Tổ chức như thế nào để tiết kiệm thời gian? Đây là một công cụ thú vị: phương pháp GTD được tạo ra để cải thiện năng suất cá nhân thông qua tổ chức tốt hơn. Khám phá 5 giai đoạn khác nhau của phương pháp "Hoàn thành công việc" để đạt được hiệu quả xuất sắc trong cá nhân của bạn: thu thập, xử lý, tổ chức, sửa đổi và hành động. Một công cụ đòi hỏi sự nghiêm ngặt và kiên trì, nhưng hiệu quả của nó đã được thiết lập rõ ràng.
Trình bày về phương pháp Hoàn thành công việc
Được phát minh vào năm 2001 bởi David Allen , Nhà tư vấn quản lý và chuyên gia năng suất người Mỹ, phương pháp GTD - "Hoàn thành công việc" (có thể được dịch là "nghệ thuật hoàn thành công việc", bằng tiếng Pháp) - nhờ sự thành công của nó trong việc hiểu và đồng hóa các nguyên tắc của phương pháp nhiều hơn so với các thiết bị được sử dụng để triển khai nó.
Thật vậy, không phải công cụ bạn định sử dụng sẽ cho phép bạn tối ưu hóa tổ chức cá nhân của mình, mà là việc tích hợp tất cả các yếu tố cấu thành quy trình, bao gồm - và có lẽ trên hết - những thứ có vẻ hoàn toàn thừa đối với bạn lúc đầu.
Sự kiên trì, thường xuyên cùng với sự phát triển cá nhân, là bí quyết để thành công.
Ưu điểm và Hạn chế của GTD
Khi nói đến quản lý thời gian, Bắt mọi thứ hoàn thành cũng có những người hâm mộ và những người gièm pha. Nếu bước đầu tiên có vẻ tốn công và đòi hỏi một khoảng thời gian tương đối dài, thì công cụ cụ thể này sẽ cho phép bạn tiết kiệm thời gian trong cuộc sống nghề nghiệp cũng như thời gian cá nhân bằng cách sắp xếp tốt hơn và do đó hiệu quả hơn.
Mối quan tâm của phương pháp luận này
Không nghi ngờ gì nữa, lợi ích của việc Hoàn thành Công việc chắc chắn là sự đơn giản của việc triển khai nó, có thể tiếp cận được với tất cả mọi người. Bởi vì nếu một số người chọn phần mềm chuyên dụng, bạn hoàn toàn có thể hài lòng với một tệp Excel hoặc một cuốn nhật ký đơn giản.
Hạn chế của phương pháp
Khó khăn lớn của GTD là thành công khi gắn bó với nó . Bị choáng ngợp bởi những công việc khẩn cấp và bị cuốn vào cuộc sống hàng ngày, chúng ta ngày càng ít tuân theo những giới luật được đặt ra bởi các kế hoạch tổ chức như kế hoạch được đề xuất bởi phương pháp này. Để kết thúc hoàn toàn từ bỏ.
Hoàn thành công việc trong 5 bước
Sưu tầm
Bạn đang đi thiết lập một danh sách đầy đủ các nhiệm vụ mà bạn phải đạt được, mà không cố gắng sắp xếp thứ tự ưu tiên hoặc phân loại. Viết ra tất cả những gì bạn nghĩ đến.
Mục đích là để giải phóng tâm trí của bạn khỏi sức nặng của mọi thứ bạn cần làm và giữ trong đầu, nhưng cũng phải có, càng xa càng tốt, chỉ có một nơi để thu thập.
Để làm điều này, hãy nhóm tất cả các ghi chú của bạn, ghi chú post-it, nhật ký (điện tử hoặc không), ghi nhớ, giấy tờ, thư từ, thư mời … Sau đó liệt kê tất cả các yếu tố này trên một phương tiện bạn chọn (giấy, máy tính). Tất cả các tác vụ bạn cần hoàn thành giờ đây ở cùng một nơi, cho dù đó là Word, Excel hay tệp khác, bảng kế hoạch của bạn hay một tờ giấy đơn giản (tất nhiên bạn sẽ không bị mất).
Để điều trị
Một khi tất cả các nhiệm vụ đang chờ xử lý đã được liệt kê, bạn sẽ “làm sáng tỏ” chúng: tự đặt câu hỏi “Tôi có hành động cần làm liên quan đến nhiệm vụ này không?”, “Nó có phải là ưu tiên không?”. 2 lựa chọn có thể:
- Không : gạch bỏ nhiệm vụ đã nói, vứt bỏ giấy, lưu trữ hoặc thậm chí đặt nó ở chế độ chờ.
- đúng : 2 tình huống:
- Việc nhận ra nhiệm vụ mất ít hơn 2 phút : thực hiện nhiệm vụ ngay lập tức,
- quá trình nhận ra mất hơn 2 phút : thực hiện bước tiếp theo: tổ chức!
