Như một quản lý, ứng xử cuộc họp là một nghệ thuật bạn không thể thoát khỏi . Thật vậy, quản lý nhóm ít nhiều đòi hỏi sự trao đổi thường xuyên với nhân viên của bạn. Trao đổi mà hiện thực hóa, trong số những thứ khác, bằng cách tổ chức và quản lý các cuộc họp làm việc ít nhiều chính thức. Đây là cơ sở của giao tiếp quản lý hiệu quả, là trụ cột của trí tuệ tập thể.
Ngoài ra, các cuộc thảo luận với các mối quan hệ chuyên môn khác nhau của bạn, đặc biệt là trong bối cảnh quản lý dự án, là rất quan trọng để đạt được các mục tiêu đặt ra và đưa dự án hoàn thành.
Do đó, để tiến hành một cuộc họp kinh doanh hiệu quả, bạn phải nắm vững các kỹ thuật hoạt hình và biết các công cụ khác nhau Theo ý của bạn.
Điều hướng nhanh chóng
- Chuẩn bị cho cuộc họp
- Chọn định dạng cuộc họp kinh doanh phù hợp
- Chọn kiểu hoạt hình phù hợp
- Cấu trúc cuộc họp
- Các công cụ và phương pháp hữu ích để tiến hành cuộc họp
- Các giai đoạn khác nhau của cuộc họp
Chuẩn bị cho một cuộc họp làm việc
Dù bạn tổ chức cuộc họp làm việc trong bối cảnh nào, mục tiêu của cuộc họp cũng như những người được mời, thì sự chuẩn bị chặt chẽ là điều cần thiết cho sự thành công của cuộc họp. Ngoài ra, điều này sẽ đảm bảo hiệu quả được nâng cao.
Đặt mục tiêu, lựa chọn người tham gia, biên soạn tài liệu hữu ích… Điều quan trọng là đảm bảo rằng mọi thứ sẽ sẵn sàng khi đến thời điểm để tối đa hóa năng suất của cá nhân và tập thể.
Tuy nhiên, vào ngày trọng đại, một số hoạt động kiểm tra vào phút cuối sẽ được mong đợi, đặc biệt là đối với thiết bị có sẵn (hoạt động bình thường của các thiết bị khác nhau sẽ được sử dụng - máy chiếu trên cao, kết nối internet, v.v.).
Nếu bạn dễ mắc chứng sợ sân khấu và / hoặc không thoải mái lắm khi nói trước đám đông, hãy học cách tự tin và chế ngự nỗi sợ hãi để chuyển hóa nó thành năng lượng tích cực.
Do đó, bạn sẽ có thể bình tĩnh hiểu được diễn biến của cuộc họp.
Chọn định dạng cuộc họp phù hợp
Xác định định dạng bạn muốn áp dụng cho cuộc họp của mình. Tùy thuộc vào chủ đề được giải quyết, mục tiêu dự kiến cũng như bối cảnh mà bạn sẽ điều hành cuộc họp này, có thể có các loại cuộc họp khác nhau:
- cuộc họp thông tin : bạn truyền (các) thông điệp đến khán giả của mình, họ nhận được thông điệp đó theo cách "thụ động".
- cuộc họp đánh giá : cuộc họp chính thức thường thấy trong bối cảnh quản lý dự án, trong đó tất cả những người liên quan của chủ đề / dự án đều tham gia tích cực để nắm bắt tiến độ của mọi việc.
- cuộc họp trao đổi : tất cả những người tham gia tích cực thảo luận về một chủ đề nhất định.
- cuộc họp giải quyết vấn đề : mục tiêu rõ ràng là giải quyết tình huống bế tắc, tìm ra giải pháp cho tình trạng rối loạn chức năng, quản lý xung đột …
- cuộc họp ra quyết định : bạn tập hợp các tác nhân khác nhau để xác nhận một quyết định về một vấn đề cụ thể.
Chọn một kiểu hoạt hình
Chọn một hoạt hình năng động và thích ứng. Điều quan trọng là phải thiết lập một động lực nhóm nhất định để tăng năng suất và hiệu quả. Có thể có các tư thế khác nhau về hình ảnh động, trong số đó:
- người điều hành : người tham gia trao đổi tự do dưới sự điều khiển kín đáo của điều hành viên.
- người điều phối : các nhân vật chính thảo luận về một chủ đề cụ thể, người điều hành cấu trúc các cuộc trao đổi và tranh luận.
- chỉ thị : còn lại ít không gian cho người tham gia.
