Trong lĩnh vực dự án CNTT, câu ngạn ngữ " rác vào, rác ra (GIGO) thể hiện thực tế là dữ liệu đầu vào bị lỗi sẽ luôn tạo ra kết quả bị lỗi. Trong quản lý dự án, điều tương tự: có rất ít khả năng một dự án được thiết kế kém ban đầu sẽ dẫn đến kết quả như mong đợi.
Tóm lược
- Thông số kỹ thuật chức năng là gì?
- CCF, để làm gì?
- Làm thế nào để viết một đặc tả chức năng?
Thông số kỹ thuật chức năng là gì?
Đặc tả chức năng (CCF) là một tài liệu trình bày một cách chi tiết và có cấu trúc các kỳ vọng của một dự án (dịch vụ, sản phẩm) và các ràng buộc của nó (kỹ thuật, quản lý, ngữ cảnh). Về nguyên tắc, các biện pháp trừng phạt có thể được thực hiện vào cuối giai đoạn khởi động của một dự án.
CCF là trung tâm trao đổi giữa chủ dự án (MOA) và nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp dịch vụ. Sau khi được xác nhận, nó tạo thành tài liệu tham khảo để có thể đảm bảo trong suốt dự án về sự phù hợp của nội dung dự án với các kỳ vọng ban đầu.
CCF, để làm gì?
-
Chính thức hóa các nhu cầu cùng với chủ dự án
Sự phát triển của sổ ghi chép tạo thành đỉnh cao của giai đoạn xác định dự án nội dung.
Đây là kết quả của cuộc đối thoại có cấu trúc giữa chủ dự án và (các) nhà cung cấp hoặc hỗ trợ quản lý dự án (AMOA), cho phép hiểu chung về sự cần thiết phải được thiết lập theo các điều kiện được chia sẻ bởi tất cả mọi người. CCF do đó có thể là kết quả của các quy trình bổ sung được thực hiện ở thượng nguồn:
- Nghiên cứu cơ hội : nhu cầu có tồn tại không?
- Nghiên cứu khả thi : dự án của tôi có khả thi về mặt kinh tế / kỹ thuật không?
- Phân tích chức năng của nhu cầu : điều cần thiết cho việc soạn thảo CCF, vì nó sẽ cung cấp cho nó các yếu tố chính: quan điểm của các bên khác nhau liên quan đến dự án (người dùng cuối, các bên liên quan, v.v.), thời hạn của sản phẩm và vòng đời và kết quả mong đợi (không đề cập đến các phương tiện để đạt được nó)
- Phân tích giá trị : nó thêm vào phân tích chức năng một đánh giá tiên nghiệm các giải pháp và chi phí của chúng để ưu tiên tốt hơn các nhu cầu ban đầu.
-
Đặt khuôn khổ cho nhà cung cấp
Đối mặt với một vấn đề nhất định, bất kỳ nhà cung cấp nào cũng sẽ bị cám dỗ để đưa ra giải pháp "chìa khóa trao tay", giải pháp này sẽ không giải quyết các khía cạnh cụ thể trong dự án của bạn.
Do đó, CCF cần nêu rõ các thông số kỹ thuật chức năng, chất lượng dự kiến, thời hạn và ngân sách. Tuy nhiên, các nhà cung cấp nên được phép có đủ chỗ thở để hưởng lợi từ năng lực đổi mới và những ý tưởng ban đầu của họ.
-
So sánh các đề xuất
Kích thước này là cần thiết trong bối cảnh kêu gọi đấu thầu, nếu CCF là một phần của thị trường. Sau đó sẽ có thể đề xuất các tiêu chí đánh giá mà các nhà cung cấp sẽ phải tính đến để đề xuất giải pháp cạnh tranh nhất; các tiêu chí này có thể được tập hợp lại thành một lưới cho điểm sẽ được sử dụng để đánh giá tổng thể những người được hỏi.
-
Tạo điều kiện thuận lợi cho việc đánh giá cuối cùng
Việc chính thức hóa các nhu cầu chức năng thông qua CCF giúp vào cuối dự án có thể so sánh kỳ vọng ban đầu với kết quả thu được trên cơ sở khách quan, chứ không phải dựa trên “cảm nhận” đơn giản của nhân viên hoặc các chỉ số tài chính. Đặc biệt, nó tạo điều kiện cho việc thực hiện kết thúc dự án.
