi phí của một số hạng mục nhất định, trạng thái tiến độ của một bước, v.v. ?
- Liệu một quyết định có chấm dứt sự can thiệp của bạn : quyết định này là một sự xác nhận đơn giản hay bạn sẽ phải đấu tranh, v.v. ?
Cấu trúc bản trình bày của bạn một cách hiệu quả
Trình bày bằng miệng của bạn phải rõ ràng, chính xác và ngắn gọn. Tránh gửi quá nhiều tin nhắn cùng một lúc. Hãy hiệu quả và có tác động. Đối với điều này, can thiệp bằng miệng của bạn phải được cấu trúc xung quanh một chủ đề chung: mục tiêu cuối cùng của bạn và mở ra như sau:
- bài thuyết trình : nếu cần, hãy nhớ bạn là ai (vị trí, lý lịch, kỹ năng, hồ sơ chung) và lý do bạn ở đó.
- Giới thiệu : Mô tả bối cảnh và dòng trình bày của bạn.
- tranh luận : gạt qua một vài phản đối và phát triển lập luận được minh họa khéo léo của bạn (đồ họa, giai thoại, ví dụ, v.v.).
- phần kết luận : lặp lại mục tiêu của bạn, hướng khán giả đến bước tiếp theo (câu hỏi, người nói tiếp theo, tranh luận, ra quyết định, v.v.).
- trả lời câu hỏi : bạn sẽ cẩn thận chuẩn bị mọi câu hỏi trước khi can thiệp để không mất cảnh giác.
- đề xuất theo dõi : một mặt mời những người đối thoại của bạn đưa ra phản hồi của họ về bài thuyết trình của bạn (điều này sẽ cho phép bạn cải thiện bản thân) và mặt khác đề xuất một cuộc họp tiếp theo (báo cáo, bước tiếp theo, liên hệ qua điện thoại, email hoặc cách khác, v.v.) .
Chọn hoạt ảnh được điều chỉnh cho phù hợp với người đối thoại của bạn
Tùy thuộc vào chủ đề được giải quyết, mục tiêu của bạn và đối tượng của bạn, bạn sẽ cần chọn hình thức can thiệp thích hợp (thông tin, chính thức, không chính thức, đánh giá, v.v.). Hãy nhớ rằng giao tiếp không lời của bạn cũng quan trọng như lời nói của bạn. Hãy quan tâm đến tư thế của bạn, sử dụng giọng điệu phù hợp, tương tác với người đối thoại của bạn để thu thập càng nhiều thông tin càng tốt về tiến trình của bài thuyết trình của bạn và sửa chữa tình huống, nếu cần thiết.
Bạn cũng nên điều chỉnh phong cách hoạt hình của mình:
- chỉ thị : bạn truyền thông tin đến khán giả của mình, những người nhận được thông tin đó mà không cần can thiệp.
- người điều phối : bạn cấu trúc các cuộc thảo luận xung quanh chủ đề được thảo luận và đảm bảo rằng thời gian phát biểu, thời gian, v.v. được tôn trọng.
Chọn một góc độ tiếp cận thích hợp: kể chuyện, những con số khó hiểu, v.v.
Chọn phương tiện phù hợp cho bản trình bày của bạn
Đừng chỉ chạy bản trình bày của bạn bằng lời nói. Đa số mọi người có trí nhớ hình ảnh. Cung cấp hỗ trợ trực quan để người đối thoại của bạn có thể dễ dàng ghi chú hơn. Ngoài ra, việc hỗ trợ các minh chứng và lập luận của bạn bằng cách minh họa bằng đồ thị các số liệu và thông tin khác được truyền đạt và những thứ tương tự sẽ mang lại nhiều nội dung và tín nhiệm hơn cho sự can thiệp của bạn.
Bạn sẽ cẩn thận để khớp hình ảnh minh họa với bài phát biểu của mình để không làm mất sự chú ý của người đối thoại.
Rất nhiều khả năng và phần mềm cho các bài thuyết trình hiệu quả. Bạn có thể chọn cái mà bạn thích (bản trình bày Powerpoint, các trang trình bày đơn giản hoặc các trang trình bày, v.v.). Giới hạn văn bản bằng cách sử dụng từ khóa hoặc câu ngắn. Chăm sóc hình ảnh (đồ họa, ảnh và những thứ khác) bằng cách chọn màu sắc hài hòa và đảm bảo chất lượng của kết xuất được chiếu.
Nếu cần, lập kế hoạch một bản sao giấy về sự can thiệp của bạn để để lại với những người đối thoại của bạn .
Tổ chức phản hồi và / hoặc theo dõi
Lập kế hoạch cho phần tiếp theo có cấu trúc cho bản trình bày của bạn. Tổ chức cơ hội nhận phản hồi từ khán giả của bạn. Ví dụ: đơn giản là lời cảm ơn đến những người tham gia khác nhau vì sự hiện diện của họ mang lại cho bạn cơ hội thu thập thông tin có giá trị về mục tiêu - đạt được hay không - của sự can thiệp của bạn hoặc để nhắc nhở bạn về họ, v.v.