Tìm hiểu thêm về điều hành cuộc họp.
Nếu khán giả của bạn có dấu hiệu bỏ học, một số người tham gia di chuyển quá mức, ngáp theo tiếng quạ, tỏ ra thản nhiên, những người khác dường như vẫn còn đang ngủ… Hãy phản ứng! Tái tạo năng lượng cho cuộc họp của bạn trước khi làm mất đi sự chú ý của mọi người!
Cấu trúc cuộc họp làm việc
Sau khi định dạng và loại hoạt ảnh đã được thiết lập, bây giờ là lúc để kiến trúc chính cuộc họp:
- Xác định rõ chủ đề cũng như mục tiêu của cuộc họp làm việc này
- Liệt kê những người sẽ phải có mặt (cộng tác viên, diễn giả bên ngoài, v.v.)
- Đặt một địa điểm, ngày và giờ thích hợp
- Viết chương trình nghị sự
- Đặt thời hạn (cẩn thận để giữ một chút lợi nhuận)
- Mời người tham gia bằng cách xác định định dạng của cuộc họp cũng như vai trò của từng cuộc họp và các mục tiêu dự kiến
Một số phương pháp và công cụ để quản lý hiệu quả cuộc họp
Rất nhiều phương pháp và công cụ làm thế nào để tiến hành một cuộc phỏng vấn một cách hiệu quả và đạt được kết quả mong muốn. Tuy nhiên, chúng tôi có thể trích dẫn một số:
- Pechakucha: để có một bài thuyết trình hiệu quả trong chính xác 6 phút 40 giây,
- 6 chiếc mũ tư duy: tính sáng tạo và hiệu quả được nâng cao thông qua việc khám phá 6 cách tư duy.
- Sơ đồ Ishikawa: hiệu quả để giải quyết vấn đề,
- Dự phòng: các cuộc họp thường trực để đạt hiệu quả cao hơn,
- Động não hay ngược lại, động não ngược: động não là đòn bẩy mạnh mẽ để phản ánh trong bối cảnh giải quyết vấn đề hoặc đổi mới
Tìm hiểu thêm về các công cụ và phương pháp hữu ích để tiến hành cuộc họp.
Tiến hành một cuộc họp kinh doanh
Các giai đoạn chính của cuộc họp chuyên môn như sau:
Giới thiệu
Hãy nghĩ về hiệu quả ngay từ khi bắt đầu cuộc họp. Điều quan trọng là:
- bắt đầu thời gian,
- chào tất cả những người tham gia và cảm ơn họ vì sự hiện diện và đúng giờ của họ,
- đi quanh bàn để mọi người có thể giới thiệu về bản thân, nếu cần,
- nhớ lại bối cảnh của cuộc họp, chương trình làm việc, các mục tiêu dự kiến,
- nhớ lại vai trò của từng người tham gia cũng như các quy tắc điều hành, đặc biệt là thời gian dành cho cuộc họp,
- chỉ định một báo cáo viên có thể.
Giai đoạn sản xuất
Sau đó đến thời gian cho công việc của chính nó. Với tư cách là người hỗ trợ, vai trò của bạn là đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Bạn đi như sau:
- bắt đầu các cuộc tranh luận,
- định khung các cuộc thảo luận và đảm bảo rằng các đối tượng không bị trượt,
- đảm bảo rằng mọi người đều có thể nói và thời gian nói được phân bổ công bằng,
- lường trước những xung đột có thể xảy ra,
- đảm bảo rằng suy nghĩ đang đi đúng hướng và đúng tốc độ.
Tìm hiểu thêm về vai trò của người lãnh đạo cuộc họp.
Phần kết luận
Bạn kết thúc cuộc thảo luận với bản tóm tắt những gì đã nói cũng như lời nhắc nhở về các quyết định đã thực hiện. Bước này rất quan trọng vì nó cho phép bạn khóa công việc đã hoàn thành để thực hiện hành động.
Sau cuộc họp, bạn cũng sẽ đảm bảo chính thức hóa báo cáo cuộc họp của báo cáo viên dựa trên thông tin thu thập được trong các cuộc thảo luận và phổ biến nó cho tất cả những người tham gia và các bên liên quan khác.
Cấm hội ngộ !!
Chuẩn bị tốt cho các cuộc họp, nhắc nhở những người tham gia rằng điều cần thiết là đọc các tài liệu đính kèm trước ngày D-Day, đặt ra các mục tiêu rõ ràng, v.v. tránh các cuộc họp vô trùng!