Tổ chức
Bây giờ là lúc để sắp xếp các chuỗi sự kiện và thiết lập một kế hoạch hành động.
Vứt bỏ, lưu trữ hoặc thực hiện các nhiệm vụ chờ không yêu cầu bất kỳ hành động nào hoặc hiện không thể thực hiện được (tùy thuộc vào bên thứ ba, trong khi chờ đợi tài liệu, v.v.). Nếu nhiệm vụ không tốn thời gian (dưới 2 phút), hãy làm ngay.
Nếu không, hãy lập kế hoạch và tổ chức thành tích của nó, giữ mục tiêu cuối cùng hoặc kết quả mong đợi của bạn trong tầm nhìn:
- hoãn : sự trì hoãn đôi khi có ích. Xác định ngày hoàn thành phù hợp với khối lượng công việc của bạn và bất kỳ thời hạn nào đã đặt,
- ủy nhiệm : Chọn người phù hợp để hoàn thành công việc và thông báo cho họ những thông tin chi tiết để việc hoàn thành được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả.
- kế hoạch : điều phối ở chế độ dự án nếu cần thiết với các nhiệm vụ phụ khác nhau và thiết lập giám sát thường xuyên.
Ôn lại
Giám sát thường xuyên là điều cần thiết để phương pháp hoạt động chính xác. Tổ chức thôi là chưa đủ, bạn phải thường xuyên xem tiến độ thực hiện các nhiệm vụ của mình cũng như kiểm tra những nhiệm vụ đã hoàn thành, đang tiến hành (chấn chỉnh tổ chức nếu cần) và tất nhiên, các nhiệm vụ mới đã xuất hiện.
Vì vậy, bạn có thể xác định, theo chương trình làm việc chuyên nghiệp và phương thức hoạt động cá nhân của bạn, một thời điểm thích hợp mà bạn sẽ đặt trước tại thời điểm này. Tốt nhất là hàng tuần. Ví dụ, có thể là vào cuối tuần, để giải tỏa tâm trí của bạn về cân nặng này và tận dụng tối đa thời gian cuối tuần hoặc ngược lại, vào đầu tuần để bắt đầu tuần làm việc của bạn chân phải. Một số thích làm thủ tục nhận phòng hàng ngày. Đó là vào bạn, nó là vào tất cả mọi người! Điều quan trọng là thường xuyên dành một chút thời gian cho giai đoạn này.
Các câu hỏi để tự hỏi bản thân ở đây là: "Tôi đang ở đâu trong tổ chức của mình?" "Công cụ mà tôi đưa vào có hiệu quả không hay tôi phải thực hiện một số điều chỉnh, hoặc thậm chí xem xét hoàn toàn tổ chức của mình và chọn một phương pháp khác?" Mục đích là để tối đa hóa năng suất của nó.
Diễn
Ý tưởng chính là tối ưu hóa hiệu quả của bạn trong công việc. Một lần nữa, dựa vào một phương pháp đã được chứng minh mà không thay đổi sâu sắc chức năng hoạt động hàng ngày của bạn sẽ khiến trải nghiệm thất bại . Do đó, điều cần thiết là bạn phải hành động theo các tùy chọn bạn đã chọn trong các bước trước đó.
4 yếu tố phải được tính đến để hành động:
- ưu tiên của bạn : những nhiệm vụ quan trọng hoặc thời hạn của ai đang đến gần? Mục nào là ưu tiên hàng đầu?
- thời gian bạn có : bạn có đủ thời gian để viết email này hay thực hiện cuộc điện thoại đã chờ xử lý trong vài ngày không? Cuộc hẹn của bạn trong ngày là gì? Bạn có thể sắp xếp các công việc nhất định giữa 2 cuộc họp không? Vân vân.
- mức năng lượng của bạn : bạn có đủ động lực cho một nhiệm vụ được giao không? Bạn mệt mỏi như thế nào? Bạn có thể thực hiện những công việc gì?
- bối cảnh mà bạn thấy mình : môi trường đủ yên tĩnh để soạn thảo báo cáo, gọi điện cho nhà cung cấp của bạn để giải quyết các chi tiết nhất định của một đơn hàng đã đặt, một dự án tốn thời gian đòi hỏi sự sẵn sàng liên tục, v.v.
Bạn sẽ hiểu nó, Hoàn thành mọi việc không được đặt trong đá. Bạn phải làm cho phương pháp của riêng bạn, định hình nó theo tính cách của bạn và chức năng của bạn. Điều quan trọng là phải bám sát mục tiêu cá nhân mà bạn đã đặt ra cho bản thân và nghiêm túc, thường xuyên trong việc luyện tập!