Nếu bạn đang chờ đợi một quyết định, hãy hỏi khi nào bạn có thể mong đợi phản hồi. Ditto nếu bạn đang chờ đợi một ước tính hoặc một đề nghị thương mại. Nếu bạn đang giới thiệu một sản phẩm mới cho khách hàng tiềm năng, hãy liên hệ lại với họ để tìm hiểu xem họ có quan tâm đến sản phẩm của bạn hay không hay những trở ngại và đề xuất cải tiến, nếu có.
Nếu bản thân bạn đã đưa ra thời hạn hoàn thành một dự án hoặc một giai đoạn của nó, bạn có thể dễ dàng liên hệ với các nhân vật chính khi đến thời điểm đó.
Chăm sóc bản trình bày của bạn trước khán giả
Nắm vững các kỹ thuật nói trước đám đông là rất quan trọng để tối đa hóa hiệu quả của bài thuyết trình của bạn. Học cách quản lý căng thẳng, vượt qua nỗi sợ hãi trên sân khấu, thể hiện sự lôi cuốn, thoải mái trước đám đông, v.v. Trước ngày D-Day, hãy luyện tập bài thuyết trình của bạn, hình dung bạn đang trình bày dự án của mình trước hội đồng. Kỹ thuật đơn giản này sẽ giúp bạn cảm thấy thoải mái hơn.
Nắm vững nghệ thuật nói trước đám đông
Nói trước đám đông không còn giữ bí mật gì đối với bạn! Lời nói, ngôn ngữ không lời, tư thế, sự tự tin, khả năng thuyết phục nhanh chóng, giao tiếp bằng miệng trôi chảy, kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân là tất cả những yếu tố mà bạn phải biết và thành thạo một cách hoàn hảo. Bạn phải cảm thấy thoải mái với ánh nhìn của người khác để trở thành đồng minh chứ không phải kẻ thù.
Thu hút sự chú ý của khán giả
Sáng tạo. Gây ngạc nhiên tích cực cho khán giả bằng một bài thuyết trình nguyên bản, hiệu quả và được tiến hành trôi chảy để thu hút sự chú ý của người đối thoại và duy trì nó cho đến khi kết thúc bài phát biểu của bạn. Thì là ở có tác động và thuyết phục. Bạn phải thu hút người đối thoại của bạn.
Đừng ngần ngại đánh thức khán giả của bạn ngay khi bạn nhận thấy các dấu hiệu mệt mỏi hoặc thiếu tập trung!
Quan sát và lắng nghe khán giả của bạn
Quét khán giả của bạn, quan sát phản ứng (ngôn ngữ không lời) của từng người và biết cách phản ứng và phản ứng trở lại nếu cần bằng cách định hướng lại bài phát biểu của bạn, bằng cách phá vỡ nhịp điệu của bài thuyết trình của bạn hoặc thậm chí bằng cách nhấn mạnh hơn vào một điểm dường như khơi dậy sự quan tâm và nhiệt tình.
Chơi với cảm xúc để thu hút khán giả về mặt cảm xúc (đặc biệt nếu bạn đã chọn một bài thuyết trình ở chế độ kể chuyện, đặc biệt hiệu quả để thuyết trình về một công ty hoặc một dự án).
Chạy bản trình bày của bạn một cách hiệu quả
Thực hiện bài phát biểu của bạn theo kế hoạch bạn đã xác định. Nếu cần, cung cấp kho thẻ chống khô (những chấn động có thể xảy ra của bàn tay bạn sẽ ít được chú ý hơn so với trên một tờ giấy đơn giản) mà trên đó bạn sẽ cẩn thận ghi lại những nét khái quát về sự can thiệp của bạn (không có câu, chỉ đơn giản là những từ khóa đóng vai trò là mỏ neo cho phép bạn tìm ra phương hướng của mình ). Hãy ghi nhớ một chủ đề chung (mục tiêu của bạn chẳng hạn) và cấu trúc sự can thiệp của bạn xung quanh nó.
Đừng để bản thân bị mất ổn định bởi những kẻ gây rối tiềm tàng, trí nhớ mất hiệu lực và những thứ lảm nhảm khác. Giữ bình tĩnh, thở và tiếp tục chuỗi can thiệp của bạn.
Trả lời bất kỳ câu hỏi và phản đối nào
Bạn đang kiểm soát đối tượng của mình trong tầm tay của bạn. Bạn đã chăm sóc xác định các câu hỏi mà khán giả của bạn có thể sẽ hỏi bạn. Bạn biết cách đối phó với sự phản đối, cách đối phó với chúng, và thậm chí cả cách sử dụng chúng để có lợi cho mình. Khi đối mặt với một câu hỏi bất ngờ (nó xảy ra), hãy trung thực và đưa ra câu trả lời nhanh chóng sau đó.
Cung cấp phản hồi
Đừng rời đi mà chưa tổ chức một cuộc liên hệ sắp tới để tổ chức phần còn lại của dự án của bạn.
Ngoài ra, có thể thú vị khi thu thập thông tin phản hồi về sự can thiệp của bạn, chẳng hạn như: bạn đã đạt điểm cao chưa? Bạn có thể cải thiện bản thân bằng cách nào?
