Định nghĩa của EDM
Nó là một giải pháp phần mềm để quản lý vòng đời của một tài liệu điện tử. Từ việc tạo, lưu trữ, chia sẻ, đến lưu trữ hoặc tiêu hủy, nếu có. Những giải pháp này không chỉ áp dụng cho các công ty lớn. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng có lợi ích trong việc tận dụng các lợi ích do phần mềm này cung cấp.
Thuận lợi
truy cập thông tin bất kể thiết bị đầu cuối được sử dụng và một số người dùng đồng thời
quản lý phiên bản với khả năng theo dõi các thay đổi
giảm đáng kể khối lượng lưu trữ tài liệu giấy
dễ dàng và nhanh chóng để tìm một tài liệu
giao diện của hệ thống tài liệu với các công cụ kinh doanh hoặc quy trình làm việc khác
giảm nguy cơ mất mát Thông tin quan trọng
tính nhất quán với các yêu cầu của hệ thống chất lượng
tăng cường kiểm soát thông tin nhạy cảm
dễ quản lý và làm chủ quyền truy cập
Nhìn chung, EDM cải thiện hiệu quả của một tổ chức và việc kiểm soát các tài liệu trong suốt quá trình sử dụng chúng trong công ty.
Hạn mức
Một cách thực hiện rất tốn kém cả về đầu tư phần cứng và phần mềm, và số hóa các ấn phẩm giấy hiện có.
Thành công mà chỉ có thể trải qua một sự chuyển đổi thực sự của tổ chức, chấp nhận sự thay đổi đối với những thực hành hoàn toàn mới so với những thói quen cũ.
Các chức năng chính của EDM
Tạo và chụp tài liệu
Có thể có 3 mục trong hệ thống:
tài liệu kỹ thuật số nguyên bản, ví dụ: một biểu mẫu trên một trang web
tài liệu giấy rằng nó sẽ cần thiết để quét để chuyển đổi chúng thành các tệp điện tử
sáng tạo trực tiếp trong phần mềm EDM.
Về bản chất, tài liệu được phi vật liệu hóa, một điểm quan trọng là có thể tích hợp nhiều định dạng: email, Word, Excel, jpeg, v.v.
Lập chỉ mục
Khi cơ sở tài liệu lên đến hàng nghìn mục, việc nghiên cứu trở nên phức tạp. Để tạo điều kiện truy cập vào dữ liệu, Phần mềm EDM lập chỉ mục tài liệu để tạo điều kiện và đẩy nhanh nghiên cứu.
Việc lập chỉ mục có thể được thực hiện trên chính nội dung, từ siêu dữ liệu (các từ mô tả tài liệu: tiêu đề, tác giả, v.v.) hoặc các từ khóa do phân loại (phân loại).
Kho
Chức năng cốt lõi của các giải pháp với những thách thức mạnh mẽ cả về dung lượng hệ thống lưu trữ để giữ vô số tài liệu, chỉ độ tin cậy của nó theo thời gian đồng thời cho phép truy cập nhanh chóng, tương thích với các ràng buộc kinh doanh.
Phổ biến và tham vấn
Chia sẻ tài liệu từ nhiều người dùng, để sửa đổi, sau đó Nhận tại một thời điểm cụ thể trong một quy trình nhất định cho một hoạt động đã lên kế hoạch.
Họ thường có thể xem từ các thiết bị đầu cuối khác nhau : máy tính để bàn, máy tính bảng, điện thoại thông minh …
Các quy tắc của quyền quản lý xác định những gì mọi người được phép làm: đọc, sửa đổi, v.v.
Kiểm soát phiên bản cho phép theo dõi thông tin và các cập nhật liên tiếp của nó.
Tài liệu phù hợp, đến đúng người, vào đúng thời điểm
Lưu trữ và xóa
Vào cuối cuộc đời, hãy cho phép lưu giữ tài liệu hoặc tiêu hủy chúng theo nội quy quản lý đính kèm.
Bảo vệ
Đảm bảo tính bảo mật của thông tin nhạy cảm và nói chung là sao lưu dữ liệu hệ thống.
Thực hiện
Hãy nhớ rằng đây là một dự án chính thức. Việc triển khai một giải pháp phần mềm EDM để dự án đạt được thành công là chưa đủ. Nhân viên phải tham gia rất sớm vào quá trình và một kế hoạch quản lý thay đổi nên được đặt càng sớm càng tốt. Thật vậy, cách làm việc và thói quen sẽ thay đổi. Một số nhiệm vụ sẽ biến mất để chuyển sang những nhiệm vụ mới, những thay đổi luôn là nguồn gốc của căng thẳng …