Làm thế nào để viết một đặc tả chức năng?
Trên biểu mẫu
Để hoạt động, các thông số kỹ thuật chức năng phải là:
- Ngắn gọn : ưu tiên các câu ngắn và lượt đơn giản. Đặt một số ký tự hoặc từ có thể là một phương pháp hữu ích để thực hiện việc này.
- Đơn giản : Chỉ sử dụng các thuật ngữ chuyên môn khi cần thiết, sử dụng các từ không mơ hồ hoặc phán xét. Mối quan tâm của dự án (kỹ thuật, tổ chức, tài chính) phải được thể hiện rõ ràng.
- Được tổ chức : tài liệu phải được cấu trúc bởi một kế hoạch (xem bên dưới), với các phần cân đối.
Trên nền
Khung dự án
Đây là phần chung cho tất cả các dự án, điều này sẽ cho phép bất kỳ nhà cung cấp nào tìm thấy các yếu tố cần thiết cho tầm nhìn tổng thể về nhu cầu được thể hiện. Phần này bao gồm:
- Bối cảnh : quá trình xác định nhu cầu, môi trường sản phẩm / dịch vụ (con người, thiết bị, quy định, v.v.);
- Mục đích : mức độ dịch vụ mong đợi, kết quả tài chính và tiêu chí chất lượng nào (ví dụ, tỷ lệ hài lòng của khách hàng mục tiêu);
- Chu vi : các tác nhân liên quan (bên trong, bên ngoài, người dùng nào, v.v.), phạm vi địa lý nếu có.
Tiêu chí chức năng và đánh giá
Thứ tự của các phần sau có thể phụ thuộc cả vào cấu trúc của dự án của bạn (số lượng chức năng chính và chức năng phụ, liên kết giữa chúng), nhưng cũng tùy thuộc vào thị trường mà nó phù hợp nếu đó là một cuộc gọi thầu với các thành phần đang kêu gọi một số giao dịch - trong trường hợp đó, việc phân bổ có thể là cần thiết.
Việc cấu trúc CCF sau đó hóa ra là một bài tập có giá trị trong việc đảm bảo rằng các đề nghị khác nhau sẽ có thể so sánh được với nhau và sản phẩm cuối cùng có thể được đánh giá một cách có liên quan vào cuối dự án so với biểu hiện của nhu cầu ban đầu. . Trong mọi trường hợp, CCF của bạn phải bao gồm ba phần sau:
- Mô tả nhu cầu: thông số kỹ thuật chức năng
Có nhiều phương pháp để thực hiện bài tập này: con thú có sừng, sơ đồ bạch tuộc … Dù bạn chọn phương pháp nào, việc đơn giản là viết ra sản phẩm cuối cùng phải "làm gì" để đáp ứng nhu cầu đã nêu.
Đây là mục đích của các đặc tả chức năng: chúng được chia nhỏ thành các chức năng chính (đáp ứng một nhu cầu), bản thân chúng được chia nhỏ thành các chức năng phụ (các hành động đáp ứng một phần nhu cầu). Ví dụ: đối với bộ so sánh du lịch, một hàm chính sẽ là " so sánh giữa một số đề nghị của các hãng hàng không ", Và các chức năng phụ" nhập một điểm đến », « nhập một lịch trình », « đặt giới hạn giá "Vân vân.
- Phong bì ngân sách và các nguồn lực
Đối với mỗi chức năng chính, sẽ là một câu hỏi xác định mức huy động các nguồn lực dự kiến (số ngày làm việc, ngân sách).
- Thời hạn và sản phẩm giao
Đây là ngày hoàn thành dự kiến của dự án, chỉ rõ:
- phân phối trung gian nếu có,
- thời hạn xác nhận của MOA và các hình phạt nếu có.
CCF có thể đi kèm với một lịch trình chỉ định, nếu nó đã được chính thức hóa.
Cần có một hình thức nhất định để tất cả các bên liên quan hiểu được. Các mục tiêu được xác định rõ ràng.
